L’assemblée générale est le seul organe légalement prévu dans la Loi de 1901. Plus encore, c’est l’organe souverain de l’association qui garantit son fonctionnement démocratique. Ainsi, les conditions d’organisation et de convocation, ainsi que les modalités de vote doivent être conformes aux statuts. Par ailleurs, le quorum doit être respecté afin que les décisions prises soient considérées. D’où l’utilité de rendre nécessaire voire obligatoire la feuille de présence. D’ailleurs, ce document est tout simplement incontournable lors des assemblées générales dans une association, même si elle n’est pas obligatoire (sauf clauses spécifiques des statuts).
L’importance de la feuille de présence lors de l’assemblée générale d’une association
La feuille de présence indique le nombre de membres présents à l’assemblée générale. Elle sert donc de référence pour connaitre si le quorum est atteint. Le quorum est le nombre minimum d’adhérents à réunir pour que l’assemblée générale puisse légalement délibérer. Ce nombre est défini par les statuts. À noter que tous les adhérents représentés ainsi que ceux qui ont donné une procuration à un mandataire sont comptés. Qui plus est, dans le silence des statuts, le vote par procuration est de droit et le nombre de pouvoirs de représentation est illimité pour chaque membre.
En outre, la feuille de présence permet de vérifier que tous les votes ont été pris en compte (cette information est particulièrement utile en cas de vote par procuration) et permet de savoir le nombre de voix dont dispose un signataire en son nom personnel et au nom d’un membre absent dont il est le représentant.
Avec le procès-verbal de l’assemblée générale, la feuille de présence est opposable à tous les membres présents à la réunion et qui l’ont signée, c’est-à-dire qu’elle engage ces derniers sur les décisions prises vis-à-vis des tiers. Ainsi, elle tient lieu de preuve de l’approbation d’un membre d’une décision prise en assemblée générale, et dans tous les litiges entre les membres ou les différends de l’association avec les personnes extérieures. À ce titre, c’est un document qui a une forte valeur juridique.
- Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée générale ne peut pas se tenir.
- Tout membre qui en fait la demande peut avoir une copie de la feuille de présence et du procès-verbal de l’assemblée générale sans avoir besoin de donner un motif.
- Les procurations, généralement jointe à la convocation, sont annexées à la feuille de présence mentionnant les absents.
Feuille de présence d’une assemblée générale : les mentions obligatoires
En effet, pour être opposable, la feuille de présence d’AG doit obéir à certaines règles. Entre autres, elle se présente sous la forme d’un tableau et doit contenir les informations suivantes :
- Le nom de l’association ;
- L’adresse du siège social ;
- Le type d’assemblée : annuelle, ordinaire ou extraordinaire ;
- La date et le lieu ;
- L’identité et les coordonnées des membres présents : nom et prénoms, adresse, numéro de téléphone ;
- L’identité des mandataires en cas de vote par procuration ;
- Les signatures des membres présents ;
- Le total des membres présents.
La feuille de présence doit être signée par le président.
Participation à une assemblée par visio
Les membres de l’association qui participent à l’assemblée générale par visioconférence peuvent être réputés présents et inscrits dans la feuille de présence. Mais uniquement si les statuts, ou à défaut le règlement intérieur, prévoient cette option.
Feuille de présence d’une AG : une pièce essentielle à la vérification du quorum
Les responsables de séance (le plus souvent les membres du bureau, c’est-à-dire le président de l’association loi 1901 et le secrétaire de la structure) doivent s’assurer que l’assemblée générale peut parfaitement bien se tenir. Et ce, dès le début de la réunion. Ils doivent notamment vérifier que le quorum prévu dans les statuts (ou bien le règlement intérieur) est réuni. Et pour cause, le quorum permet de garantir la représentativité et l’autorité des AG.
Dès lors, il permet d’éviter que des décisions, tout particulièrement les plus importantes, ne soient prises par une trop petite fraction des membres de l’organisme associatif. D’où l’intérêt de prévoir une feuille de présence.
Le quorum, un point important à vérifier lors d’une assemblée générale d’association
Comme mentionné plus haut, le quorum vous donne la possibilité de savoir si l’assemblée réunit le nombre d’adhérents indispensable pour effectuer une délibération dans le respect des dispositions statutaires. Effectivement, la loi du 1er juillet 1901 (et encore moins son décret d’application) n’impose aucune obligation inhérente au quorum.
Par contre, les statuts de l’organisation à but non lucratif peuvent instituer des règles de quorum. De ce fait, le respect de ces modalités constitue une condition sine qua non à la validité des délibérations adoptées. Cela signifie que toute prise de décision qui n’a pas tenu compte du quorum requis peut faire l’objet d’une annulation.
Il faut savoir qu’il est impératif de respecter le quorum pendant toute la durée de l’assemblée générale de l’association loi 1901. Par contre, il est tout à fait possible pour un membre de quitter la réunion en cours, mais seulement si, même à la suite de son départ, les conditions de quorum sont toujours remplies.
