Festival ou spectacle, manifestation sportive ou lancement d’un projet à impact positif ? Peu importe la typologie de votre événement, si vous pensez qu’il mérite une résonnance plus forte, la communication et, plus particulièrement, l’appel à la Presse est un point à ne pas négliger !
En effet, la communication s’avère primordiale pour faire connaitre votre évènement et pour lui permettre de gagner en visibilité, et mettre en avant votre structure associative. C’est pourquoi il se révèle judicieux de contacter la presse dans le cadre de la communication de votre manifestation.
Vous ne savez pas par où commencer ? Faisons le point ensemble.
- Les avantages de contacter la Presse ?
- Se constituer un fichier de presse
- Comment procéder pour prendre contact avec la presse ?
- Bien choisir son média
- Rédiger son communiqué de presse
- Contacter la presse : la marche à suivre
- Pensez à donner de l’ampleur à votre événement ou projet associatif
Les avantages de contacter la Presse ?
Écrite, audiovisuelle ou web, la presse fait partie des moyens à considérer pour communiquer sur votre évènement associatif. Si vous souhaitez attirer l’attention du public sur la manifestation organisée par votre association, cette démarche est une nécessité. C’est même le premier réflexe à adopter, et ce, quelles que soient l’envergure et la résonance de l’évènement ! Mais, en plus de séduire le public cible, il s’agit aussi de convaincre et de donner envie aux autres acteurs qui restent passifs de participer.
Vecteur d’image pour l’organisme qui l’orchestre, un évènement bien promu par la presse a toutes les chances de mettre en lumière l’association.
Les avantages de cette démarche sont nombreux :
- Vos actions sont dignes d’intérêt pour l’audience du média relayant votre message ;
- Votre message est relayé de manière plus efficace que le bouche-à-oreille ;
- La visibilité gagnée vous crédibilise et vous aide à attirer de nouveaux bénévoles ;
- Vous démontrez aux yeux des institutions publiques que vous êtes actif ;
- Des personnes touchées et sensibilisées par votre message peuvent avoir envie de vous soutenir de diverses façons.
Se constituer un fichier de presse
Bien évidemment, la mise en place d’une excellente relation presse pour l’association ne s’improvise pas. Une relation presse réussie commence effectivement par la constitution d’un fichier de presse ou un fichier de contacts. Ce fichier contient notamment les coordonnées des journalistes à contacter pour mettre en œuvre votre stratégie de relation presse. Votre fichier devra donc comporter les nom et prénom du journaliste, le nom du média pour lequel il travaille, sa spécialité, son adresse mail, son numéro de téléphone, etc. Assurez-vous que ces informations soient justes et à jour pour augmenter vos chances de diffusion.
Pour élaborer votre fichier de presse, plusieurs options s’offrent à vous. Entre autres, vous pouvez :
- Acheter un fichier de base ;
- Vous abonner à une base de données de journalistes ;
- Faire appel à une agence de relation presse ;
- Faire vous-même des recherches. Pour cela, appelez directement les rédactions, identifiez les journalistes susceptibles d’être concernés par les actions associatives et lisez l’ours des journaux.
Qu’importe la méthode utilisée pour composer votre fichier de presse, il est préférable de privilégier la qualité à la quantité. Aussi, mettez-le à jour régulièrement.
Comment procéder pour prendre contact avec la presse ?
Entrer en contact avec ces médias n’est pas aussi simple qu’il parait. En particulier, si vous ne connaissez pas les codes du monde médiatique. Pour vous aider dans votre interaction avec la presse, voici donc quelques conseils que vous pouvez prendre en considération pour votre démarche.
Bien choisir son média
Avant d’entrer en relation avec la presse, il importe d’abord de tenir compte de certains préalables, et notamment, le support et l’audience ciblé. Pour une campagne de communication percutante pour son évènement associatif, il convient de déterminer les médias par typologie et par puiblic d’écoute.
De fait, certains supports médiatiques sont plus appropriés que d’autres : Presse locale, régionale, nationale, généraliste, spécialisée, web…, le choix des supports adéquats doit en tout cas faire l’objet d’une profonde réflexion.
Rédiger son communiqué de presse
Après avoir répertorié les journalistes à contacter, vous devez préparer les documents nécessaires à la communication de votre évènement associatif dont un communiqué de presse. Utilisé pour annoncer la création de l’association, présenter un projet, réagir à une actualité…, ce document court et précis sert également à annoncer la tenue d’un évènement associatif. Les journalistes l’utilisent d’ailleurs comme base pour la rédaction de leur article, la réalisation d’un reportage.
Pour susciter leur intérêt, votre communiqué de presse doit :
- répondre aux questions « qui », « quoi », « comment », « où » et « quand »
- avoir une lecture rapide et facile
- aller à l’essentiel en restant clair et précis
En principe, les actualités associatives piquant la curiosité des lecteurs sont les évènements associatifs, les annonces étonnantes et une prise de position.
Contacter la presse : la marche à suivre
En communication, il est impératif de donner la bonne information au bon destinataire au bon moment. Dès lors, vous devez choisir le bon timing pour contacter la presse pour votre évènement associatif. Il convient effectivement de laisser à la presse le temps suffisant pour prendre connaissance de votre manifestation et de relayer cette information auprès du public.
Le délai ne doit pas être trop en amont, nous évoluons dans un environnement où le « last minute » et les sujets « chauds » priment. Mais il faut veiller à ne pas envoyer trop tard pour permettre un délai d’échange entre vous et les médias.
Après quoi, procédez à l’envoi du communiqué de presse aux journalistes que vous avez identifiés au préalable. Pour ce faire, il suffit de le transmettre par courrier électronique (mail) et de préférence en Copie Carbone Invisible (Cci). Quant au dossier de presse, vous pouvez le joindre au communiqué de presse. Mais, rien ne vous empêche également de le transmettre ultérieurement. Dans tous les cas, il ne faut surtout pas oublier d’assurer la bonne réception de votre fichier. Le suivi de ce dernier vous donnera en outre l’occasion de discuter avec les journalistes. En leur téléphonant directement, vous pouvez en effet les interroger sur leurs intentions, tenter d’obtenir une interview…
Bon à savoir
Pour compléter la campagne de communication de votre événement associatif, vous pouvez parfaitement bien programmer une conférence de presse. Là encore, vous devez faire attention à votre prise de contact avec la presse.
Pensez à donner de l’ampleur à votre événement ou projet associatif
Plus votre projet, événement, partenariat, activité aura un impact sur les réseaux, plus vous titillerez les médias !
Utilisez des supports tels que les réseaux sociaux pour montrer à la Presse que vous souhaitez « propager » votre information : des posts sur facebook, instagram, linkedIn par exemple.
La création de site internet permettra également d’avoir un support supplémentaire à revendiquer auprès de la Presse.
Au-delà du fait que cette stratégie de communication globale vous aidera à vous faire connaître, elle représente une « monnaie d’échange » supplémentaire pour négocier. Vous pouvez ainsi proposer aux médias d’apposer leur logo et un lien pointant vers leurs sites sur votre page du site dédiée aux « Partenaires » par exemple. De plus, vous pouvez parler de « mention » sur des posts LinkedIn ou Instagram ou Facebook (une mention est le fait de mentionner le média en le taguant avec le @).
De plus, pensez à enregistrer vos projets sur le moteur de recherche de HelloAsso qui sera un argument de poids dans votre stratégie de visibilité !
Bonne chance 🚀
