Une association peut très bien solliciter l’aide des entreprises sous forme de sponsoring pour financer ses actions. Toutefois, ces structures reçoivent des dizaines (voire des centaines selon la notoriété) de demandes chaque mois. Il importe donc de rédiger son dossier de sponsoring de manière concise et avec minutie pour pouvoir les convaincre. Il faut communiquer son message et ses intentions, se montrer persuasif mais pas trop, et faire preuve d’originalité.
On vous dit tout !
L’intérêt de rédiger un dossier de sponsoring
Le dossier de sponsoring est une présentation de vous, votre association, vos valeurs et vos objectifs auprès d’une entreprise. Le but étant d’inciter cette dernière à apporter une aide en nature, une aide financière ou encore une aide sous forme de service.
Aussi, pour susciter l’intérêt des entreprises, votre dossier de sponsoring doit donner confiance et convaincre. L’entreprise doit également trouver un intérêt. Et oui, n’oublions pas que le nerf de la guerre pour l’entreprise sera avant tout de « dorer leur image » (ou la verdir 🌱), gagner en notoriété et être rattachée aux valeurs que l’association porte. Toutefois, les demandes sont nombreuses et les budgets des entreprises allouées de plus en plus serrés.
C’est pour cela que HelloAsso vous accompagne dans votre démarche.
Les règles à respecter pour la rédaction d’un dossier de sponsoring
Rédigez un dossier compréhensible et concis
La clarté et la précision sont les mots d’ordre pour la rédaction du dossier de sponsoring. Ainsi, n’hésitez pas à communiquer des chiffres, exprimer des durées et rédiger sous forme de liste à puces pour que les entreprises aient une notion générale de l’ampleur du projet associatif.
De plus, évitez les textes trop long et fiez vous à la citation « trop d’information tue l’information ». En d’autres mots, ne noyer pas l’entreprise sous de multiples informations qui ne seront pas forcément lues.
Lorsque l’on sait que les pitchs des startupeurs face aux investisseurs pour tenter de lever des milliers voire des millions d’euros ne durent qu’entre 3 à 8 minutes, imaginez le temps qu’une entreprise allouera à votre dossier !
Diffusez votre identité propre
Au préalable, vous aurez travaillé votre identité et des éléments graphiques propres à votre association : logo, images, couleurs… . Transmettez-les dans votre dossier. Il doit être personnalisé selon votre charte graphique. Mettez-y votre ton (léger, humoristique, solennel…), celui qui a été décidé en amont et qui vous caractérise. Soignez la mise en page ainsi que les tournures de phrases.
Reflétez les motivations et valeurs de l’association
Montrez à l’entreprise que vous êtes sûr de vous et que le projet ne risque pas de tomber à l’eau. Mettez en avant vos valeurs, celles que vous portez à travers votre projet, campagne, ou événement. Sensibilisez l’entreprise sur les objectifs et surtout trouvez des objectifs et motivations communs.
Personnalisez chaque dossier de sponsoring
Toutes les entreprises ne se ressemblent pas. Dès lors, personnalisez chaque dossier de sponsoring envoyé selon la société. Jouez sur le ton, les formules, trouvez des axes propres. Toutefois, ne vous effacez pas au profit de l’enreprise. Comme cité ci-dessus, il faut transmettre vos valeurs et votre identité graphique !
Montez un dossier réaliste
Pour attirer un sponsor, assurez-vous que les objectifs définis seront atteints correctement selon vos prévisions. Aussi, faites preuve d’honnêteté et de transparence lorsque vous réaliserez votre projet. Vous devez paraitre « solides et réalistes » mais n’oubliez pas que vous faîtes appel à une entreprise. Donc que vous avez besoin de son aide dans le but d’atteindre des objectifs communs qui feront briller l’entreprise !
Dossier de sponsoring : quelle forme à respecter ?
Votre dossier de sponsoring doit au moins contenir 5 pages. Vous avez parfaitement le droit de rajouter des annexes, le tout pour une meilleure crédibilité ! Si votre dossier dépasse les 5 pages, il faut penser à inclure un sommaire, mais surtout un résumé de votre projet sur une page.
