Face à des urgences humanitaires, sanitaires ou catastrophes naturelles, nombreuses sont les associations qui agissent, souvent dans des délais particulièrement très courts ! Cette réactivité fait partie intégrante de leur ADN.
Toutefois, bien qu’elles soient à l’initiative de leur mobilisation, le temps, la coordination et la mise en place de campagnes d’actions peuvent s’avérer des chantiers difficiles à mener à elles seules.
Quelles initiatives mener ? Quel positionnement ? Comment mettre en place une campagne ?
Afin d’aider les associations qui s’évertuent à venir en aide en cas de situation d’urgence, HelloAsso met à profit son expertise pour vous aiguiller dans vos démarches.
Qu’est-ce qu’une situation d’urgence ?
Une situation d’urgence est une situation qui intervient à la suite d’un événement inattendu mettant en danger immédiat le bien-être et développement de la vie humaine et animale, la santé, la propriété ainsi que l’environnement.
Ainsi nous pouvons citer comme situation d’urgence :
- les catastrophes naturelles provoquées par des intempéries soudaines (sécheresse, inondations, tsunami, cyclones, ras de marée…)
- les incendies de forêts (qui peuvent être reconnues catastrophes naturelles dans certaines situations) ainsi que des incendies en milieu urbain
- les conflits politico-sociaux-économiques
- les épidémies
Un exemple de situation d’urgence
Une situation de crise implique une action rapide pour limiter et stopper net les effets néfastes.
Dans certains cas, les associations peuvent agir plus rapidement que les pouvoirs publics ou une aide gouvernementale qui tarderait à se mettre en place pour des raisons procédurières, économiques ou géopolitiques.
Pourquoi les associations peuvent agir ?
Différentes raisons. Parce qu’elles sont déjà présentes sur place et ont une capacité d’intervention plus rapide sur le lieu de la catastrophe ou du conflit, parce qu’elles ont en leur possession le matériel adéquate, parce qu’elles ont un réseau tentaculaire, parce qu’elles ont les compétences pour traiter ce genre d’intervention.
Citons par exemple, l’association Seasheperd France qui a opéré une intervention sensible pour sauver la vie d’un béluga perdu dans la Seine, seulement quelques heures après son signalement.
Autre exemple d’initiative ayant eu lieu lors d’une situation d’urgence (afin de mobiliser et récolter des fonds) pour un projet à application future : l’association YouCare qui a lancé une campagne de crowdfunding pendant les incendies en Gironde à l’été 2022 dans le but de construire une serre de préservation et de reforestation des Landes.
Dans d’autres cas, lors de conflits ou d’épidémies par exemple, les associations jouent un rôle primordial apportant une aide matérielle et logistique en parallèle des services de secours (pompiers, armée…). Elles sont une aide inestimable pour soutenir les populations locales (santé, survie, déplacement) et les animaux en danger. Elles ont alors un rôle d’antennes relais aidant à la mobilisation générale, à la sensibilisation et informant les événements en cours. Elles sont les actrices d’une reconstruction post situation d’urgence.
Comment gérer une situation d’urgence ?
Vous l’aurez compris, les associations ont toute légitimité pour agir en cas d’urgence, que ce soit pendant ou post situation.
Pour intervenir rapidement, l’association doit montrer une certaine agilité interne, dessiner un plan d’urgence et être accompagnée pour augmenter son impact tout en respectant ce qu’elle peut ou ne peut faire. Néanmoins, vous pouvez anticiper certaines actions stratégiques et de planification pour faciliter les tâches le moment venu.
L’organisation interne
L’idéal est d’avoir un plan d’urgence rédigé en avance. Dans la précipitation, les actions auront tendance à se mettre rapidement (qui peut-être un bon point) en place. Néanmoins, elles risquent d’être « brouillon », mal faites, mal communiquées en interne, sans référent attitré.
Dresser la liste des besoins « standards » et attribuer les besoins techniques, matériels et humains. Vous ne pourrez pas anticiper tous les besoins, mais si vous éliminez une grande partie, le stress et l’oubli seront moins présents en situation d’urgence.
