Quelles informations intégrer dans l’attestation d’adhésion de mon association ?
Vous avez réussi à recruter de nouveaux membres ? Super ! Leur bulletin d’adhésion est complet mais ils vous demandent une attestation d’adhésion.
HelloAsso vous guide dans la rédaction de cette preuve d’adhésion.
Qu’est-ce qu’une attestation d’adhésion ?
L’attestation d’adhésion est, par définition, la preuve qu’une personne est adhérente à votre association. Cette attestation assure que le membre de l’association a rempli toutes les conditions pour pouvoir obtenir ce statut au sein de votre association ce qui lui permet de bénéficier des avantages qui y sont reliés.
Pour les membres et futurs membres, les conditions pour obtenir une adhésion, et donc recevoir une attestation, peuvent être plus ou moins importantes selon les statuts de l’association. Si cette attestation doit être donnée par l’association à la personne adhérente suite à son adhésion, l’association a l’obligation de lui fournir uniquement si toutes ces conditions sont bien remplies.
Ces conditions peuvent être diverses selon ce qui est indiqué dans les statuts de l’association :
- copie de la carte d’identité,
- certificat médical,
- photo d’identité,
- signature du règlement intérieur,
- cotisation,…
Ces pièces justificatives peuvent varier selon les catégories de personnes. Par exemple, pour les mineurs, un document identifiant un individu comme étant son responsable légal peut être demandé.
Bulletin d’adhésion, fiche d’adhésion, carte d’adhérent,… : quoi et pourquoi ?
Bulletin d’adhésion, bulletin d’inscription, fiche d’adhésion,… Tous ces termes parlent d’un document qui a le même objectif : formaliser l’adhésion d’un membre à une association. La plupart du temps, ce certificat d’adhésion est sous la forme d’une feuille A4 et mentionne un certain nombre d’informations essentielles (voir notre article sur Les informations obligatoires à intégrer dans un bulletin d’adhésion).
Suite à la complétion de ce bulletin d’adhésion, si le futur membre a rempli les autres conditions pour devenir adhérent (autres documents, paiement de la cotisation, etc.), l’association peut alors lui délivrer une attestation d’adhésion.
Cette attestation a pour but de confirmer que l’adhésion a bien été réalisée, de prouver que l’adhérent a bien rempli tous les critères pour devenir membre. Elle a une valeur de preuve dans la complétion des documents et / ou dans le paiement d’une cotisation par exemple.
Attestation d’adhésion ou carte d’adhésion ? Les différences
La carte d’adhérent n’a pas toujours la valeur d’une attestation d’adhésion complète dans le sens où elle ne donne pas automatiquement toutes les informations liées à l’adhésion (comme le montant de la cotisation et le moyen de paiement par exemple).
La carte d’adhérent, délivrée par l’association, est utile pour prouver son engagement envers l’association mais n’a donc pas toujours de valeur juridique quant à la complétion des différentes obligations pour devenir membre d’une association.
Attestation d’adhésion ou reçu fiscal ? Les différences
L’attestation d’adhésion n’est pas un reçu fiscal ! Même si l’attestation de paiement, comprise dans l’attestation d’adhésion lorsque celle-ci est payante, confirme que le membre à bien fait un versement pour sa cotisation, elle ne peut pas être utilisée pour demander une réduction d’impôt.
Pour pouvoir générer un reçu fiscal, votre association doit être déclarée d’Intérêt Général ou d’Utilité Publique. Si c’est le cas, vous pouvez alors émettre des reçus fiscaux et les fournir à vos adhérents en même temps que leur attestation d’adhésion, carte de membre, etc. Ils pourront ainsi faire une demande de réduction d’impôt.
HelloAsso vous propose de créer et d’envoyer automatiquement vos cartes d’adhésion et les reçus fiscaux à vos membres dans la cas où votre association peut en émettre.
Association : toutes les informations sur le certificat d’adhésion
L’attestation de paiement pour une cotisation à jour : pourquoi ?
Vous avez fait remplir un bulletin d’adhésion, votre adhérent l’a rempli et vous l’a retourné. Alors, quel est le but de lui délivrer une attestation d’adhésion ? Tout simplement pour valider que la personne est bien membre de votre association, que votre association a bien toutes les pièces jointes nécessaires à la création de ce statut. Cette attestation est très utile pour confirmer le paiement de la cotisation par le membre par exemple.
