Pas toujours facile de bien organiser sa base de données associative. Et pour cause : les associations ont une multitude de contacts à gérer entre les adhérents, les bénévoles, les sponsors, les mécènes, les partenaires institutionnels et les entreprises. Elles font souvent appel à des bénévoles, qui sont généralement très impliqués mais aussi souvent nombreux et non experts des domaines sur lesquels ils donnent un coup de pouce, et elles collectent beaucoup de données personnelles à protéger, (si si, souvenez-vous du formulaire que vous avez demandé à remplir pour participer à un événement ou pour recevoir des dons). Bref, une association a beaucoup de paramètres qui entrent en compte lorsqu’il s’agit de gérer et organiser sa base de données. Voici donc nos conseils !
Gestion d’une base de données : Quel est l’intérêt pour une association ?
Garder les coordonnées de ses contacts à jour, suivre leur engagement avec son association, savoir où aller chercher une information sur un adhérent, etc. Cela demande du temps, très souvent passé sur des tâches rébarbatives et sans valeur ajoutée. Les associations citent souvent notamment le temps perdu sur de la double-saisie, du copié-collé, avec les risques d’erreur que cela entraîne.
Une bonne gestion de ses données a bel et bien pour objectif de limiter la marge d’erreur et de gagner du temps dans la gestion de l’asso. Ces quelques idées cherchent à inspirer quelques actions à mettre en œuvre pour améliorer la gestion d’une base de données associative.
Comment gérer sa base de données associative ?
Etape 1 : nommer un DPO, Délégué à la Protection des Données
Qu’est-ce qu’un DPO ?
Le sigle DPO vaut pour Délégué à la Protection des Données : c’est en fait une personne référente dans l’association qui veille à la bonne gestion des données. Nommer une personne permet de formaliser des process et la mise en place d’une gestion réfléchie et régulière des données de l’association. Et puis en définissant ce rôle à une personne précise, on évite la dilution d’information !
Quel est le rôle d’un DPO au sein d’une association ?
Cette personne aura aussi pour responsabilité de veiller à la bonne protection des données, et ce particulièrement lorsqu’il s’agit de données personnelles, voire sensibles. Il est donc conseillé de se poser un temps de réflexion avec toute l’équipe : quelles données sont collectées ? à quel moment ? via quel outil ? sont-elles nécessaires ? où sont-elles stockées, suivies ?
Le DPO pourra jouer un rôle de chef d’orchestre dans le processus de constitution et de bonne gestion de la base de données. Il vaut donc mieux choisir quelqu’un qui est engagé de manière régulière et durable dans l’association.
Plus d’informations : RGPD et associations : tout comprendre en 5 points clés
Astuces : que vous soyez DPO de votre associations ou non, si vous avez un doute sur ce qu’est une donnée personnelle ou une donnée sensible, reportez-vous à la CNIL, vous y trouverez les réponses à vos questions !
Etape 2 : Créer une base de données avec les informations à disposition
C’est ensuite important de bien définir quelles informations doivent être suivies par l’équipe, quelles catégories de contacts doivent être enregistrées dans la base etc. Pour cela, il est conseillé de réunir l’ensemble des personnes manipulant des données de l’association, ponctuellement ou quotidiennement. Cela permettra de mieux anticiper les besoins et les typologies de contacts, d’interactions à suivre dans sa base de données relationnelle sur le long terme.
Quels fichiers sont concernés : membres, bénévoles de l’association… ?
La première étape est de définir collégialement les différents types de contacts ayant des relations avec l’association :
- bénévoles
- adhérents : particuliers, entreprises ou toute autre type d’entité adhérente
- donateurs ou mécènes
- collectivités : élus locaux, maires
- acteurs de l’accompagnement associatif
- associations partenaires
- bénéficiaires
- prestataires
- futurs adhérents
- sponsors et entreprises partenaires
- contacts presse, media
Quelles données sont collectées depuis votre base de membres ?
Pour chacun des types de contacts identifiés, il faut ensuite chercher à définir les données collectées en fonction de leur catégorisation et de l’outil utilisé pour la collecte de données.
Par exemple, pour un bénévole, une association pourrait souhaiter récolter les informations suivantes :
- nom et prénom
- date de naissance
- adresse postale
- adresse email
- numéros de téléphones
- créneaux de disponibilités hebdomadaires
- intérêts pour certains types de mission
- matériel personnel mis à disposition de l’association
- participation à des événements passés
- allergies alimentaires
- bénéficiaire attribué
- etc
Ces informations peuvent être collectées via un formulaire d’inscription en ligne ou lors d’entretiens téléphoniques réalisés par un bénévole par exemple.