Petit conseil : pensez à un contenu de qualité, illustré d’images et concis.
La structure du dossier de sponsoring
Comme dit plus haut, il faut 5 pages au minimum pour monter convenablement un dossier de sponsoring. L’idéal est 1 page = 1 idée.
La couverture du dossier de sponsoring
Voici les éléments à intégrer sur la couverture du projet :
- Titre du projet
- Sous-titre explicatif
- Logo de l’association
- Date(s) et lieu(x) de l’évènement
- Nom et coordonnées du ou des responsables du projet associatif
Les 5 parties du dossier
Partie 1 : Présentation du responsable du projet et des membres de l’association
Ici, il est question de faire un zoom sur l’organisme et les expériences du responsable de projet et des membres (s’il y en a). Parlez également des parrains de l’évènement ainsi que les différents projets qui ont déjà été réalisés par l’association. Et ce, afin de donner de la crédibilité à votre dossier. Mais avant tout, humanisez votre dossier et projet.
Amazon est une entreprise mondiale de e-commerce, Jeff Bezos est un entrepreneur qui inspire des millions de personnes dont les citations sont reprises et peintes sur les murs !
Partie 2 : Présentation du projet
Quelles informations présenter ?
- L’histoire et les origines du projet –sans trop vous attarder, ne rédigez pas un roman qui va perdre le lecteur. Votre motivation ou déclencheur ne parlera peut-être pas au lecteur.
- Les objectifs à atteindre –chiffrez-les si possible.
- La description du projet –avec photos ou images non contractuelles à l’appui.
- La date, le lieu et la durée de réalisation du projet
- Et pourquoi ne pas se projeter dans l’avenir en précisant le développement du projet sur le long terme ?
Partie 3 : Le public et la campagne de promotion
Ici, il s’agit de décrire en toute clarté le déroulement de la campagne de communication et de diffusion de l’évènement ou de votre projet :
- les supports de communication (les réseaux sociaux choisis par vos soins selon votre audience, votre site internet…)
- le rétro planning des actions (quelles actions à quel moment)
Comme déjà cité, n’ayez pas les yeux plus gros que le ventre, soyez réaliste. Ne parlez pas d’ambassadeurs aux millions de followers (= abonnés) si en réalité c’est votre voisin aux 100 abonnés sur Instagram qui publiera une story (vidéo de quelques secondes avec une durée de vie de 24h sur le compte de la personne) ou un post sur son compte.
Ce qui compte c’est surtout votre engagement, être force de proposition dans la diffusion de votre campagne et respecter votre parole. Montrez à quel point ce projet vous anime.
Partie 4 : Le budget alloué à la préparation de l’évènement
Tout ce qu’il faut mentionner, c’est la façon dont le projet va être financé : quel montant attribué à qui.
Pas de calcul complexe ni de tableau aux multiples fonctions. La personne qui lira votre dossier n’est peut-être pas familière avec les chiffres.
Partie 5 : Les avantages du partenaire
Attention ! Cette partie est la plus importante, car c’est à travers celle-ci que l’entreprise visée en question trouvera son intérêt et se projettera (ou pas !).
Il faut donc rédiger cette partie de manière claire et suffisamment attrayante. Renseignez-vous sur l’entreprise ciblée, ses intentions, son style de communication, ses valeurs et peut-être son nouveau positionnement marketing. Axez votre présentation sur les valeurs partagées et sur ce que vous allez pouvoir lui apporter (restez humbles toutefois !).
Vous ne communiquerez pas de la même manière à une entreprise qui crée des éoliennes (énergie renouvelable) et à une entreprise qui vend des cahiers (service, présent dans le quotidien des familles). Toutefois, la valeur commune à vous 3 sera peut-être l’écologie si votre projet tourne autour de cette thématique (papier recyclé, énergie dite non polluante et votre association et événement).
Les annexes
Comme son nom l’indique, les annexes sont placées à la fin du dossier. Quels types de contenus annexer ? Des catalogues, des revues de presse, mais aussi des photos et des programmes.
Une toute dernière page
Cette page sera une sorte de page de remerciement de l’entreprise. Un petit rappel sur les contacts des responsables des projets est recommandé sur cette dernière page.
