Organiser une fête, s’engager bénévolement pour une association organisatrice de festivités, proposer de nouvelles animations,… 

Dans cet article, nous vous expliquons comment HelloAsso peut vous aider dans l’organisation des activités de votre comité des fêtes. 

Qu’est-ce qu’un comité des fêtes ?

Un comité des fêtes est une association à but non-lucratif initiée par une mairie regroupant des représentants des artisans d’une commune, des membres du conseil municipal et surtout des habitants de cette commune. Son objectif ? Animer socialement la ou les communes aux alentours pour le bien-être des habitants. Pour cela, le comité organise des événements d’ordre culturel, social ou encore éducatif. 

Et HelloAsso dans tout ça ? Notre plateforme met à disposition ses outils gratuitement pour permettre aux comités de faciliter leurs actions grâce à des outils de paiement en ligne.

Pour quelles festivités utiliser HelloAsso ?

Soirées festives : bals, spectacles, feux d’artifice,…

Traditionnelles rencontres organisées par les comités des fêtes, les bals, spectacles ou encore les feux d’artifice sont des moments importants dans l’année d’une commune. Ils permettent de se retrouver simplement le temps d’une soirée, d’échanger sur les actualités de la vie communale, de fêter un événement particulier, etc. Tous ces moments peuvent célébrer bon nombre d’occasions et peuvent être à destination de nombreux citoyens de la commune : bals de fin d’année, de Noël, réveillon de la Saint Sylvestre, inauguration d’un événement ou célébration d’une personnalité de la commune,… Organiser ce type d’événement requiert une organisation en amont, plus ou moins importante.

Souvent organisées dans une salle, vous êtes nombreux à instaurer une jauge d’inscription définie pour vos soirées festives. Limiter le nombre d’inscrits permet une logistique plus fluide lorsque vous souhaitez prévoir un repas ou cocktail par exemple mais aussi, tout simplement, afin de s’assurer que la salle et ses équipements seront adaptés au public que vous allez recevoir. 

Cette organisation rigoureuse peut être facilitée par de la gestion d’événements en ligne. Que votre comité mette en place une jauge ou non, une billetterie en ligne adaptée permettra une meilleure gestion des entrées le jour J, mais aussi une meilleure visibilité pour vos participants lors de l’inscription.

Notre outil billetterie vous permet de : 

• Dématérialiser cette dernière en ligne afin qu’elle soit disponible 24/24h 7/7j.
• Instaurer une jauge afin de faciliter la logistique, de bloquer les inscriptions une fois cette dernière atteinte pour ne pas vendre au-delà des capacités d’accueil, et de rajouter des places si certaines se libèrent.
• Demander et récolter des informations dont vous avez besoin sur vos participants en amont de votre événement : régime spécifique (végétarien, sans gluten, etc.). Savoir s’ils ont déjà participé à un événement dans votre commune, s’ils connaissaient votre association avant… Ainsi que vous aurez accès à ces données dans votre espace « association » HelloAsso mais aussi la possibilité d’utiliser ces informations.
• Le jour J, scanner les billets avec notre application mobile grâce à l’édition automatique d’un QR code par participant.

Pour en savoir plus et être aiguillé sur l’utilisation des outils HelloAsso, téléchargez le guide d’Accompagnement dédié aux structures de la FNCOF

Rencontres conviviales : marchés, brocantes, expositions,…

L’organisation de rencontres conviviales permet de dynamiser la vie de la commune. Pour se retrouver autour d’un marché, d’une fête foraine, d’un loto ou encore d’une exposition, cela permet aux habitants de se rencontrer, de partager leur quotidien ou leur passion mais aussi de lier des amitiés et d’échanger avec des personnes de différentes générations ou quartiers par exemple.

