L’assemblée générale des associations réunit les adhérents chaque année afin de les informer de sa gestion et de ses activités. Les rapports obligatoires tenues par une association seront présentées par le Président lors de ces assemblées. Il est donc primordial de rédiger et préparer avec rigueur les documents financiers qui seront présentés et votés. Selon son ou ses activités, les rapports sont au nombre de 3 : rapport moral, le rapport d’activité ou sportif, et le rapport financier.
Pourquoi et comment rédiger un rapport d’une association ?
Les rapports annuels d’une association doivent être rédigés par le Président et les trésoriers. Ils sont présentés lors de l’assemblée générale de l’association en toute transparence face aux adhérents. Les rapports devront être rédigés sous format doc et après signature mis sous format PDF.
Le rapport d’activité = description et analyse des activités et des actions menées et échouées tout au long de l’année.
- Le rapport moral = rédigé par le Président, fait le bilan des objectifs passés.
- Le bilan du rapport financier = il fait le bilan de la situation financière de l’association.
- Il est important de noter que le commissaire aux comptes assure la transparence dans la gestion de l’association. Ce qui rend sa présence indispensable pour la certification des comptes de l’association lors d’assemblées générales.
Les rapports obligatoires : le rapport d’activité
Qu’est-ce que le rapport d’activité ?
Présenté par le secrétaire général de l’association, le directeur technique, l’éducateur sportif ou même par le président de la commission sportif, le rapport d’activité est un document qui présente :
- L’activité de l’année écoulée.
- Le bilan des actions et des projets entrepris par l’association, les moyens mobilisés et les résultats obtenus.
- Les mesures à prendre concernant les projets futurs.
Il va sans dire que ceci doit être rédigé de manière à ce qu’il soit bien précis du fait qu’il a un lien étroit avec le rapport financier. Pour cela, des graphiques, des tableaux, des schémas… peuvent être utilisés.
Dans quels cas le rapport d’activité doit-il être présenté ?
En principe, ce sont les fondateurs de l’association qui décident au moment de la constitution si elle rédigera un rapport d’activité ou non. Il est donc possible que les statuts ne prévoient pas le rapport d’activité. Toutefois, l’association est quand même tenue de le présenter dans certains cas, auquel cas la responsabilité contractuelle du président d’association peut être engagée :
- L’augmentation de ses membres.
- L’exercice des activités lucratives.
- Si l’association bénéficie d’un financement public ou privé.
Que contient ce rapport d’activité ?
Si les statuts prévoient la présentation d’un rapport d’activité en assemblée générale, il est primordial de savoir que celui-ci doit contenir certaines mentions :
- L’objet statutaire de l’association.
- Ses valeurs.
- Les relations de l’organisation associative/ses partenaires, ses prestataires, les organismes externes et institutionnels, les pouvoirs publics, etc.
- Le rapport de gestion financière pour l’exercice écoulé.
- L’historique des activités de l’association concernant ses actions, ses bénéfices et le cas échéant les échecs ainsi que les difficultés rencontrées.
- La présentation détaillée des projets à venir.
- Les remerciements inscrits en fin du rapport mentionnant tant les bénévoles ayant réalisé les activités de l’association que les personnes ayant consacré leur temps à l’association
Les rapports obligatoires : le rapport moral
Qu’est-ce que le rapport moral ?
Le rapport moral reprend les éléments du rapport d’activité. Il doit être présenté lors de l’Assemblée générale. Ce rapport fait le bilan de l’exercice de l’année passée et détaille les activités lucratives de l’association et les projets futurs.
Le rapport moral est-il obligatoire?
Si les statuts le prévoient, alors oui il est obligatoire. Et inversement.
Toutefois, lorsque qu’une association enregistre un nombre important d’adhérents, de nombreuses activités lucratives et des subventions, il est fortement recommandé d’en établir un. Par ailleurs, lors de demandes de subventions, le rapport moral est demandé.
Les rapports obligatoires : le rapport financier
Le rapport financier est la synthèse de tous les documents comptables. En outre, il présente le bilan financier et le budget prévisionnel de l’année N-1. Rédigé et présenté à chaque fin d’exercice par le trésorier, il comprend deux documents comptables essentiels : le bilan et le compte de résultat de l’association.
Pourquoi rédiger un rapport financier ?
Le rapport financier permet au trésorier de rendre compte de la transparence et l’honnêteté de la comptabilité de l’association eu égard à ses membres et tous ses interlocuteurs (partenaire, prestataire, adhérents, etc.). Il permet également de rassurer les administrateurs sur la situation financière de l’association. En effet, celui-ci peut être un point sensible puisqu’il s’agit ici des dépenses et des recettes de l’association.
Présentant tous les comptes de l’association, le rapport financier doit être rédigé d’une manière attentive pour éviter les risques d’erreur. Il convient donc d’adopter des termes simples, précis et concrets en plus d’établir un tableau récapitulatif des chiffres. Par ailleurs, des explications et des perspectives d’évolution sont à prendre en compte afin de rassurer les auditeurs de l’exercice mené par l’association.
Le rapport financier doit mentionner toutes les informations touchant aux comptes de l’association :
- Les recettes et les dépenses.
- La nature et la provenance des fonds.
- La situation de la trésorerie.
- L’explication des contenus de l’actif et du passif.
- L’explication des dettes en cas de déficit ainsi que les mesures à prendre pour rééquilibrer l’exercice.
En outre, il doit être accompagné de certains documents comme :
- Le compte de résultat et le bilan du dernier exercice.
- Le nombre d’adhérents, d’utilisateurs ou de bénéficiaires des services fournis par l’association.
- Le nombre d’objets collectés dans l’année.
- Le rapport de l’année.
- Les rapports financiers des années précédentes.
Les rapports obligatoires : le rapport de gestion
Qu’est-ce que le rapport de gestion ?
Le rapport de gestion découle du code du commerce. Tout comme le rapport moral, aucun texte ne précise la nature exacte du contenu. En s’inspirant du contenu du rapport de gestion d’une entreprise, le rapport peut :
- exposer les faits marquants de l’exercice passé
- la situation financière en appui avec le rapport financier
- les événements significatifs depuis la clôture de l’exercice.
Dans quel cas le rapport de gestion est obligatoire ?
Le rapport de gestion est légalement obligatoire pour les associations ayant une activité économique dépassant, à la fin de l’année civile ou à la clôture de l’exercice, deux des trois critères suivants :
- 1 million 550 000 € de total bilan,
- 3 millions 100.000 € de CA HT ou de ressources et
- 50 salariés
Les associations émettant des obligations et les organismes dispensateurs de formation devront également répondre à la rédaction de ce rapport.
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