Dans le but de financer leurs activités, les associations loi 1901 peuvent organiser des tombolas. Cependant, la mise en place d’une tombola ne se fait pas à la légère. Effectivement, outre les règlements à suivre et les procédures à effectuer, il convient également de trouver et gérer des billets de tombola. D’ailleurs, la recherche et la gestion de ces billets sont des tâches qui doivent se faire avec la plus grande minutie. Surtout concernant la gestion qui obéit à des règles spécifiques. Aussi, pour éviter les mauvaises surprises ainsi que les fraudes, vous devez connaitre les outils et les astuces pour créer vos billets de tombola. Tout de suite les détails.
Billets de tombola : les règles de fond et de forme
La création de billets de tombola doit se conformer à certaines règles de fond et de forme. Dès lors, pour être valables, ces billets doivent premièrement se composer de deux parties bien distinctes :
- La souche, c’est-à-dire la partie remise au participant
- Le talon : la partie conservée pour le tirage au sort et pour mettre en évidence la transparence de ce dernier
En ce qui concerne les dimensions des billets, l’association est libre de les définir. En effet, il n’y a pas de format standard. Il faut tout simplement que les tickets comportent ces deux parties. En outre, pour rester dans les normes, vous devez faire attention à ce que les billets de tombola contiennent certaines informations obligatoires. Ainsi, le numéro du ticket doit être clairement indiqué sur les deux parties du billet. D’autres données doivent figurer par ailleurs sur la souche, à savoir :
- Le prix du ticket de tombola,
- Le nom de l’association,
- La date du tirage au sort et éventuellement le lieu.
Cependant, d’autres contenus facultatifs peuvent être insérés dans les tickets. Ils visent alors à renforcer les ventes et à donner plus de précisions sur la tombola. Ces informations peuvent être le slogan de l’association, le premier prix à remporter, l’objectif de la manifestation, etc.
Création de billets de tombola : quelles sont les options ?
Avec l’évolution technique et technologique, il est de nos jours très facile de créer des billets de tombola. Grâce aux différents outils informatiques comme Word ou Excel, vous pouvez procéder vous-même à la conception et à l’impression de vos tickets. Cependant, il existe d’autres solutions si vous souhaitez vous dispenser de cette tâche. Rien ne vous empêche ainsi de faire appel à un prestataire. Bien que payante, cette option facilite considérablement vos préparatifs. Pour cela, vous n’avez qu’à concevoir un modèle et contacter un imprimeur local ou disponible sur internet pour le dupliquer.
Sinon, vous avez tout à fait la possibilité de passer par un outil de création et de gestion de billets de tombola en ligne. Il n’y a rien de plus efficace pour toucher un public plus large et vendre rapidement vos tickets. De fait, en quelques clics via un formulaire en ligne, les participants peuvent acheter leurs billets. Quant au paiement, il est à la fois pratique et sécurisé. De quoi simplifier au maximum vos tâches et la vie des participants !
Comment éviter les fraudes ?
Parce que votre tombola sera accessible au public, des personnes mal intentionnées peuvent être tentées de reproduire vos billets pour se faire de l’argent sur votre dos. Pour éviter ces fraudes, il est de votre intérêt de leur compliquer la tâche. Pour ce faire, optez pour un support et des coloris difficiles à reproduire. Vous pouvez par exemple choisir un papier personnalisé ou un papier infalsifiable pour vos tickets. Les papiers à motifs et colorés peuvent également être choisis étant donné qu’ils sont plus compliqués à photocopier.
Pour ce qui est des informations affichées sur les billets, sélectionnez une couleur pantone fluo pour l’écriture. De fait, même scanné, ce type de coloris ne sera jamais similaire à l’original. Enfin, pour couper court à toute tentative de reproduction, ne manquez pas d’apposer votre cachet sur les billets.
En tout cas, la solution la plus simple pour éviter ces actions frauduleuses, c’est de recourir à un outil de création et de gestion de billets de tombola en ligne.
Distribuer les billets de tombola
Une fois les billets de tombola créés, il convient de les distribuer. Pour cela, il suffit de confier la vente aux membres et aux bénévoles de votre association. Aussi, pour une bonne gestion des ventes, faites un tableau récapitulatif dans lequel figurera le nom de chaque vendeur et le nombre de billets que chacun devra écouler. Contactez-les alors régulièrement pour pouvoir mettre à jour votre tableau. Vous pourrez par la suite donner d’autres billets à vendre pour ceux qui auront épuisé leurs tickets.
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