Faire une assemblée générale extraordinaire d’une association loi 1901 : les étapes, les définitions

Organiser une assemblée générale extraordinaire n’est pas difficile en soi, mais cela demande une certaine rigueur et du formalisme afin que tout se déroule dans de bonnes conditions.

Convocation des autres membres

En principe, ce sont les statuts qui fixent les règles de convocation à l’assemblée générale extraordinaire. Généralement, la convocation est écrite et envoyée par courrier (simple ou recommandé avec accusé de réception) ou par mail. Ou bien affichée dans les locaux de l’association ou publiée dans un journal régional ou national.

La convocation doit comprendre :

• Le nom de l’association ;
• Le lieu, la date et l’heure de l’assemblée générale extraordinaire ;
• L’ordre du jour ;
• Le nom de la personne ou de l’organe qui a décidé l’AGE : bureau, conseil d’administration, une partie des membres si les statuts l’autorisent…
• La signature de la personne à l’origine de la convocation.

Quel délai pour convoquer les membres à une AGE ?

La convocation doit être adressée aux intéressés (avec les documents nécessaires s’il y en a) 15 jours à 1 mois avant la date de la réunion pour qu’ils puissent avoir tous les éléments en main le jour J.

Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Les membres du bureau sont en droit d’organiser une assemblée générale extraordinaire si les conditions ci-dessus sont respectées.
Dans le cas, où les dirigeants sont récalcitrants à l’idée d’organiser une assemblée générale extraordinaire, un référé devant le tribunal permet d’y faire face.

Pourquoi faire une assemblée générale extraordinaire ?

L’assemblée générale extraordinaire peut se tenir à tout moment dès lors que des questions sur l’avenir de l’association sont en jeu.

Il peut s’agir de modification des statuts (modification des statuts, changement du bureau, des règles d’adhésion, etc.), de questions financières telles que la signature d’un prêt ou l’acquisition d’un bien immobilier, de la fusion ou de la dissolution de l’association et de toute autre décision importante impactant la vie de l’association.

Quelle différence entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire ?

Contrairement à l’assemblée générale ordinaire qui a lieu annuellement, l’assemblée générale extraordinaire ou AGE peut se tenir à tout moment dès lors que des questions sur l’avenir de l’association sont en jeu.

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Atteignez le quorum, pensez à une alternative pour les membres non présents

Généralement, il appartient aux statuts (ou à défaut le règlement intérieur) de fixer les conditions de quorum. Pour rappel, le quorum désigne le nombre de personnes qui détiennent un droit de vote pendant l’assemblée générale extraordinaire (et ordinaire) et le nombre de voix nécessaires pour valider les décisions.

Il est conseillé de ne pas prévoir un quorum trop élevé dans les statuts

Ainsi, pour atteindre le quorum, il est nécessaire de prévoir des conditions de vote pour les membres qui ne peuvent pas venir à l’assemblée générale extraordinaire. Par exemple, une procuration à un autre membre de l’association. Si la structure en a les moyens et si les statuts l’y autorisent, il est également possible d’organiser un vote par correspondance ou par internet via un site sécurisé.

Veillez au bon déroulement de l’assemblée générale extraordinaire (AGE)

Effectivement, le but de l’assemblée générale extraordinaire est de décider de l’avenir de l’association. Ainsi, elle soit être constructive.

• L’accueil des membres : afin de mettre une ambiance formelle, mais conviviale dès le départ, chaque membre devra être accueilli personnellement ;
• La signature de la feuille de présence : ce document permettra entre autres de vérifier que le nombre de quorum est bien atteint ;
• Le discours d’introduction : il doit être bref, mais explicite sur le sujet ;
• La prise de parole des membres : afin de garder le calme durant la réunion, il faut prévoir d’emblée un moment pour les questions et les suggestions et veiller à ce qu’il soit respecté ;
• Le vote : prévoir tous les matériels nécessaires au bon déroulement du vote
• Le procès-verbal : rédigé par le secrétaire de l’association, ce compte-rendu de l’assemblée générale extraordinaire résume les points discutés pendant la réunion ainsi que les décisions prises.

Bon à savoir

Le procès-verbal doit respecter un certain formalisme sur le fond et la forme sous peine d’annulation des décisions prises lors de l’AGE. Ainsi, il doit être précis, détaillé et complet.

Diffuser le procès-verbal aux adhérents

Si les statuts le stipulent, le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire doit être porté à la connaissance de l’ensemble des adhérents. Ainsi, il convient de l’afficher dans les locaux de l’association, ou sur son site internet afin qu’il soit consultable à tout moment. Autrement, une association n’a pas d’obligation légale de diffuser le procès-verbal de son AGE.

Et après l’assemblée générale extraordinaire ?