Organiser des événements ponctuels peut être un levier pour attirer des visiteurs dans votre commune et la dynamiser davantage ! Servez-vous-en afin d’augmenter le nombre de participants à vos prochaines activités et pourquoi pas de recruter d’autres bénévoles pour continuer d’agrandir votre communauté. Notre conseil : organisez-vous en amont en créant une billetterie en ligne sur HelloAsso. L’objectif ? Vous faciliter la vie ! Cette organisation par le biais d’une billetterie en ligne peut vous permettre de :

• Récupérer les renseignements de vos participants directement sur votre espace “association” HelloAsso et les exporter sur un fichier Excel.
• Avoir une page web qui présente votre structure ainsi que des pages dédiées pour chacun de vos événements. Des pages que vous pouvez personnaliser et qui sont disponibles 24/24h 7/7j.

• Communiquer facilement sur les inscriptions de votre événement : intégrer vos billetteries sur votre site grâce à des widgets et / ou partager son lien sur vos réseaux sociaux en quelques clics
• Gérer l’entrée de vos participants le jour J grâce au scan de notre application mobile

La billetterie vous permet de suivre le nombre d’inscrits en amont de votre événement afin de prévoir le nombre de bénévoles en fonction du nombre de participants, de prévoir une nouvelle communication si le nombre d’inscrits stagne ou encore d’ajouter d’autres billets si ce nombre décolle ! 

Comme vous l’avez compris les billetteries en ligne HelloAsso permettent de contrôler les entrées grâce à notre application mobile. Celle-ci vous permet de scanner les billets des participants directement depuis votre smartphone. 

Pour en savoir plus, suivez le Guide et téléchargez celui dédié aux structures de la FNCOF

Focus outil billetterie

Billetterie en ligne : l’outil incontournable !

Vous l’aurez compris, notre objectif est de vous aider afin que vous, vos bénévoles, sans oublier vos participants puissent penser à l’essentiel : se retrouver et partager un moment convivial. Notre outil billetterie vous aide dans ce sens, il permet à l’équipe organisatrice de créer une billetterie disponible 24/24h 7/7j avec une personnalisation poussée (possibilité de limiter le nombre de places, de limiter le nombre d’achats par internaute, de mettre en place des codes promotionnels ou encore de stopper complètement la billetterie une fois la jauge atteinte).

Une meilleure gestion le Jour J !

Le jour J est arrivé ! Votre travail de l’ombre est révélé au grand jour, toute l’organisation se met en place. Afin d’ajouter une plus value, HelloAsso vous accompagne dans la mise en place d’une tombola grâce à notre outil de billetterie qui vous permet de l’organiser directement en ligne. Personnalisable, vous pouvez proposer des lots de billets de tombola ou simplement des ventes à l’unité.  Le tirage au sort peut être fait grâce à l’édition des billets sur Excel, pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre article de centre d’aide dédié spécialement à la création d’une tombola en ligne. 

Nous vous accompagnons afin que votre événement soit le plus réussi possible et reste gravé dans les mémoires de vos participants.

Retrouvez notre centre d’aide spécial billetterie !

Comment communiquer sur votre événement ?

Organiser un événement, c’est prendre du temps pour créer un souvenir. Alors pour mettre toutes les chances de votre côté, la communication ne doit pas être laissée pour compte. Aujourd’hui, celle-ci est primordiale pour conquérir de nouveaux participants et ainsi diversifier votre public mais aussi pour valoriser vos actions et votre association avant, pendant et après votre animation. 

Qu’elle soit sur vos réseaux sociaux ou non, la communication reste une plus-value importante pour votre association. Une absence de communication sera d’autant plus remarquée de nos jours car la plupart des personnes ont le réflexe de chercher des activités à faire près de chez elles sans connaître les structures qui les entourent, et donc par le biais de relais d’information (presse, magazine, agenda local, réseaux sociaux,…). 

La préparation de vos communications en amont sera importante afin d’anticiper vos actions : impressions des affiches, mise en place d’un kit de communication, prise de contact avec la mairie, emails à vos adhérents, envoie des éléments clés à la presse locale, etc.

Retrouvez tous nos articles relatifs au monde de la communication des associations sur notre blog !

HelloAsso vous félicite pour votre engagement auprès de vos communes et villes de France !