En tant qu’organe de délibération d’une association loi 1901, l’assemblée générale doit se réunir au moins une fois par an. Et ce, quelle que soit la nature de l’activité de l’organisme associatif. D’ailleurs, c’est une procédure incontournable qui passe par plusieurs étapes essentielles. Convocation, tenue, établissement d’un procès-verbal, communication et publicité, il convient de ne rien négliger. Ainsi, concernant particulièrement la convocation à l’AG, comment procéder ? Y a-t-il des règles à respecter pour sa réalisation ?
Convocation à l’AG : petit point juridique
Pour rappel, l’assemblée générale représente l’organe de décision le plus élevé au sein d’une association loi 1901. Elle se compose en général de tous les membres de la structure, sauf restrictions statutaires (l’âge et l’ancienneté par exemple).
À l’instar de son organisation, la convocation à l’AG constitue également une obligation légale qui doit suivre certaines règles. Pour cela, il faut se référer aux dispositions statutaires de l’association. C’est pourquoi il est primordial de ne pas les oublier lors de la rédaction des statuts. Sinon, le règlement intérieur peut parfaitement bien détailler les éléments à prendre en compte pour l’accomplissement de cette démarche. Ces documents de référence indiquent dès lors :
- L’auteur de la convocation à l’AG
- Les destinataires
- Le mode de convocation
- Le contenu de la convocation
Association loi 1901 : qui peut convoquer une assemblée générale ?
Comme mentionné plus haut, ce sont les statuts (ou éventuellement le règlement intérieur) qui désignent la personne ou l’organe chargé de préparer et d’envoyer une convocation à l’AG. Et cela, qu’il s’agisse d’une AG ordinaire (annuelle) ou bien extraordinaire. Il peut s’agir du président, secrétaire, bureau, conseil d’administration ou alors des sociétaires de l’association (adhérents). Certains membres de l’organisme peuvent également convoquer une AGE en justifiant son intérêt ou son urgence. Mais uniquement si les clauses statutaires le prévoient.
Néanmoins, dans le silence des statuts ou du règlement intérieur, l’initiative de cette convocation revient au président.
Bon à savoir
Si votre association est en collaboration avec les pouvoirs publics et investie d’une mission de service public, sachez que l’autorité de tutelle ne peut en aucune façon émettre une convocation à l’AG.
Qui sont les destinataires d’une convocation à l’AG ?
En règle générale et en l’absence de toute stipulation dans les statuts (et/ou le règlement intérieur) à ce sujet, la convocation à l’AG s’adresse à l’ensemble des membres de l’association. Toutefois, les dispositions statutaires peuvent restreindre l’accès à l’AG à une catégorie de membres sous certaines conditions. Paiement d’une cotisation, âge minimum requis, ancienneté de l’adhésion…, il faut ainsi remplir certains prérequis pour faire partie des membres convoqués à l’AG.
Dans tous les cas, il se révèle indispensable de convier le commissaire aux comptes de l’association à toutes les AG. Dont, notamment celle qui statue sur l’approbation des comptes à l’exercice écoulé (en l’occurrence l’AG annuelle).
À noter que les statuts peuvent très bien envisager la convocation de certaines personnes à l’AG, et ce, même si elles ne sont pas des membres actifs. Il en est ainsi de son personnel salarié, ses anciens sociétaires ou encore ses partenaires et amis.
Les modalités d’envoi de la convocation à une assemblée générale d’association
Suivant les clauses statutaires, plusieurs options sont possibles pour convoquer les participants à une AG d’association :
- Lettre simple
- Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
- Insertion dans la presse (nationale ou régionale) ou le cas échéant dans le bulletin interne
- Courrier électronique
- Mention sur le site internet de la structure
- Affichage dans les locaux de l’organisme associatif
En tout cas, il convient d’adapter le mode de convocation à l’AG en fonction de la forme de l’association et sa taille, voire selon le souhait des membres.
Quid du contenu et du délai de convocation ?
Généralement, le contenu d’une convocation à une AG, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire, doit intégrer différents éléments cruciaux. À savoir l’identité de l’association et de la personne ou de l’organe qui a pris l’initiative de la convocation. Mais également la date de la convocation, l’ordre du jour ainsi que la date, l’heure et le lieu de la réunion. Sans oublier bien évidemment la signature de l’auteur de cette missive.
Le délai de convocation doit permettre aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour et des documents joints à la convocation, s’il y en a. Il doit aussi laisser suffisamment de temps aux organisateurs pour préparer la réunion de manière adéquate. Un délai compris entre 15 jours et un mois est habituellement suffisant pour atteindre ces objectifs.
Pour une convocation envoyée par courrier postal (lettre simple ou LRAR), le délai court à partir de sa date d’expédition et non sa date de réception.
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