L’emailing est un canal de communication intemporel, peu intrusif et personnalisable. Envoyer des emailings est un automatisme à inclure dans votre stratégie de communication pour diverses raisons (fidéliser, remercie, solliciter…). Segmentez vos cibles, définissez vos messages, utilisez vos « mots », mettez-y votre tonalité et votre style. Et au-delà des éléments stylistiques, chaque emailing comporte un call-to-action, autrement dit, une incitation à une action précise.
Afin de vous aider dans l’élaboration de cette tâche, HelloAsso vous offre des modèles d’emailing à télécharger !
C’est quoi une campagne d’emailing ?
La campagne d’emailing utilise un canal de communication non-intrusif présentant de nombreux avantages. La campagne va vous servir à fidéliser vos donateurs, sympathisants et membres, à créer du lien, à remercier vos donateurs ou bénévoles, à mobiliser … Peu importe l’objectif, l’emailing comporte un clé phare : le call-to-action, ce fameux bouton qui fait passer à l’action !
Avant d’engager une campagne d’emailing :
- réfléchissez à votre objectif
- segmentez vos cibles (est-ce que tous vos contacts de votre liste seraient intéressés par cet emailing ?)
- rédigez votre message (en vous appuyant sur un de nos modèles d’emailing)
- optez pour l’envoi via votre messagerie (convient pour un petit nombre) ou via un logiciel d’emailing spécialisé CRM
- analysez les retours et adaptez le message si le taux d’ouverture est faible et l’action poussée n’a pas connu un grand succès.
La liste des modèles d’emailing est une liste non exhaustive. Bien que l’emailing doit être rattaché à un moment spécial, une action réalisée, les exemples sont infinis.
Le modèle d’emailing pour la participation à un événement
Pour annoncer un événement et inciter à l’inscription, le timing, autrement dit la date d’envoi de l’emailing, est crucial.
Si trop tôt, vos lecteurs oublieront. Si trop tard, leur agenda sera déjà pris.
Selon la taille de votre événement et la saison (la saison estivale est par exemple particulièrement chargée), il faudra peut-être établir une campagne d’emailing annonçant crescendo les informations (date et heure avec un tarif « early bird », puis quelques intervenants avec un plein tarif, un email proche de la date pour les retardataires et un emailing pour le récapitulatif des informations).
Caractéristiques de l’emailing :
- être accrocheur et donner envie !
- annoncer les informations importantes (lieu, date, tarif, programmation) : selon la taille de l’événement, ce point pourra faire l’objet de plusieurs emailings
- le call-to-action est l’inscription
- illustrer de photos ou témoignages si votre événement a déjà eu lieu
Il y a 1 caractère à prendre en compte pour « inciter » à passer à l’action : le caractère d’urgence (dernières places, places limitées, dernière représentation…).
Le modèle d’emailing pour le renouvellement des adhésions
Vos activités sont au coeur de la vie associative. Et la fidélisation de vos adhérents ou membres est un atout majeur dans la pérennité de votre association.
Pour inciter au renouvellement des inscriptions, envoyer un emailing pour les remercier de la saison passée, agrémentée de quelques images ainsi qu’un call-to-action pour « réserver » leur place pour la saison prochaine.
Caractéristiques de l’emailing :
Profitez-en pour leur demander des axes d’amélioration et ce qu’ils ont adoré et souhaitent retrouver la saison prochaine.
Le modèle d’emailing pour annoncer la vente de produits sur la boutique en ligne
La recherche de financements est au coeur de toutes les associations. Toutefois, vos membres et adhérents savent les enjeux, parfois, difficiles des démarches financières. Dans la majorité des cas, les membres ont adhéré à vos valeurs, votre état d’esprit et vos actions. Un emailing pour annoncer la création de votre boutique en ligne pour vous soutenir et fédérer une communauté ne peut que être le bien venu !
Caractéristiques de l’emailing :
Expliquez votre démarche, soyez transparents et bienveillants. Votre emailing n’a pas de but « commercial » à proprement dit mais souligne le besoin de soutien financier.
Le modèle d’emailing pour mobiliser à une cause
Faire signer une pétition, remplir un formulaire, sensibiliser à un projet, lever des fonds (dons ou campagne de crowdfunding), l’emailing pour mobiliser vos sympathisants ou membres doit être engagé. Déjà sensible à la cause (puisque vous avez leurs coordonnées), l’emailing a l’objectif de sensibiliser et mettre l’emphase sur les résultats de l’action souhaitée.
Dans notre template d’emailing, vous trouverez la trame de mobilisation pour différentes causes.
Caractéristiques de l’emailing :
La segmentation de votre base de données est importante. Personnalisez votre message selon si vous vous adressez à un sympathisant, un membre actif ou un ancien donateur.
L’emailing doit expliquer concrètement les résultats rendus possibles par la mobilisation !
Le modèle d’emailing pour un appel aux dons
Que ce soit pour un appel aux dons récurrent ou ponctuel, l’emailing doit être construit et instaurer un climat de confiance. Si vous possédez les coordonnées, c’est que normalement la personne vous connaît.
Toutefois, ne partez pas du principe que votre potentiel donateur se rappelle exactement de vous.
Mettez en avant votre association et sa mission, où est investi l’argent récolté.
Caractéristiques de l’emailing :
- Rappeler qui vous êtes et ce que vous faites (en quelques lignes seulement)
- Mettre une photo d’une action ou de l’association (climat de confiance)
- Expliquer pourquoi vous solliciter et les avantages qu’ils ont (reçu fiscal si votre association le permet, générosité …)
- Un call-to-action vers le formulaire de don
- remercier les d’avance
Les campagnes d’emailing pour appeler à la générosité ne peuvent pas être lancées toute l’année. Les moments de « dépenses » comme la rentrée scolaire, les impôts ne sont pas propices à cet appel.
Les fins d’année sont en général « le meilleur moment », si votre appel est lié à un événement temporel ou lors des soldes par exemple (pour inciter à offrir plutôt que de dépenser dans certains types d’industrie).
Le modèle d’emailing pour remerciement vos donateurs
Ne négligez pas les emailings de remerciement après une action réalisée par vos membres ou adhérents ou donateurs ! Avec une plateforme CRM, cette fonction peut être automatisée.
