Et voilà, nous y sommes, c’est la rentrée des classes mais surtout celles de votre association. L’assemblée générale à préparer, le forum des associations, les premier week-end, les entraînements, le recrutement…
Vous ne savez pas par où commencer et comment re-mobiliser vos membres, vos bénévoles ainsi que vos adhérents et donateurs ?
En tout cas c’est le bon moment pour organiser un un événement, une réunion et les informer sur les temps forts à venir pour l’année !
Un événement de rentrée, pour quoi faire ?
Faire le point et préparer l’année avec votre bureau
La rentrée est un des moments clés pour prendre de bonnes résolutions et amorcer des changements dans la vie de votre association : réunissez donc les membres du bureau ou de votre conseil d’administration de votre association sur les points que vous souhaitez améliorer dans la gestion de votre association ou encore dans la communication et proposez des solutions alternatives.
Connaissez-vous la méthode SAD, GLAD, MAD ? Elle permet de laisser à chacun un espace d’expression sur ce qu’il a aimé, ce qui l’a rendu triste ou même fou au cours de l’année passée. L’équipe vote ensuite pour les sujets à aborder plus en profondeur et cherche des solutions aux problèmes ainsi soulevés. C’est l’occasion d’aborder tous les sujets, positifs ou négatifs, importants ou secondaires et d’en discuter ouvertement d’une façon ludique et détendue !
C’est aussi un bon moyen de faire émerger de nouvelles idées ou solutions pour l’année à venir.
Re-motiver vos bénévoles et adhérents !
C’est le moment de rassembler tout le monde, surtout si vous avez laissé tranquille vos adhérents et que vous ne leur avez envoyé aucun mail depuis 2 mois ! Les assemblées générales sont un bon moment pour réunir le maximum d’adhérents, n’oubliez pas de les prévenir suffisamment en avance et de choisir un jour et un heure qui puissent convenir au plus grand nombre. Plus vous serez nombreux, plus vous aurez de l’impact ! En mage de celle-ci, organisez un apéritif avant ou après pour remercier vos membres et bénévoles de leur investissement et prendre le temps de discuter de façon informelle.
Vous pouvez aussi programmer une réunion ou soirée pour planifier les grands moments de mobilisation à venir, et répartir les responsabilités. Lors du premier Conseil d’administration par exemple…
Re-créer du lien avec votre communauté !
La rentrée c’est aussi le moment de recontacter vos soutiens et amis.
Reprenez votre liste d’adresses e-mail et envoyez un joli mail de rentrée ! Faites un point sur la situation de l’association, informez vos contacts de tout ce que vous avez prévu cette année, ou dans les prochains mois. Annoncez les prochains événements auxquels ils peuvent participer et n’oubliez pas de leur proposer de s’investir ou de donner un petit coup de pouce.
Partagez votre formulaire d’adhésion, votre billetterie en ligne pour le prochain événement, et glissez un lien pour vous faire un don !
Aller à la rencontre de nouveaux adhérents, sensibiliser de nouvelles personnes…
Et parce que vous projetez sûrement d’avoir plus d’adhérents que l’année dernière, pourquoi ne pas dédier un événement à la découverte de votre association pour ceux qui ne vous connaissent pas encore ? Imaginez des ateliers, des réunion découvertes ou des cours d’essai dans lesquels ils pourront s’initier à votre activité ou mieux comprendre l’objet de votre association.
Proposez un format convivial et mettez en valeur vos adhérents. Programmez des démonstrations ou compétitions ouvertes au public et demandez-leur pour l’occasion de venir avec un invité… Vos adhérents sont vos meilleurs ambassadeurs !
Pensez aussi à préparer votre présence au forum des associations de votre ville pour vous faire connaître et faire des démonstrations.
Réservez votre stand, mobilisez vos bénévoles pour qu’ils soient présents, et prévoyez quelques prospectus d’information sur vos informations. Cherchez à vous démarquer et à attirer l’attention, si vous avez des tenues, équipement de clubs n’hésitez pas à les sortir ! Exposez vos albums photos, ou diffusez-les sur un ordinateur.
Et côté organisation ?
Que vous demandiez une participation financière ou non, l’organisation de tous ces événements peut-être largement facilitée grâce à la billetterie en ligne de HelloAsso qui permet de connaître le nombre de participants à l’avance et d’en savoir plus sur leur participation aux repas ou aux ateliers par exemple, grâce à l’ajout d’options supplémentaires.
Si l’événement est payant, l’organisation d’une billetterie vous permettra d’éviter de gérer sur place de l’argent liquide ou des chèques, d’avoir à les encaisser ou encore à les saisir dans votre base de données.
Pour les événements ou vous êtes nombreux, l’application Android HelloAsso ou IOS vous permettra de pouvoir pointer facilement les personnes présentes à l’événement et de les diriger vers les activités qu’ils ont choisi.
Enfin, utiliser la billetterie en ligne pour tous vos événements payants comme gratuits vous permettra de récupérer des informations de contact sur les participants. Pensez-y lorsque vous proposez des cours d’essai par exemple, pour pouvoir recontacter facilement les participants et leur demander d’adhérer ou de participer à de prochains événements !
