Le bulletin d’adhésion ou bulletin d’inscription ou fiche d’adhésion est un document qui formalise et certifie l’adhésion d’un membre à une association.
Bien que l’adhésion à une association n’ait pas l’obligation d’être rédigée par écrit, il est toujours préférable de donner à l’adhérent une preuve de sa qualité de membre pour lui signifier ses droits et obligations, mais aussi comme preuve de suivi administratif pour l’association.
HelloAsso vous propose un modèle de bulletin d’adhésion association gratuit à télécharger.
Les mentions à insérer dans le bulletin d’adhésion
Le formulaire d’adhésion papier ou en ligne comporte des champs obligatoires et d’autres facultatifs.
Le bulletin d’adhésion peut comporter 2 parties :
- La première partie signée par l’adhérent et conservée par l’association pour une tenue à jour de la liste des adhérents
- La deuxième signée par le président de l’association ou son représentant (le secrétaire par exemple) et remise au postulant comme justificatif du paiement de la cotisation. Ce deuxième volet peut aussi être restitué sous forme de carte de membre ou carte d’adhésion ou envoyé par mail en confirmation de la validation de l’adhésion.
La mention RGPD sur le bulletin d’adhésion à télécharger :
Le document doit contenir la mention RGPD (Règlement général sur la protection des données) de la loi du 6 janvier 1978 relative au droit de communication dans le fichier des membres de l’association des données personnelles de l’adhérent, de son droit de regard et de rectification sur les informations le concernant.
Exemple de mention RGPD à insérer :
Voici 3 exemples de mention à écrire dans votre modèle de bulletin d’adhésion pour association gratuit :
- Exemple 1 : Je déclare avoir été informé des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 qui règlemente le droit de communication dans le fichier des membres de l’association des données personnelles me concernant.
- Exemple 2 : Droit d’accès et de rectification : vous pouvez, en vertu du Règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD), en vigueur depuis le 25/05/2018, avoir accès aux données vous concernant ; vous pouvez demander leur rectification et leur suppression. Ces démarches s’effectuent auprès de [nom prénom e-mail]
- Exemple 3 : Finalités du traitement : ces données sont recueillies en vue de tenir à jour notre fichier d’adhérents et si vous le souhaitez (c’est-à-dire si vous avez coché la case l’acceptant), recevoir notre newsletter ; en aucun cas ces données ne seront cédées ou vendues à des tiers. Responsable du traitement : [e-mail]
À noter que dans la partie à conserver par l’association, l’adhérent doit déclarer avoir pris connaissance de l’objet de l’association, des statuts et éventuellement du règlement intérieur.
Quels risques si la mention ne figure pas sur le formulaire d’adhésion ?
Si l’association fait commerce de la liste de ses adhérents, il est conseillé de prévoir un opt-in. En marketing, l’opt-in est le principe par lequel un individu donne son consentement préalable et explicite pour être la cible d’une prospection directe. L’opt-in est une obligation imposée par la loi LEN et par les recommandations d’application émises par la CNIL. Son non-respect constitue une infraction qui peut être punie d’une amende de 750 euros par message publicitaire.
Enfin n’oubliez pas d’exiger une date, et une signature pour la validité de votre bulletin d’adhésion.
Les différents formats du bulletin d’adhésion
Il n’y a aucune disposition légale quant au format du bulletin d’adhésion. Vous pouvez prévoir un formulaire sur papier libre, sur tableur excel ou à remplir en ligne.
Modèle de bulletin d’adhésion gratuit à imprimer pour les futurs adhérents :
Pourquoi passer par un formulaire d’adhésion en ligne ?
Les avantages à passer par un formulaire d’adhésion en ligne sont nombreux:
- Vous pouvez le paramétrer vous-même via des formulaires en ligne qui vous permettront de collecter les données de vos futurs membres et adhérents et de les conserver numériquement dans un tableau Excel. Cela facilitera la vie du président, du secrétaire et du trésorier !!
- C’est aussi un gain de temps non négligeable pour vos membres qui pourront saisir les informations demandées depuis un ordinateur ou un mobile et vous les transmettre en quelques clics sans avoir à se déplacer à la poste ou au bureau de l’association.
- Vous pouvez également proposer le paiement de la cotisation en ligne comme le permet HelloAsso avec son outil d’adhésion gratuit. Collectez vos paiements sans frais ni commission et retrouvez toutes les informations liées à vos adhérents, les documents demandés, suivi des paiements en temps réel dans votre espace administrateur.
Modèle de bulletin d’inscription en ligne :
Exemple de formulaire d’adhésion gratuit pour un club de sport avec licence
Exemple de bulletin d’adhésion gratuit d’une association d’intérêt générale ouvrant droit à une réduction d’impôt
Exemple de bulletin d’adhésion gratuit demandant le chargement d’un justificatif
Exemple de bulletin d’une association avec paiement facilité (paiement en 3 fois)
Exemple de bulletin d’adhésion gratuit proposé par HelloAsso avec montant libre
Exemple de bulletin d’adhésion avec option supplémentaire
Modèle de formulaire d’adhésion gratuit avec questions supplémentaires
Vous pouvez vous inspirer des questions à intégrer dans votre modèle de bulletin d’adhésion gratuit pour votre association ou club.
Modèles de formulaire avec différents modes de remise de carte
Dans votre formulaire d’adhésion gratuit proposé par HelloAsso, vous avez la possibilité de proposer différentes cartes de remise sur place, carte dématérialisée ou carte envoyée par courrier.
Exemple de bulletin d’adhésion avec date et horaires des cours
Vous pouvez personnaliser votre modèle de bulletin d’adhésion en ligne avec les informations relatives aux cours proposés.
Exemple de Bulletin d’adhésion intégré au site internet de l’association
Notre plateforme HelloAsso propose d’intégrer vos formulaires directement à vos sites internet en marque blanche.
Démonstration adhésion en ligne
Pour vous accompagner pas à pas dans votre projet associatif, HelloAsso organise des ateliers en live.
Venez découvrir le formulaire d’adhésion de HelloAsso, poser toutes vos questions et écouter les précieux conseils de nos experts !
