Le conseil d’administration d’une association (CA)

Contrairement à l’assemblée générale, le conseil d’administration d’une association est facultatif. A moins toutefois que ses statuts aient prévu de le mettre en place. D’ailleurs, les dispositions statutaires de l’organisme associatif fixent généralement le nombre et les conditions de nomination des membres de cet organe. Mais également ses attributions, la périodicité des réunions, les modalités de convocation des administrateurs, etc. Dans tous les cas, il peut s’avérer très utile d’en créer un. Découvrez alors ci-après tout ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Un organe non obligatoire, mais nécessaire

En principe, les fondateurs ont toute liberté de décider de l’organisation de leur association loi 1901. Ils peuvent dès lors choisir de ne pas constituer un conseil d’administration. Néanmoins, pour certaines structures associatives, elles doivent se doter de cet organe conformément à leurs clauses statutaires. Il en est ainsi de celles qui souhaitent obtenir ou conserver leur reconnaissance d’utilité publique ou leur agrément. De même, il convient d’en établir un si la taille de l’association évolue et qu’il est indispensable de faciliter sa gestion. Cela permet en plus d’éviter de réunir chaque fois l’assemblée générale dès qu’il faut prendre une décision. Pratique, n’est-ce pas ?

Conseil d’administration d’une association loi 1901 : sa composition

Principal organe de gestion de l’association, le conseil d’administration se compose des membres de l’organisme. En général, les statuts déterminent les critères pour être éligibles à la fonction d’administrateur, la durée du mandat et le mode de nomination. Cooptation, élection, nomination statutaire, administrateurs qui siègent de droit…, les options ne manquent pas.

Mais, dans la plupart des cas, la désignation des administrateurs s’effectue parmi les membres les plus anciens. À l’exception des collectivités publiques qui ne s’appuient sur aucun critère d’ancienneté pour le choix des membres de cet organe. En effet, n’importe quel membre peut devenir membre du conseil d’administration. Et parce que l’association loi 1901 peut se composer aussi de personnes morales, celles-ci peuvent prétendre au poste d’administrateur. Pour cela, elles doivent nommer une personne physique chargée de les représenter à toutes les réunions du conseil.

Quant à la durée du mandat des administrateurs, elle doit figurer dans les dispositions statutaires de l’organisme associatif. Dès lors, il ne faut pas qu’elle soit ni trop longue ni trop courte. De fait, l’immobilisme ou l’instabilité peut nuire au bon fonctionnement de la structure. Un mandat de 3 ans est ainsi idéal.

Bon à savoir

Si les statuts (ou éventuellement le règlement intérieur) de l’association ne font aucune mention de la durée du mandat des membres du conseil d’administration, alors, ces derniers peuvent mettre fin à tout moment à leurs fonctions en démissionnant. Leur révocation est également possible pour l’une des raisons suivantes :

• Non-respect de la limite d’âge
• Administrateur représentant une personne morale en liquidation judiciaire
• Administrateur privé de ses droits civiques ou de sa capacité (déclaré incapable)

Les attributions spécifiques aux administrateurs d’une association

Comme mentionné plus haut, ce sont les statuts de l’association qui définissent les pouvoirs dévolus au conseil d’administration. En l’absence de toute précision dans les statuts et/ou le règlement intérieur, les compétences des administrateurs se limitent à la gestion et à l’administration courante de l’organisme. À savoir :

• La convocation des assemblées générales (ordinaires et extraordinaires) et la détermination de l’ordre du jour
• Le recrutement de personnel salarié ainsi que la suppression des postes rémunérés au sein de l’association loi 1901
• L’admission ou bien l’exclusion des adhérents
• La préparation du budget prévisionnel
• Le cas échéant, l’adoption des dépenses non prévues dans le budget prévisionnel
• L’exécution de la politique décidée et définie par l’assemblée générale de l’association
• L’ouverture des comptes bancaires
• La remise des délégations de signature aux personnes mandatées par l’organisation associative
• La nomination des membres du bureau et la surveillance de leurs actions

Mais, ce n’est pas tout ! Le conseil d’administration peut également arrêter :

• Les projets qui feront l’objet d’une décision à l’assemblée générale
• Les comptes de l’association nécessitant l’approbation de l’assemblée générale annuelle

En tout cas, l’assemblée générale a tout à fait la possibilité de lui interdire la réalisation de certaines tâches qui entrent généralement dans ses attributions. Mais encore de lui accorder des pouvoirs supplémentaires dans le cadre d’un mandat spécial.

Quid de son fonctionnement ?

Les fondateurs de l’association peuvent établir librement les modalités de fonctionnement du conseil d’administration au moment de la rédaction des statuts. Pour ce qui est des conditions de convocation et de déroulement des réunions du conseil, ce sont normalement les mêmes que celles de l’assemblée générale.

Cependant, pour s’assurer au maximum de l’efficacité de la gestion de l’association et de la rapidité des prises de décision, il est plus judicieux de simplifier le formalisme de convocation et de déroulement des réunions. Il vaut mieux ainsi privilégier un délai de convocation plus court. En outre, il convient d’arrêter un ordre du jour précis et définitif lors de l’ouverture de la séance. Une bonne répartition des rôles est par ailleurs de mise pour une réunion performante.

Réunion du conseil d’administration : l’importance d’un compte-rendu

Comme pour l’assemblée générale, le déroulement de la réunion du conseil d’administration doit également faire l’objet d’une retranscription par écrit. Le procès-verbal permet effectivement de prouver la régularité des délibérations adoptées.

Concernant le contenu de ce compte-rendu de réunion, il doit comprendre en principe :

• L’identité de l’auteur du procès-verbal (en l’occurrence le secrétaire de séance), sa signature et celle du président de l’association
• Le nom de l’association
• La date, l’heure et le lieu de la réunion
• Le nombre de dirigeants présents et représentés
• L’ordre du jour et le résumé des débats
• Le déroulement du vote (mode de scrutin, résultats…) et les décisions adoptées
• L’heure de clôture de la réunion

À noter que ce procès-verbal de conseil d’administration est un document interne à conserver au siège social de l’association. Il doit être aussi accompagné par la feuille de présence signée par tous les dirigeants présents lors de la réunion.