Définissez les situations d’urgence lors desquelles votre association peut intervenir :
- des catastrophes naturelles : incendies, inondations, tremblements de terre…
- des mises en danger d’animaux : un animal échappé et perdu dans un environnement non familier, des incendies qui provoquent une fuite et la mise en danger d’espèces animales…
- etc…
Ensuite dressez en quoi votre association peut aider et comment :
- vous avez un local où du matériel pourrait être stocké et redistribué. Combien de personnes nécessaires pour la logistique, la surveillance, la redistribution (interne et bénévoles)
- vous avez un réseau de vétérinaires et de passionnés d’animaux que vous pouvez solliciter pour organiser des récoltes de denrées alimentaires, des couvertures, des jouets, des cages et tout matériel utiles en cas de situation d’urgence impactant la vie animale.
- Combien de personnes nécessaires pour la communication (envoi des emailings, relances, retour réponses), pour la logistique…
Le projet initié
Pour lancer un projet et optimiser la logistique, nommez les personnes aux rôles clés et stratégiques.
Qui va gérer quoi et combien de personnes.
Soyez réalisable et mesurable dans votre projet. Ne soyez pas trop ambitieux au risque de vous y noyer.
Définissez votre mission et votre engagement dans cette situation d’urgence. Ayez un message clair sur vos actions.
Prioriser les actions : ce que vous pouvez faire, ce que vous savez faire.
Le financement participatif : le choix de l’outil
Lors d’une situation d’urgence, l’outil de crowdfunding est majoritairement utilisé. Il permet de définir des paliers à atteindre, avec chacun leurs objectifs, de créer un sentiment d’urgence, de « deadline » et de date butoir.
La page de campagne de crowdfunding vous permet de détailler les actions, le ou les objectif(s) de la cagnotte, les informations pertinentes de votre association (afin de réassurer les donateurs) et tout autre élément qui vous semble cohérent pour valoriser le projet initié.
Lors de ces moments de crise, même si vous pensez que cela n’est pas une priorité, il est fortement recommandé de personnaliser sa campagne et d’y mettre des éléments de réassurance pour vos donateurs !
Avec HelloAsso, vous pouvez lancer vos campagnes et revenir sur la personnalisation dans un second temps. L’activation de votre collecte ne sera pas affectée.
HelloAsso met à disposition un outil 100% gratuit dont l’entièreté de l’argent récolté est versé à l’association pour réaliser le projet. 0 commission 0 frais.
Cas d’études : l’association Youcare
Youcare est une association qui agit à l’international pour protéger la vie animale et la biodiversité.
Lors des incendies en Gironde en 2022, Youcare s’est mobilisée pour récolter des fonds et créer une serre de protection de la biodiversité.
Le formulaire de don, l’autre option en cas d’urgence
Vous pouvez également préférer le formulaire de don ponctuel qui est également 100% sur HelloAsso. Chaque campagne créée génère une page internet partageable sur les réseaux sociaux et accessibles 24h sur 24. Le formulaire peut aussi être intégré via un « bouton » sur le site internet de l’association.
Si vous n’avez pas les moyens techniques et logistiques pour agir en cas de situation d’urgence et d’organiser une campagne de crowdfunding, récolter des fonds pour les reverser à une association internationale ou directement à des organismes est également un très bon moyen d’agir.
La communication avec votre communauté
C’est un axe important. Il faudra néanmoins se poser les questions clés avant de se lancer dans une communication à 360 sans réflexion.
Tout d’abord, gardez bien sur un drive partagé des éléments visuels accessibles rapidement et à partager à vos bénévoles et aux membres de la cellule de crise :
- logo
- baseline
- images de l’équipe
- photos en action
- template de vos communications sur des outils comme Canva par exemple (template d’emailing, de bannières au bon format, template de posts réseaux sociaux au bon format). Même si cela est nécessaire en tout temps afin de faciliter la fluidité entre membres, ce « rangement virtuel » prend toute son sens lors de situation « de stress » et d’urgence.