Pour toute décision qui a modifié les statuts, tels qu’un changement de dirigeant ou de dénomination sociale, une copie certifiée conforme du procès-verbal ou un extrait du procès-verbal qui a constaté le changement doit être adressé à la préfecture dans les trois mois qui suivent la décision.

Par ailleurs, un avis doit également être publié dans le journal officiel des associations. C’est seulement après toutes ces formalités que les changements seront opposables aux tiers.

Enfin, il faut également penser à prévenir la banque en cas de changement de président ou de trésorier.

Convocation à l’AG : petit point juridique

Pour rappel, l’assemblée générale représente l’organe de décision le plus élevé au sein d’une association loi 1901. Elle se compose en général de tous les membres de la structure, sauf restrictions statutaires (l’âge et l’ancienneté par exemple).

À l’instar de son organisation, la convocation à l’AG constitue également une obligation légale qui doit suivre certaines règles. Pour cela, il faut se référer aux dispositions statutaires de l’association. C’est pourquoi il est primordial de ne pas les oublier lors de la rédaction des statuts. Sinon, le règlement intérieur peut parfaitement bien détailler les éléments à prendre en compte pour l’accomplissement de cette démarche. Ces documents de référence indiquent dès lors :

• L’auteur de la convocation à l’AG
• Les destinataires
• Le mode de convocation
• Le contenu de la convocation

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Association loi 1901 : qui peut convoquer une assemblée générale ?

Comme mentionné plus haut, ce sont les statuts (ou éventuellement le règlement intérieur) qui désignent la personne ou l’organe chargé de préparer et d’envoyer une convocation à l’AG. Et cela, qu’il s’agisse d’une AG ordinaire (annuelle) ou bien extraordinaire. Il peut s’agir du président, secrétaire, bureau, conseil d’administration ou alors des sociétaires de l’association (adhérents). Certains membres de l’organisme peuvent également convoquer une AGE en justifiant son intérêt ou son urgence. Mais uniquement si les clauses statutaires le prévoient.

Néanmoins, dans le silence des statuts ou du règlement intérieur, l’initiative de cette convocation revient au président.

Bon à savoir

Si votre association est en collaboration avec les pouvoirs publics et investie d’une mission de service public, sachez que l’autorité de tutelle ne peut en aucune façon émettre une convocation à l’AG.

Qui sont les destinataires d’une convocation à l’AG ?

En règle générale et en l’absence de toute stipulation dans les statuts (et/ou le règlement intérieur) à ce sujet, la convocation à l’AG s’adresse à l’ensemble des membres de l’association. Toutefois, les dispositions statutaires peuvent restreindre l’accès à l’AG à une catégorie de membres sous certaines conditions. Paiement d’une cotisation, âge minimum requis, ancienneté de l’adhésion…, il faut ainsi remplir certains prérequis pour faire partie des membres convoqués à l’AG.

Dans tous les cas, il se révèle indispensable de convier le commissaire aux comptes de l’association à toutes les AG. Dont, notamment celle qui statue sur l’approbation des comptes à l’exercice écoulé (en l’occurrence l’AG annuelle).

À noter que les statuts peuvent très bien envisager la convocation de certaines personnes à l’AG, et ce, même si elles ne sont pas des membres actifs. Il en est ainsi de son personnel salarié, ses anciens sociétaires ou encore ses partenaires et amis.

Les modalités d’envoi de la convocation à une assemblée générale d’association

Suivant les clauses statutaires, plusieurs options sont possibles pour convoquer les participants à une AG d’association :

• Lettre simple
• Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
• Insertion dans la presse (nationale ou régionale) ou le cas échéant dans le bulletin interne
• Courrier électronique
• Mention sur le site internet de la structure
• Affichage dans les locaux de l’organisme associatif

En tout cas, il convient d’adapter le mode de convocation à l’AG en fonction de la forme de l’association et sa taille, voire selon le souhait des membres.

Quid du contenu et du délai de convocation ?

Généralement, le contenu d’une convocation à une AG, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, doit intégrer différents éléments cruciaux. À savoir l’identité de l’association et de la personne ou de l’organe qui a pris l’initiative de la convocation. Mais également la date de la convocation, l’ordre du jour ainsi que la date, l’heure et le lieu de la réunion. Sans oublier bien évidemment la signature de l’auteur de cette missive.

Le délai de convocation doit permettre aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour et des documents joints à la convocation, s’il y en a. Il doit aussi laisser suffisamment de temps aux organisateurs pour préparer la réunion de manière adéquate. Un délai compris entre 15 jours et un mois est habituellement suffisant pour atteindre ces objectifs.

Pour une convocation envoyée par courrier postal (lettre simple ou LRAR), le délai court à partir de sa date d’expédition et non sa date de réception.