Dans quelle case déclarer les frais kilométriques d’association ?

Les associations disposant rarement de véhicules de fonction, les bénévoles et salariés utilisent le plus souvent leurs véhicules personnels dans le cadre des activités associatives. Mais avec la hausse constante des carburants, des frais d’entretien et de réparation… beaucoup renoncent au bénévolat. Pourtant, ces frais kilométriques peuvent donner lieu à un remboursement selon un barème fiscal établi par l’administration chaque année. Dans le cas contraire, c’est-à-dire si le bénévole ne souhaite pas être remboursé, ils peuvent ouvrir droit à une réduction fiscale sous certaines conditions.

Comment déclarer les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques sont des frais professionnels. À ce titre, leur montant doit apparaître sur les lignes 1 AK à 1 DK de la déclaration d’impôt. Une note explicative reprenant les détails des frais doit être jointe à la déclaration de revenus.

S’il y a un remboursement des frais kilométriques par l’association, le montant doit être reporté sur les lignes 1 AJ à 1 DJ de la déclaration de revenus au titre de revenus annexes aux salaires.

Comment bénéficier d’une réduction fiscale sur ses frais kilométriques ?

Comme on l’a dit précédemment, la réduction fiscale sur les frais kilométriques est accordée sous certaines conditions uniquement aux bénévoles.

Les conditions liées au bénévole

• Le bénévole participe à la vie de l’association sans contrepartie ni avantage en nature ou en espèces ;
• Le bénévole est imposable à l’impôt sur le revenu ;
• Le bénévole a expressément renoncé au remboursement de ses frais par l’association. Ce renoncement se traduit par une mention explicite rédigée sur la note de frais : « Je soussigné (nom et prénom de l’intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don ». Il peut également prendre la forme d’une lettre de renonciation sur papier libre qu’il faudra joindre aux justificatifs.

Les conditions liées à l’association

• Œuvres et organismes d’intérêt général, fondations ou associations reconnues d’utilité publique avec un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportif, familial, culturel, ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l’environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises
• Associations cultuelles et de bienfaisance et établissements publics des cultes reconnus d’Alsace-Moselle.
• Organismes publics ou privés dont la gestion est désintéressée et qui ont pour activité principale la présentation au public d’œuvres dramatiques, lyriques, musicales, chorégraphiques, cinématographiques et de cirque ou l’organisation d’expositions d’art contemporain.
• Établissements d’enseignement supérieur ou d’enseignement artistique, publics ou privés, d’intérêt général, à but non lucratif
• Associations d’intérêt général ou fonds de dotation exerçant des actions concrètes en faveur du pluralisme de la presse, par la prise de participations minoritaires, l’octroi de subventions ou de prêts bonifiés à des entreprises de presse.
• Fonds de dotation dont la gestion est désintéressée et qui reversent les revenus tirés des dons qu’ils ont reçus à des œuvres ou organismes d’intérêt général, à des associations d’intérêt général exerçant des actions concrètes en faveur du pluralisme de la presse ou à la Fondation du patrimoine.
• Organismes agréés par le ministère chargé du budget dont l’objet exclusif est de verser des aides à l’investissement ou de fournir des prestations d’accompagnement à des PME

Les conditions liées aux frais kilométriques

• La nature et le montant des frais engagés doivent être justifiés.
• Chaque pièce justificative doit mentionner l’objet de la dépense ou du déplacement.

Bons à savoir :

• L’association est dans l’obligation de conserver dans sa comptabilité les justificatifs des frais (billets de train, factures, notes de péage, détail du nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel, etc.), ainsi que la déclaration de renonciation au remboursement de ses frais établie par le bénévole.
• Les frais, dont le bénévole a renoncé le remboursement, constituent un don au profit de l’association. Cette dernière doit alors lui délivrer un reçu fiscal – si elle est éligible, conforme à un modèle fixé réglementairement (modèle CERFA 11580*04) — qui atteste le don pour qu’il bénéficie de la réduction d’impôt.

Montant de la réduction fiscale

Le montant de la réduction d’impôt est égal à un pourcentage du montant déclaré des frais non remboursés. Ce pourcentage dépend de la nature de la structure qui profite du non-remboursement. C’est-à-dire :

• 66 % du montant des frais pour les associations reconnues d’utilité publique dans la limite de 20 % du revenu net imposable du foyer fiscal.
• 75 % du montant des frais dans la limite de 1 000 euros pour les organismes d’aides aux personnes en difficulté (prolongé pour 2024, 2025 et 2026) et 66 % au-delà de 1 000 euros en 2023 et 2024.

Frais kilométriques et remboursement

Le remboursement des frais kilométriques profite aux salariés ainsi qu’aux bénévoles de l’association et peut se faire suivant deux cas :

• Remboursement des frais réellement engagés si le bénévole est en mesure de justifier tous les frais ;
• Indemnités kilométriques sur la base d’un barème kilométrique (en principe réévalué chaque année) en alignement à celui des frais de déplacement des salariés (depuis 2023). Le barème spécifique qui s’appliquait auparavant aux bénévoles a ainsi été supprimé.

Bons à savoir :

• Le barème dépend de la puissance fiscale du véhicule automobile ou de la cylindrée des vélomoteurs, scooters ou motos, du type de motorisation (l’électrique bénéficie d’un barème plus avantageux) ainsi que du kilométrage annuel parcouru pour l’activité bénévole mais pas du type de carburant pour les moteurs thermiques.
• Par contre, il tient compte de la dépréciation du véhicule, des frais de réparation et d’entretien, des dépenses liées aux pneus et au carburant ainsi que de l’assurance.

Barème forfaitaire :

Voici les grilles tarifaires (exprimées en €) applicables pour les trajets de l’année 2023 déclarés en 2024 :

(ou d représente la distance parcourue en kilomètres)

• Pour les automobiles :

• Pour les motocyclettes (cylindrées supérieures à 50 cm3):

• Pour les cyclomoteurs :

Les conditions de remboursement des frais kilométriques

• Décision expresse de l’organe de direction de l’association (conseil d’administration, bureau…) autorisant le remboursement des frais ;
• Les frais ont été engagés dans le cadre de l’activité de l’association ;
• Les frais engagés correspondent à des dépenses réelles et justifiées ;
• Le bénévole produit des justificatifs indiquant la date de la dépense, son objet et sa nature.