Quelles sont les informations obligatoires à intégrer dans un bulletin d’adhésion ?
Il existe différents modèles de bulletin d’adhésion téléchargeable sur internet. Mais, quel que soit le modèle, le bulletin d’adhésion doit mentionner certaines informations sur l’adhérent et l’association, sous peine de nullité. Quelles sont ces informations ? Les détails sur le bulletin d’adhésion.
Qui doit signer le formulaire d’adhésion ?
L’adhésion à une association confère la qualité de membre d’un adhérent. À ce titre, il doit être signé par l’adhérent — emportant ainsi pleine acceptation des statuts ainsi que du règlement intérieur — et le président de l’association.
Création du bulletin d’adhésion
Le bulletin d’adhésion également connu sous le nom de bulletin d’inscription ou fiche d’adhésion est un document qui formalise l’adhésion d’un membre à une association. En règle générale, il se présente sur une feuille A4.
Bien que l’adhésion à une association n’ait pas l’obligation d’être rédigée par écrit, il est toujours préférable de donner à l’adhérent une preuve de sa qualité de membre pour éviter les problèmes ultérieurs. C’est le bulletin d’adhésion. Ce document rempli par l’adhérent est composé de deux parties : une première partie signée par l’adhérent et conservée par l’association pour une tenue à jour de la liste des adhérents et une deuxième partie signée par le président de l’association ou son représentant et remise à l’adhérent comme justificatif du paiement de la cotisation.
Le bulletin d’adhésion n’a aucune valeur fiscale. Pour que l’adhérent puisse bénéficier des avantages définis par l’article 200 du Code général des Impôts, l’association doit lui remettre un reçu fiscal conforme au formulaire CERFA 11580.
Sauf dispositions statutaires, l’adhésion vaut pour toute la durée de l’association.
Les informations obligatoires à mentionner sur le bulletin d’adhésion
Le bulletin d’adhésion doit contenir les informations suivantes :
- L’identité de l’adhérent : nom, prénom et date de naissance ;
- L’adresse exacte de l’adhérent, le code postal et la ville ;
- Son adresse courriel et son numéro de téléphone
- La dénomination de l’organisme associatif ;
- Le siège de l’association ;
- Le montant de la cotisation et sa date de validité ;
- Le mode de règlement : espèces, chèque, virement, etc.
- Les modalités d’adhésion à l’association telles que les justificatifs à fournir : photo d’identité, copie de la carte d’identité, certificat médical, enveloppe timbrée au nom de l’adhérent… et les aménagements qui peuvent y être apportées, comme les réductions pour certaines catégories de personnes ;
- La mention de la loi du 6 janvier 1978 relative au droit de communication dans le fichier des membres de l’association des données personnelles de l’adhérent, de son droit de regard et de rectification sur les informations le concernant ;
- Le lieu et la date de la signature du bulletin d’adhésion ;
- Les signatures de l’adhérent et du président de l’association.
Concernant le commerce des listes de ses adhérents, si l’association en fait commerce, il est conseillé de prévoir un opt-in. Ce qui veut dire que l’association est tenue d’informer ses adhérents de l’existence de ce fichier, de leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification.
L’opt-in est une obligation imposée par la loi LEN et par les recommandations d’application émises par la CNIL. Son non-respect constitue une infraction qui peut être punie d’une amende de 750 euros par message publicitaire.
Si l’adhérent est une entreprise : quelles informations obligatoires ?
Si le futur adhérent est une personne morale, les informations suivantes sont obligatoires :
- La raison sociale ;
- La forme juridique ;
- L’adresse mail ;
- Le site web ;
- Le numéro de téléphone ;
- Le n° SIREN.
À noter que dans la partie à conserver par l’organisme associatif, l’adhérent doit déclarer avoir pris connaissance de l’objet de l’association, des statuts et éventuellement du règlement intérieur.
En outre, si l’adhésion à l’association ne prévoit pas le versement d’une cotisation, il est possible de modifier le bulletin d’adhésion en conséquence.
Le bulletin d’adhésion en ligne, c’est quoi ?
L’association peut créer son propre bulletin d’adhésion en ligne que le postulant pourra remplir directement sur le site internet de la plateforme HelloAsso grâce à l’outil 100% gratuit d’adhésion et/ou le site internet de l’association. Le principal avantage de cette alternative est qu’elle permet de gagner du temps et de personnaliser son bulletin d’adhésion avec l’ajout d’informations pratiques (sur les conditions d’accès par exemple), de vidéo ou d’image par exemple. Il est également possible d’ajouter certains champs (obligatoires ou facultatifs) à renseigner.
Conformément à la loi « informatique et libertés », le bulletin d’adhésion en ligne (et à remplir manuellement aussi d’ailleurs) donne droit à l’adhérent d’accéder aux données qui le concernent et de les faire rectifier.
Il en est ainsi de :
- L’adresse de l’adhérent : adresse postale (avec le code postal et le nom de la ville) et adresse courriel ;
- Sa profession ;
- Ses diplômes ;
- Sa taille de tee-shirt ;
- Dans le cas d’une association professionnelle : Le nom de l’entreprise ;
- Dans le cas d’une association sportive : un certificat médical ;
- Dans le cas d’une adhésion d’une personne mineure : une autorisation parentale ;
- Etc.
Par ailleurs, d’autres informations peuvent également être demandées pour la bonne organisation de l’association, comme la qualité de membre que le postulant souhaite acquérir avec le montant de la cotisation pour chaque catégorie.
Un autre avantage consiste à la création de tarif « spéciaux » et/ou de code promotionnel, par exemple dans la cas du renouvellement de la cotisation ou d’abonnement à plusieurs : couple, famille nombreuse, etc.
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