La bonne gestion de vos contacts impacte la communication avec vos membres. Une gestion de base de données efficace sera signe de campagnes d’emailing optimisés et personnalisés.
Beaucoup d’associations ont déjà adopté des formulaires de paiement en ligne et des solutions emailing, résultant en un besoin de plus en plus impératif de mieux gérer ses données en ligne. Passer par un outil de CRM apporte de nombreux avantages et il est indispensable de pouvoir le connecter à vos campagnes (collecte de don pour une meilleure gestion des donateurs, à vos campagnes de crowdfunding pour gérer les emailings….). Entre gain de temps et facilité de prise en main, voyons ce qu’un CRM peut vous apporter à court comme à long terme dans votre association.
Qu’est-ce qu’un outil CRM ?
Un CRM est une solution en ligne dédiée à la gestion de contacts. Historiquement, elle est née dans les grandes entreprises pour répondre au besoin de suivi de la relation commerciale. Le sigle CRM vaut pour Customer Relationship Management, en français : Gestion de la Relation Client (GRC). C’était avant tout une stratégie mise en place dans les organisations pour améliorer la satisfaction client et les processus de vente.
Mais, depuis, cette notion de CRM dépasse largement le simple cercle de la relation client propre aux entreprises.
En général, on parle plus globalement de gestion des contacts (ou gestion des membres), ce qui pour le secteur associatif, inclut la gestion des :
- bénévoles
- donateurs, mécènes
- adhérents, structures comme particuliers
- futurs adhérents
- participants
- sympathisants
- partenaires : associations, entreprises, collectivités
- acteurs de l’accompagnement associatif, PANA
- fédérations, membres de réseaux
- prestataires,…
Et la liste peut bien sûr s’allonger selon le spectre des activités de son association.
Quels sont les bénéfices pour une association d’utiliser un CRM ?
Le logiciel CRM a pour objectif de soutenir l’association dans la gestion de ses contacts en :
- centralisant tous ses contacts et leurs données une base de données respectives sur une plateforme unique
- permettant une catégorisation manuelle ou automatique de ses contacts
- facilitant et automatisant les processus de communication et de stratégie de fidélisation
Très concrètement, c’est donc un outil en ligne (autrement dit en mode SaaS) qui est connecté aux outils utilisés par une association dans sa gestion quotidienne : des formulaires de paiement, des formulaires d’inscription, une solution emailing…
Les informations transitent de ces outils vers le CRM pour centraliser et croiser toutes ces données entre elles en temps réel.
Un CRM pour mieux protéger ses données en ligne
À l’heure du RGPD, le premier intérêt pour une association est de pouvoir protéger ses données en les stockant sur une plateforme sûre. L’envoi et la manipulation de fichiers excel a ses limites d’un point de vue réglementaire : surtout lorsque les fichiers ou l’ordinateur sur lesquels sont stockés les données ne sont pas protégés par un mot de passe individuel (comme la présence de données sur un fichiers partagés ou l’accès non maitrisé d’un ordinateur qui se trouvent dans vos locaux).
Par exemple, saviez-vous que les données doivent idéalement être hébergées par la solution sur des serveurs installés en Union Européenne pour assurer la protection de ces données ? Si ce n’était pas le cas, maintenant, vous êtes au courant !
Un outil CRM pour une meilleure gestion de ses adhérents et membres
Avec une telle diversité de contacts, une association a souvent fort à faire en termes de communication notamment pour soigner sa relation avec chacune de ses typologies de soutiens. C’est grâce à l’outil CRM qu’elle va pouvoir trier et organiser ses contacts en fonction des différentes données qui leur sont attribuées : une adresse, une typologie, un type de paiement, une interaction spécifique, une inscription à un événement, un besoin… Une multitude de croisements sont possibles !
Le CRM va donc jouer un rôle de facilitateur en automatisant la catégorisation et les scénarii de communication avec l’ensemble des communautés pertinentes pour une association.