Comment faire une attestation de paiement d’adhésion ?
Nom de l’association, de l’adhérent, montant : définir les critères
Plusieurs informations doivent se retrouver dans l’attestation d’adhésion. Concernant l’attestation liée directement au paiement de la cotisation à l’association, voici les critères à faire apparaitre.
L’adhérent payeur et son lien avec l’association :
- son identité (nom et prénom)
- ses coordonnées (adresse avec code postal et ville)
- son numéro de membre et / ou le numéro de son versement
- la nature du versement effectué : « cotisation annuelle » par exemple
- le montant réglé
- les modalités du paiement de la cotisation (chèque, virement, espèce, carte bancaire, etc.)
- la période de cotisation et donc la date de validité de l’adhésion (délai et date de début ou date de début et de fin par exemple)
L’association :
- nom de l’association
- ses coordonnées (adresse avec code postal et ville)
- le nom du président de l’association ou de son trésorier
- la signature du président de l’association ou de son trésorier
Formulaire pdf à télécharger, en ligne, papier : adopter un format
C’est à l’association de choisir le format des attestations qu’elle fournira. Cette confirmation peut être dans un format traditionnel papier, mais aussi numérique, en ligne ou non.
Par exemple, certaines associations créent un document type qu’elles enregistrent sur un ordinateur ou un dossier commun afin de pouvoir le télécharger, le personnaliser et l’envoyer plus rapidement. D’autres passent par des outils en ligne qui permettent la création automatique d’attestation, comme HelloAsso par exemple.
Le choix va dépendre de plusieurs choses : le nombre d’attestations à fournir, le temps que votre association a à y consacrer, le moyen que vous voulez utiliser pour les transmettre,… Le tout est de trouver le format qui convient à votre association et à vos membres.
Email automatique ou rédiger par l’association, courrier papier : choisir le moyen de transmission
- Si vous choisissez un format papier, vous pouvez fournir vos attestations d’adhésion à vos membres par voie postale ou de la main à la main. Si ces méthodes sont efficaces, elles sont largement améliorables : l’envoi postal est couteux financièrement et logistiquement lourd (avez-vous prévu assez d’enveloppes, est-ce que vous avez toutes les adresses nécessaires, avec à chaque fois le bon code postal, etc.) et trouver un moment pour transmettre chaque attestation en présentiel est coûteux en terme de temps et d’organisation (est-ce que les disponibilités correspondent, est-ce que toutes les personnes concernées seront présentes au même moment pour éviter plusieurs déplacements, etc.) !
- Si vous choisissez le format numérique, plusieurs possibilités s’offrent à vous. Votre association peut personnaliser elle-même chaque attestation et l’envoyer manuellement par email à ses membres. Vous pouvez également choisir d’utiliser des outils en ligne qui permettent la création et l’envoi automatique de cette attestation. Par exemple, avec l’outil d’adhésion HelloAsso, une fois leur formulaire rempli et leur cotisation payée, vos membres reçoivent par email une confirmation de paiement accompagnée des pièces justificatives personnalisées (dont l’attestation de paiement ou le reçu fiscal par exemple). Si le format numérique est plus économique et rapide, l’utilisation d’un outil dédié comme celui de HelloAsso est le plus efficace : la personnalisation et l’envoi automatique vous permet de gagner du temps mais aussi d’en faire gagner à vos adhérents ! Cet outil, en plus d’être efficace, est totalement gratuit pour les associations et permet d’émettre des reçu fiscaux de manière automatique.
Adhérents : informations sur la fiche d’adhésion
Est-il obligatoire de payer une cotisation pour adhérer à une association
Certaines associations ne demandent pas de participation financière pour pouvoir devenir membre. Si la cotisation n’est pas rendue obligatoire dans les statuts de l’association, il est alors tout à fait possible d’y adhérer gratuitement.
Comment obtenir un reçu de mon contrat d’adhésion à une association ?
Afin de prouver le paiement de votre cotisation ou tout simplement votre adhésion à une association, vous voulez obtenir une attestation, et c’est dans vos droits ! N’hésitez pas à demander cette attestation à l’association en question, celle-ci se doit de vous la transmettre. Seulement, n’oubliez-pas de bien adresser votre demande à un membre du bureau. Car si fournir cette attestation est obligatoire, elle ne l’est que sur demande : la plupart des associations ne fournissent pas automatiquement un justificatif d’adhésion à leurs membres.
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