L’attribution d’une adresse administrative à une association loi 1901 est impérative dans le processus de sa création. En effet, cette adresse de domiciliation encore appelée « siège social » lui permet l’envoi et la réception de ses courriers officiels. Elle permet également de déterminer les autorités auxquelles elle est rattachée et les législations qui lui sont applicables. Les tiers pourront en outre facilement identifier l’association à travers son siège social. Alors, une question se pose est : une association peut-elle se domicilier chez un membre ou chez un dirigeant ? Éléments de réponse.
Les conditions de domiciliation d’une association au domicile d’un de ses membres ou de son dirigeant
Comme il est dit plus haut, il est tout à fait possible de fixer le siège social d’une association au domicile d’un membre. Et ce, que celui-ci soit propriétaire ou locataire de son logement. Aussi, il est important de savoir que la domiciliation s’effectue en principe au domicile de son président. Toutefois, qu’importe le statut du membre, il a parfaitement bien le droit d’accueillir le siège de l’association chez lui. Il faut tout de même préciser que cette forme de domiciliation n’est possible que pour une durée maximale de 5 ans.
Le membre ou le dirigeant de l’association est propriétaire de son domicile
Dans ce cas, la domiciliation de l’association à son domicile ne nécessite aucune autorisation. Néanmoins, une autorisation venant de la copropriété est nécessaire si et seulement si l’installation de l’organisme au domicile de son membre provoquait des nuisances sonores par exemple. Bref, la domiciliation ne doit en aucun cas porter atteinte aux droits des autres copropriétaires et doit respecter scrupuleusement le règlement de la copropriété. Il convient aussi de souligner que l’association doit veiller au respect des règles sur l’usage des parties communes et privatives ainsi que le trouble de voisinage.
Il existe deux interdictions en matière de domiciliation d’une association au domicile d’un de ses membres :
- La première est l’interdiction de mention de la raison sociale l’association sur sa boite aux lettres ou sur un des supports des parties communes de la copropriété. « Association X chez M. ou Mme Y » sera donc l’adresse postale de l’association.
- La deuxième interdiction concerne la réception du public et la conduite des activités à l’adresse de domiciliation. Ces dernières doivent avoir lieu dans un local approprié.
Bon à savoir
Le propriétaire du domicile a le droit d’imposer à l’association un bail d’habitation ou une convention d’occupation.
Le membre ou le dirigeant de l’association est locataire de son domicile
Dans cette situation, l’autorisation du propriétaire du domicile n’est pas requise. D’ailleurs, ce dernier n’a pas le droit de s’opposer à la domiciliation de l’association dans sa propriété. Le membre n’est pas non plus obligé de lui notifier cela par écrit pour l’obtention de son accord. Par ailleurs, en tant qu’hébergeur de l’association, le membre est dans l’obligation d’occuper les lieux de façon effective. Ce qui signifie que le logement siège social de l’association doit toujours être le lieu d’habitation du membre. En tout cas, si le logement devient le lieu d’activité effective de l’association, le propriétaire peut résilier à tout moment le contrat de bail avec comme motif « non-respect du contrat de bail ».
Il faut notamment souligner que la domiciliation de l’association à l’adresse d’un membre locataire ne doit pas conduire l’hébergeur à manquer à ses obligations en tant que locataire. Ainsi, les réunions qui occasionnent des nuisances sonores et les occupations des parties communes par l’association sont en général interdites. Dernière chose à savoir : contrairement au premier cas (domiciliation de l’association chez le membre propriétaire), la sous-location du logement est interdite par le bail qui lui est déjà rattaché, sauf si une clause du contrat de location l’autorise. Cependant, l’association peut rembourser une partie des frais de la location ou des autres charges (électricité, internet, téléphone…) de son membre hébergeur.
Les formes d’indemnisation du membre ou du dirigeant de l’association pour la domiciliation de cette dernière chez lui
L’association peut verser un loyer au membre ou au dirigeant qui lui prête son domicile pour l’établissement de son siège social en guise d’indemnisation. Mais, ce n’est pas tout ! Le membre ou le dirigeant hébergeur peut aussi demander le remboursement des charges à l’association. Pour cela, la présentation de justificatifs est nécessaire.
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La facturation du loyer
Que le membre soit propriétaire ou locataire (avec autorisation de sous-location) de son domicile, il peut très bien facturer un loyer à l’association qui occupe une partie de son logement pour l’installation de son siège social. Toutefois, le loyer à facturer sera calculé au prorata du temps et de l’espace occupé par l’organisme. Et pour que le montant du loyer ne puisse pas être qualifié de salaire par l’URSSAF, il doit suivre le prix du marché des loyers de la zone géographique concernée.
Quant aux modalités de conclusion d’un éventuel contrat de bail, une clause spécifique dans les statuts de l’association doit le définir. Sinon, la structure risque de perdre son caractère désintéressé. A cet effet, un commissaire aux comptes doit établir un rapport préalable qui fera l’objet d’une approbation par l’assemblée générale de l’association afin de respecter les règles de transparence.
Bon à savoir
Le membre ou le dirigeant de l’association qui met son domicile à disposition de l’organisme pour le siège social de ce dernier bénéficie d’une réduction d’impôt pour don s’il décide de ne pas lui facturer de loyer.
Le remboursement des charges
Un membre ou un dirigeant de l’association, lorsqu’il avance de l’argent pour le compte de cette dernière, peut en demander le remboursement. Pour ce faire, il doit présenter des justificatifs précis et détaillés.
Remboursement de la facture téléphonique
Pour cette charge, la pièce justificative doit être suffisamment « détaillée » pour exiger son remboursement. Surtout lorsque l’association occupe partiellement le domicile d’un de ses membres.
Remboursement des autres charges
Le membre ou le dirigeant doit effectuer des copies des factures (eau, électricité, gaz, internet…) et calculer les charges qui incombent à l’association proportionnellement à ses dépenses.
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