Durée de validité d’une adhésion : quand et comment lancer le renouvellement des cotisations ?
Si votre association se lance dans l’aventure de la récolte d’adhésion, elle aura besoin de programmer la période de validité de ses adhésions.
Quelle durée d’adhésion proposer à ses adhérents ?
La périodicité, la période de validité ou encore l’échéance des versements de l’adhésion sont prévues par les statuts et le règlement intérieur rédigés lors de la création de l’association. Au sein des statuts, c’est généralement l’article 6 qui correspond aux modalités des admissions et adhésions à l’association.
A savoir, le versement d’une adhésion n’est pas obligatoirement annuel, ni forcément effectué en début d’année civile (Janvier) ou scolaire (Septembre). Ce versement n’est pas nécessaire fixé, il peut être à prix libre, le futur adhérent décide lui même de son prix.
A noter : L’adhésion peut être entièrement gratuite si ce n’est pas un moyen de financement pour l’association.
Les périodes de validité d’une adhésion
Selon ce qui a été rédigé dans les modalités, vous devez proposer une adhésion valide sur une période définie :
- Année civile : l’adhésion est alors valable jusqu’à la fin de l’année en cours au moment du paiement (Janvier à Décembre)
- Année scolaire : l’adhésion est alors valable du 1er septembre au 30 juin
- Année glissante : l’adhésion est alors valable pendant les 12 mois qui suivent le paiement
- Illimitée : l’adhésion n’a pas de date d’expiration
- Personnalisée : l’adhésion est valable sur la durée que vous déterminez
Il faut que les adhérents soient pleinement conscients de la date d’expiration de leur adhésion. C’est une information qui est donc à indiquer sur le bulletin d’adhésion.
Bon à savoir
Sur l’outil d’adhésion HelloAsso, la période de validité de l’adhésion est clairement présentée sur le parcours d’adhésion.
Les périodes propices aux appels à cotisation
Généralement, Septembre et Janvier sont les mois les plus propices pour collecter les adhésions. Chez HelloAsso, nous relevons nous même une hausse de l’utilisation de l’outil d’adhésion. En effet, la dynamique de “rentrée” invite les personnes souhaitant intégrer une association à le faire durant ces périodes.
Septembre, c’est la rentrée scolaire, les vacanciers reprennent leurs activités, nous repartons sur de nouvelles bases. Les associations sportives, culturelles ou de loisirs par exemple, sont amenées à proposer leur bulletin d’adhésion à cette période car elle permet une gestion jusqu’à l’année prochaine (Juin M+10).
Janvier, c’est la rentrée (civile), symbole de la nouvelle année et des bonnes résolutions. L’adhésion dite civile permet une gestion sur l’année même et évite les chevauchement d’une année sur l’autre.
Quelque soit l’activité de votre association l’adhésion signe la rentrée officielle de l’adhérent au sein de la structure associative. Si vous avez des temps forts durant l’année (spectacle, salon, expositions, concerts, matchs, tournois, cérémonies…) il est préférable d’anticiper l’adhésion afin de financer une partie de la trésorerie, et cela, surtout si vous avez une jauge maximum d’adhérents à ne pas dépasser.
En résumé, il n’existe aucune injonction contraignant l’association à lancer sa campagne d’adhésion lors d’une période fixe, car l’adhésion peut être ouverte tout le long de l’année (année glissante). En revanche, la gestion à date fixe vous permet de centraliser les efforts de communication et d’administration sur une seule période. Vous pourrez donc gérer le flux des nouveaux adhérents et celui des adhérents souhaitant renouveler leur adhésion !
À quel moment proposer le renouvellement des cotisations à l’association ?
Les modalités présentes dans les statuts peuvent prévoir une date à compter de laquelle l’adhésion doit être renouvelée. Dans le même schéma, si vous avez choisi une adhésion annuelle civile, la date de renouvellement sera donc le 1er janvier de l’année suivante. A défaut, la personne est adhérente jusqu’à la disparition de l’association ou son départ de celle-ci.
Quand ?
Le renouvellement de l’adhésion peut être proposer en même temps que l’appel aux adhésions classique. Il faudra cependant dissocier les adhérents actuels des adhérents potentiel en personnalisant vos communications. Une invitation au renouvellement fait notamment référence au statut de l’adhérent et de son implication dans l’association.
Aussi, vous pouvez lancer une campagne de renouvellement en guise de “pré-adhésion”. L’idée est d’assurer financièrement une partie des adhésions pour des questions de trésorerie.
Astuce
Pour inciter à renouveler son adhésion en avance, un dispositif simple consiste à proposer un tarif réduit avant le lancement officiel des inscriptions. Vous pouvez limiter le nombre d’adhérent pouvant bénéficier de ce tarif préférentiel et donc les inciter à cotiser en amont. Cette technique peut également vous aider dans une situation de réticences à la transition vers le numérique de vos inscriptions.
Comment ?
Tout comme un appel aux adhésions classique, le renouvellement de celle-ci est un nouveau défi pour l’association. Le renouvellement doit donc s’appréhender de la même manière qu’une campagne. Il faut séduire et intéresser de nouveau l’adhérent afin de lui donner envie de cotiser les années suivantes.
En reprenant le registre des adhérents ou votre base de données, il sera facile d’identifier vos anciens adhérents. Vous pourrez ainsi préparer une invitation personnalisée !
Pour préparer son contenu, nous vous conseillons d’inclure :
- Les remerciements : Commencer par remercier les adhérents pour leur soutien durant l’année écoulée, l’idée est de les fidéliser et de mettre en valeur leur contribution.
- Un retour en arrière sur vos actions : C’est l’occasion de présenter un récapitulatif des activités et temps forts de l’année. Partagez des photos, infographies, témoignages pour illustrer ces bons souvenirs.
- Le programme à venir : Enfin, vous pourrez proposer un nouveau programme attrayant sur ce qui les attend s’il vous suivent de nouveau !
Astuce : Si vous avez un historique précis dans votre base de membres, vous pouvez identifier les adhérents de longues dates en leur proposant de devenir des ambassadeurs de votre association. N’hésitez pas à les investir d’une mission de porte parole s’ils sont volontaires et toujours prêts à vous rendre service ! La clé est la personnalisation de votre parcours relationnel, faire évoluer leur implication est une reconnaissance précieuse.
Si vos adhérents ont passé une belle année dans votre association, nombreuses sont les chances qu’ils se lancent de nouveau à vos côtés l’année suivante !
Comment modifier la période de validité d’une adhésion ?
L’association étant libre de fixer ses conditions d’adhésions, il en vient de fait qu’elle ait un droit de modification sur ces statuts. Elle sera en revanche tenue de déclarer au greffe des associations toutes modifications statutaires. Par ailleurs, les statuts prévoient généralement les conditions dans lesquelles ces derniers peuvent être modifiés. Si ce n’est pas le cas, la décision de modification doit être adoptée en assemblée générale.
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