La fidélisation des membres, adhérents et donateurs, véritable enjeu du moment pour les associations, passe inévitablement par l’envoi de messages personnalisés. Cette communication adaptée peut être automatisée par un outil dit de marketing automation, lié avec un outil CRM. Les deux solutions associées entre elles permet de faciliter le suivi de la relation donateurs, adhérents, bénévoles…
C’est donc un logiciel marketing puissant adapté aux enjeux actuels de nombreuses associations.
Un logiciel de gestion pour mieux gérer son association
C’est finalement l’enjeu principal pour tout responsable associatif : trouver les bons outils qui profiteront positivement à l’équipe. Gagner du temps et être plus efficace sont les avantages concrets pour votre association de l’utilisation d’un logiciel CRM.
Non seulement un CRM permet de mieux piloter ses campagnes de communication, ses campagnes de recrutement, mais c’est aussi une vraie solution de gestion au quotidien. Il est aussi possible de lier sa solution CRM à un logiciel comptable en ligne pour, encore une fois, gagner du temps sur des tâches administratives comme l’écriture comptable.
Mais c’est aussi un excellent outil de reporting, permettant de trouver en quelques clics des chiffres-clés et des statistiques pertinentes sur votre base de données. Aller chercher des subventions et fidéliser ses donateurs demande une certaine traçabilité de ses campagnes, de ses communautés et de l’impact des projets associatifs. L’outil CRM, très fonctionnel, permet aux membres du bureau de faire une analyse de données rapide.
En clair, si vous choisissez le bon CRM et que vous décidez de l’enrichir, il vous permettra de gagner en temps et en efficacité dans vos communications, la gestion quotidienne de vos contacts et vos reportings. Ce sont les membres de votre bureau qui vont être contents !
OHME, le CRM gratuit connecté à HelloAsso qui répond à mes besoins
Il existe plusieurs types de solutions CRM : certaines sont un module dans une solution tout-en-un, d’autres sont des solutions dédiées à la gestion de contacts.
HelloAsso est déjà connectée à une solution CRM en ligne dédiée aux associations : OHME. La période d’essai de 15 jours permet de tester l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans l’abonnement. Il existe également une version gratuite simplifiée du logiciel avec des fonctionnalités restreintes, pour les associations ayant 500 contacts à gérer au maximum.
Les associations font parfois appel à un consultant CRM, ou spécialisé en système d’information. Toutefois tester la solution en interne reste primordial pour en comprendre le principe et l’application concrète dans votre association. Un déploiement rapide et une prise en main facile sont des conditions importantes à prendre en compte. Car au bout du compte, l’objectif est bien de faire gagner un temps précieux à son association !
Exemple d’associations qui ont sauté le pas vers une solution de CRM
“Auparavant, nous travaillions de façon artisanale avec des fichiers Excel, MailChimp… Les reçus fiscaux étaient faits manuellement avec du publipostage… Cela fonctionnait, mais cela demandait de bien maîtriser le logiciel Excel : c’était compliqué, facteur d’erreurs et chronophage. Il était aussi difficile d’avoir des infos à jour aux différents endroits… Disposer d’un CRM très convivial et à un prix abordable nous a séduit : toute migration et prise en main d’un nouvel outil est chronophage, mais il est aujourd’hui beaucoup plus facile de déléguer ces tâches et de mettre le focus sur des actions plus stratégiques.”
“Un CRM est un très bon outil pour centraliser l’ensemble des répertoires de contacts de notre association. Le croisement avec les applications est très efficace : sur la collecte de dons/adhésions pour une mise à jour des informations en temps réel, ou sur la newsletter pour mieux cibler notre communication (en évitant par exemple des doublons ou relances inutiles). Enfin, le stockage en ligne et l’extraction des données sont un gain de temps et une sécurité. C’est un passage au 21e siècle !”
“Un CRM permet de bénéficier d’un outil simple, intuitif et rapide pour centraliser les données de nos communautés (sympathisants, donateurs, signataires, etc.). Cela nous permet aussi de suivre la performance de nos donateurs afin de mieux les fidéliser et leur adresser les bonnes communications.”