Les cotisations désignent la participation des membres, généralement sous forme monétaire, aux charges de fonctionnement de l’association ou du club, et la contrepartie du droit moral attaché à leur qualité de membre (droit de participer aux assemblées générales, d’être électeur et éligible au conseil d’administration, etc.).
Le caractère facultatif de la cotisation
La loi du 1er juillet 1901 ne précise nulle part l’obligation d’instaurer une cotisation. Il s’agit d’une possibilité offerte aux associations.
Le paiement d’une cotisation n’est donc obligatoire pour les membres que si les statuts ou une disposition législative ou réglementaire le prévoient (par exemple les articles L. 421-8, IV, L. 421-13, al. 1er et L. 421-14, al. 1er du code de l’environnement concernant les fédérations de chasseurs, respectivement départementales, régionales et nationale).
Elle est toutefois en pratique nécessaire, lorsque l’association ne reçoit aucun financement public (ce qui est d’ailleurs de plus en plus souvent le cas), pour pourvoir à ses ressources. De plus, l’institution d’une cotisation obligatoire permet de « tester » la motivation des adhérents de l’association.
Elle permet également, en cas de litige, de prouver la qualité de membre de l’association, selon que son paiement ait ou non été effectué.
La cotisation revêt un caractère périodique. Elle est due une fois par an (même si elle peut éventuellement être versée en plusieurs fois). Elle se distingue en cela du droit d’entrée, prévu dans certaines associations, qui n’est versé qu’une seule fois, lors de l’acquisition de la qualité de membre.
Le non-paiement de la cotisation n’entraîne pas l’exclusion automatique de l’adhérent, sauf si les statuts de l’association le prévoient.
Quand la cotisation doit-elle être versée à l’association ?
Sans précision, les adhérents peuvent s’acquitter du paiement de leur cotisation quand ils le souhaitent, tant que l’association ne les oblige pas à le faire à une date donnée.
Il est donc important que les statuts ou un règlement intérieur fixent une date limite pour le versement des cotisations à l’association. Par exemple, une cotisation annuelle versée dans les 15 premiers jours de l’année civile ou scolaire.
Pour limiter les impayés, il est important de bien communiquer auprès des adhérents sur le coût de la cotisation :
- la différence entre le coût réel de la pratique pour l’association et le montant de la cotisation,
- la différence de montant avec une entreprise,
- les différents dispositifs d’aide au paiement de la cotisation (CAF, tickets sport, dispositifs des conseils général et régional, etc.),
- les raisons d’une hausse ou d’une baisse de son montant.
Quand contacter le membre pour non-paiement de sa cotisation.
Selon le fonctionnement de votre association, vous pouvez raisonnablement laisser un à deux mois pour régler les adhésions après le 1er appel cotisation.
Selon vos activités : club sportif, avec démarrage rapide des cours, association caritative, etc… vous n’aurez pas les même impératifs. Vous pourrez même décider à partir d’une certaine date de ne plus relancer vos membres pour le paiement de leur cotisation considérant qu’ils ne pourront de toutes façons plus s’intégrer aux activités de votre association.
Que se passe-t-il en cas de non règlement de la cotisation ?
En tant que membre de l’association, l’adhérent, si cela est prévu dans les statuts ou le règlement intérieur, doit s’acquitter de sa cotisation. Si cela n’est pas fait en temps et en heure, l’association a en sa disposition plusieurs solution ; le règlement du litige à l’amiable par l’envoi de courriers de rappel ou l’avertissement oral du membre ou l’exclusion de l’association.
Rappel de cotisation non payée pour l’année : courrier type
Le rappel de cotisation non payée est adressé par courrier au membre de l’association concerné.
Lorsque le règlement de la cotisation conditionne l’adhésion :
- Le rappel de cotisation doit mentionner que le non-règlement de la cotisation entraîne la perte du statut d’adhérent.
- Un bulletin de renouvellement d’adhésion doit être joint au courrier.
- L’association conserve une copie du courrier à titre de preuve, dans l’hypothèse où un adhérent conteste son exclusion.
- Plus le message sera explicatif (avantages de l’adhésion, conséquences pour l’association etc..) plus les chances de succès seront grandes.
Une fois la cotisation réglée, l’association remet un reçu à l’adhérent.
Modèle lettre de rappel de cotisation
Date et lieu
Madame, Monsieur (ou Cher membre)
Nous vous avons envoyé récemment le montant de la cotisation de notre association pour l’année . Or, à ce jour, et sauf erreur de notre part, nous n’avons toujours pas reçu votre règlement concernant cette cotisation. Nous vous rappelons qu’en l’absence de ce paiement, votre carte de membre ne peut pas être créée / renouvelée et que vous ne pourrez pas prendre part à nos activités/que vous perdez votre statut de membre/adhérent de notre association.
Nous vous invitons donc à régulariser votre adhésion en nous envoyant la somme de X euros par chèque à l’ordre de ou en paiement directement en ligne par carte bancaire via le lien suivant . Si vous venez de procéder au règlement de votre cotisation et que nos courriers se sont croisés, veuillez ne pas tenir compte de ce rappel.
En espérant vous compter prochainement parmi nos membres actifs, nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de nos salutations distinguées.
Le rappel de cotisations peut être un moment délicat pour un trésorier, la bonne gestion des adhésions permet d’identifier et d’informer les membres concernés dès la survenu d’un paiement manquant. Afin d’entamer des démarches à l’amiable avec bienveillance et respect.
Bon à savoir
La première source de retard de règlement de cotisation survient à cause d’une carte bancaire expirée 😉 N’hésitez pas à contacter votre adhérent en ce sens avant toute démarche.
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