Il est important d’informer du suivi de vos actions auprès de vos donateurs. Par manque de temps, cette action est parfois mise de côté, malheureusement, communiquer et assurer un suivi permet de rassurer vos donateurs sur l’utilisation de leur don et de les fidéliser.
A noter que la façon de communiquer entre les réseaux sociaux et à vos donateurs / adhérents / membres doit être différente. Sur les réseaux sociaux, vous communiquerez d’une façon globale, vous adressez le même message à un ensemble de personne, toute une communauté. Tandis que lors d’emailing et d’appel à la mobilisation, il est préférable de segmenter vos bases de données.
- Une base de donateurs qui se sont déjà mobilisés dans une situation identique
- Une base de nouveaux donateurs en leur expliquant peut-être d’avantage ce que vous allez mettre en œuvre
- etc…
Et n’oubliez pas 1 message = 1 cible de donateurs.
La communication post situation d’urgence
Post situation d’urgence, il est intéressant de créer des moments d’échange avec vos donateurs (les écouter vous permettra de mieux les solliciter une prochaine fois) et de présenter une rétrospective (une FAQ en vidéo, un webinaire questions / réponses, un emailing explicatif des objectifs, réussites et échecs).
L’accompagnement d’un expert pour mener à bien son action associative
L’accompagnement humain
Lors de mise en place d’actions d’urgence, tout le monde est soumis à un stress. Pour vous accompagner et tirer le maximum de votre mobilisation, une équipe au sein de HelloAsso est dédiée aux situations d’urgence. Nous mettons tout en oeuvre pour mobiliser les médias, les locaux grâce à nos équipes territoriales et poussons vos actions sur les moteurs de recherche.
Par exemple, lors des attaques russes en Ukraine, de nombreuses associations Françaises se sont mobilisées pour venir en aide aux réfugiés. Nous avons créé une page internet spécialement dédiée à ces associations qui s’est par ailleurs classée dans le top 5 des résultats sur Google.
L’accompagnement digital
Il existe actuellement des solutions en no ou low code qui permettent d’outiller les associations. Les rendant plus réactives, mieux organisées, plus connectées. Les outils fluidifient les échanges entre collaborateurs, avec les adhérents et donateurs et structurent l’association.
En l’espace de peu de temps et avec des connaissances basiques du digital, il est possible de créer des apps en quelques heures sans faire appel à un développeur.
Airtable, outil nocode, permet de créer des tableaux de suivi efficaces, pour avoir une vue rapide de type calendrier, pratique lors de situation d’urgence avec des délais très courts.
Quels sont les besoins pour créer une campagne en situation d’urgence ?
Guide d’urgence
Téléchargez votre guide pour préparer votre association à agir lors d’une situation d’urgence !
Comment rendre sa campagne d’action d’urgence visible ?
Dans le cas spécifique d’une situation d’urgence, la création d’une page dédiée est fortement recommandée. En effet, éviter de mélanger vos actions ou récolte de dons sur la même page. Les messages, la tonalité et la nécessité diffèrent de vos campagnes habituelles.
Que ce soit une page de crowdfunding ou de dons, sur HelloAsso elle sera 100% personnalisable, modifiable à souhait et partageable sur vos réseaux sociaux.
Pour augmenter vos chances de faire connaitre vos actions:
- partagez via des posts sur les réseaux sociaux avec des # liés à l’événement. Se rattacher à un mouvement général facilitera la visibilité des actions.
- communiquez vos actions de crise via des emailings, comme cité plus haut, 1 message = 1 segment.
- appuyez-vous de vos partenaires pour qu’ils diffusent à leur communauté vos actions.
- relayez vos informations et actions via des encarts spécifiques de votre commune, localité.
Je ne suis pas une association, comment aider en cas de situation d’urgence ?
Le bénévolat est une aide plus que précieuse lors de situation d’urgence. N’hésitez pas à contacter votre association de quartier ou visitez des sites tels que JeVeuxAider ou TousBénévoles.
N’hésitez pas à contacter votre référent chez HelloAsso afin qu’il vous redirige vers les bons acteurs.
