Selon la loi une association n’a pas l’obligation légale de rédiger un procès-verbal du conseil d’administration. Mais dans un souci évident de régularité et de transparence de son fonctionnement, il reste nécessaire, voire conseillé. Rédigé et signé après chaque réunion, le procès-verbal doit être approuvé lors de la prochaine réunion, soit par sa lecture avant le début de la séance, soit par sa transmission au moment de la convocation. Qui rédige le procès-verbal du conseil d’administration ? Quels sont les éléments à mentionner ? Quel style faut-il adopter ? Autant de questions qui trouveront leurs réponses ci-après.
Procès-verbal du conseil d’administration : dans quel intérêt ?
La rédaction du PV
Le procès-verbal du conseil d’administration est un document qui retranscrit fidèlement ce qui a été dit durant la réunion :
- les décisions qui ont été prises,
- le mode de vote,
- les motions qui ont été présentées, etc.
À ce titre, il doit être le plus détaillé et plus clair possible, sans pour autant reprendre tout ce qui a été dit lors de la réunion. Les appréciations personnelles ainsi que les citations ne doivent pas apparaitre dans le procès-verbal du conseil d’administration.
Ainsi, en cas de contestation d’une décision ou de divergence d’opinions, les dirigeants peuvent s’appuyer sur le procès-verbal pour justifier leurs actions. De ce fait, le PV sera la référence à des fins de confirmation. En cas d’absence de ce document, il n’y a aura bien sûr pas de sanctions pénales, mais les décisions prises peuvent être annulées par la justice sur demande d’un membre, d’un partenaire ou d’un tiers.
En temps normal, le procès-verbal du conseil d’administration est un document interne à l’association. Toutefois, il peut être communiqué à des organes extérieurs pour des raisons particulières :
- À l’administration, aux banques… pour une délégation de signature par exemple ;
- À la préfecture en cas de changement dans l’instance dirigeante de l’association (nouveau président, nouveau trésorier, etc.)
Le procès-verbal du conseil d’administration est rédigé par le secrétaire de séance et signé conjointement par lui et le président de l’association, sauf clause particulière dans les statuts (par exemple par un ou deux membres du conseil d’administration).
Valeur juridique du PV du Conseil d’administration
En principe, tout ce qui est transcrit dans le procès-verbal du conseil d’administration fait foi jusqu’à preuve du contraire. Sa valeur juridique est donc incontestable, sauf preuve de son inexactitude.
Le procès-verbal du conseil d’administration peut être rédigé en version papier ou électronique, ce dernier étant plus recommandé. Dans tous les cas, il doit être conservé au siège social de l’association et pouvoir être consulté aisément par tous les membres sur demande.
Les éléments à mentionner dans le procès-verbal du conseil d’administration
Pour faire foi, le procès-verbal du conseil d’administration doit mentionner certaines informations et ne retenir que ce qui est important. En règle générale, ce sont les statuts et éventuellement le règlement intérieur qui fixent les modalités de rédaction du procès-verbal, les personnes aptes à le rédiger et à le signer, le support de rédaction, les conditions de délivrance des copies ou des extraits, etc. En tout cas, le procès-verbal du conseil d’administration doit contenir les éléments suivants :
- Le nom de l’association ;
- Le nom de l’organe appelé à délibérer : conseil d’administration ;
- Le lieu de la réunion ;
- La date et l’heure de la réunion en lettres ;
- Le mode de convocation et la date d’envoi de la convocation ;
- L’ordre du jour et la liste (ou les copies) des documents joints à l’ordre du jour ;
- L’indication des membres présents et, éventuellement les membres représentés ainsi que leurs mandataires, si le vote par procuration est autorisé ;
- Le nom du président de séance et du secrétaire de séance ;
- Le résumé des débats et des interventions, en faisant clairement mention des éventuels incidents de séance (les retards et les sorties anticipées) ;
- Le texte des résolutions soumises au vote ;
- Le résultat du vote en faisant apparaître les votes positifs, négatifs, les abstentions, les bulletins blancs ou nuls ;
- L’heure de clôture de la séance ;
- Les noms et les qualités des personnes qui signent le procès-verbal.
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Quand rédiger le PV du conseil d’administration ?
Dans un souci de fidélité du procès-verbal, celui-ci doit être rédigé le plus tôt possible. De plus, cela permet de distribuer rapidement le PV aux membres du conseil d’administration (le délai conseillé étant de 24 heures après la réunion). Ainsi, chacun pourra s’acquitter des tâches qui lui ont été confiées à temps et présenter son rapport à la prochaine réunion du conseil d’administration.
Par ailleurs, rédiger au plus tôt le PV permet aux membres de vérifier l’exactitude du document, et le cas échéant donner le temps au secrétaire de séance de modifier certains passages. Si tel est le cas, il est nécessaire de préciser qu’un procès-verbal révisé remplace et annule le précédent pour éviter toute confusion.
Il est conseillé d’annexer au PV une feuille émargée par les membres présents et les personnes titulaires de pouvoirs pour savoir si le quorum imposé par les statuts est atteint et permettre le calcul de la majorité requise pour l’adoption des décisions.