Une fois toutes ces données bien listées, la base de données peut être complétée avec les champs correspondants pour tous les contacts. Ainsi, le suivi des informations de chaque contact et de chaque groupe de contact est plus évident.
Etape 3 : Centraliser ses données associatives sur une plateforme unique
Evidemment, les données de votre base de membres vont souvent se croiser puisque les contacts d’une association entretiennent probablement plusieurs types de relations avec une association. Une personne peut ainsi participer aux activités en tant qu’adhérent et être bénévole sur d’autres types d’actions associatives, un individu peut être un donateurs de votre association mais aussi le responsable légal de son enfant qui a une adhésion dans votre association.
C’est pourquoi, pour un contact bénévole par exemple, il est aussi pertinent de suivre ses autres relations avec l’association, qui pourraient être :
- don réalisé auprès de l’association : montant, date
- participation à un crowdfunding : montant, date
- adhésion à l’association : montant, date, renouvellement
- participation en tant que bénéficiaire à un événement
Pourquoi utiliser un logiciel pour le suivi de sa base de données associative ?
Lors de la création d’une base de données, autant centraliser les données autour des contacts dans un endroit unique. Et ce, pour faciliter la mise à jour d’informations, et surtout permettre de limiter la marge d’erreurs… Fini les différentes adresses dans différents fichiers : travailler sur plusieurs bases de données à la fois peut vite se transformer en casse-tête.
Lorsqu’une association travaille sur une base de donnée (appelée aussi database) unique, toute modification ou mise à jour réalisée par un administrateur (membre de l’équipe) sera prise en compte par tous ! Il y a un seul document référentiel, commun à tous.
Etape 4 : S’outiller pour gagner du temps de gestion
Cette centralisation peut vite se révéler fastidieuse lorsque son association entretient beaucoup de relations. C’est pourquoi une bonne gestion de base de données passe inévitablement par l’outillage de son association. Les logiciels de gestion CRM sont des outils dédiés à la gestion d’une base de données permettant notamment d’améliorer la stratégie relationnelle d’une organisation.
La base CRM centralise tout un ensemble de données en ligne, en permettant l’accès simultané de tous les collaborateurs. Cela signifie aussi plus de sécurité, notamment grâce à la création d’identifiants personnels pour chaque utilisateur de l’association.
Au-delà de l’agrégation automatique des données, l’outil CRM simplifie l’envoi de requête pour interroger la base : en quelques clics, les données recherchées sont affichées, le découpage des contacts est réalisé selon les critères définis. Facile ensuite d’envoyer des communications personnalisées aux contacts en fonction de leurs attributs personnels !
Le logiciel de gestion permet aussi de profiter d’un maximum de stockage de données, et ce, sur des serveurs sécurisés. C’est donc, pour l’association, un vrai atout du point de vue réglementaire (conformité avec le RGPD).
Bon à savoir
L’envoi et la manipulation de fichiers Excel a ses limites d’un point de vue réglementaire : surtout lorsque les fichiers ou l’ordinateur sur lesquels sont stockées les données ne sont pas protégés par un mot de passe individuel.
Gérer vos données avec le CRM gratuit OHME
Pour répondre au besoin de centralisation et de segmentation des associations, HelloAsso est connecté à un logiciel de gestion CRM partenaire : OHME. Cette plateforme 100% française, et dont la conception est basée sur les besoins spécifiques du secteur associatif, répond au besoin d’optimisation d’une base de données, quel que soit le type d’association géré. La connexion avec HelloAsso est rapide et ne nécessite pas d’avoir recours à des compétences techniques.
Etape 5 : Nettoyer régulièrement sa base en vérifiant les champs manquants, les éventuels doublons
Avec ou sans outil, il reste primordial de nettoyer régulièrement sa base de membres pour maintenir une base fonctionnelle, claire et activable à tout moment. Pour cela, une recherche permet par exemple de répertorier les champs vides pour lesquels les données manquent.
Vérifier régulièrement les doublons est également nécessaire, pour limiter notamment, les risques de répéter une communication, pouvant lasser ou agacer ses soutiens. Les fonctionnalités de gestion des doublons d’un outil CRM aident largement à simplifier cette démarche.
Enfin, c’est l’occasion aussi de vérifier que chaque contact est bien catégorisé afin de confirmer qu’il ou elle recevra la communication qui lui est bien destinée !
Exemple
Base de données associative avec Excel
Base de données associative avec Access
Base de données associative avec un CRM
Une bonne base de données sert avant tout à ça : gagner du temps pour mieux communiquer et fidéliser sa communauté associative !
