Qu’il s’agisse d’un tournoi sportif, spectacle ou festival, l’organisation d’un événement associatif n’est pas une mince affaire. Et pour cause, cela prend énormément du temps et de l’énergie. Par ailleurs, des imprévus peuvent nuire au bon déroulement de l’événement. Avec les bons outils et une bonne préparation, vous pouvez optimiser tous vos événements. Voici une liste des outils indispensables pour bien organiser vos événements d’association.
Définir ses objectifs pour une organisation optimale
Avant d’organiser un événement associatif, vous devez vous pencher sur vos objectifs et les définir clairement. En effet, cela vous aidera à définir la date de votre événement, le type, le lieu (en intérieur ou en extérieur), le public cible, etc. Mais, quel que soit le type d’événement, la définition des objectifs est une étape à bien prendre en compte et à ne surtout pas négliger. Appel aux dons, appel à des bénévoles, promotion de votre association… votre événement devra toujours se faire pour une raison précise.
Par ailleurs, fixer des objectifs vous permettra de donner une thématique qui accroche à votre projet. De plus, la mise en place des objectifs vous permettra de savoir quelles tâches sont prioritaires, lesquelles peuvent être déléguées, le nombre des invités, le budget, etc.
Les logiciels de gestion d’événements
Pour organiser votre événement d’association dans des conditions optimales, les logiciels de gestion sont indispensables. En effet, ils organisent tout à votre place puisqu’ils peuvent automatiquement gérer la planification du projet, du début jusqu’à la fin.
Généralement, ils permettent de :
- Personnaliser : créer un événement sur-mesure qui reflète vos valeurs et vos couleurs (badge personnalisé), personnaliser l’accueil des VIP grâce à un SMS de notification, etc.
- Automatiser le processus de validation du budget, la validation de la présence d’un participant à votre événement grâce à un QR code, etc.
- Communiquer entre les équipes : échange de messages entre les membres de l’association sur l’avancement du projet…
- Centraliser : analyser les données et les informations clés de l’événement permettant d’identifier les points positifs ou négatifs à améliorer lors de vos prochains événements.
Grâce à ces logiciels de gestion d’événement, vous gagnez du temps. Du temps que vous pouvez utiliser pour vous consacrer à votre association.
La billetterie en ligne
Pour une organisation efficace de votre événement d’association, le logiciel de billetterie en ligne est recommandé. HelloAsso met à la disposition des structures associatives un outil de billetterie en ligne qui permet de :
- Créer et personnaliser le formulaire d’inscription à votre événement (tarifs, mode de paiement, code promos, couleurs, logo, horaires, lieu, programme de l’événement, etc) ;
- Intégrer le formulaire d’inscription sur vos supports de communication en ligne : site web, réseaux sociaux. Ainsi, les participants peuvent facilement s’inscrire pour votre événement.
- Assurer le suivi de votre événement ;
- Contrôler les entrées de manière fluide ;
- Recevoir toutes les informations relatives à votre événement en toute simplicité (inscription au jour le jour…) ;
- Sécuriser le paiement.
A lire aussi : Pourquoi choisir une billetterie en ligne ?
Les outils indispensables pour faire connaitre vos événements : les supports de communication
Une fois votre objectif défini, vous pouvez maintenant passer à l’organisation de votre événement. Pour gagner en efficacité et ne pas perdre du temps, les outils de communication sont à privilégier. Effectivement, la communication joue un rôle très important dans la réussite de votre événement. En effet, elle vous permet d’atteindre vos objectifs sur le court et le long terme.
Les réseaux sociaux
Pour réussir votre campagne de communication, les réseaux sociaux (Facebook, YouTube, Instagram, Linkedin, Twitter…) sont des outils incontournables, notamment lorsqu’il s’agit d’organiser un événement associatif. D’autant plus si vous ciblez un public jeune ou encore des professionnels. Par ailleurs, certains réseaux sociaux vous évitent de payer les coûts techniques de la connexion. Citons, à titre d’exemple, « Facebook » « Instagram » et « Linkedin », qui proposent chacune des fonctionnalités gratuites.
Votre site web
Votre site web est également d’une grande aide dans l’organisation de votre événement associatif. En effet, il vous permet d’informer rapidement vos bénévoles et adhérents de l’événement : date, lieu, etc.
Les éléments graphiques
Mais si la nouvelle technologie est utile pour organiser et communiquer efficacement sur votre événement d’association, vous ne devez pas négliger les vieux outils qui ont fait leurs preuves. Notamment les affiches publicitaires et les flyers. Toutefois, pour donner une bonne visibilité à votre événement, vous devez attirer l’attention avec un bon visuel. Pour ce faire, Canva est votre meilleur allié ! En effet, cet outil de création graphique permet de personnaliser les designs de vos affiches et flyers, et ce de façon simple et en un moins de temps. Ainsi, vous avez une totale liberté sur les images et les textes que vous voulez mettre sur vos affiches.
Bref, pour faire de votre événement associatif un succès et rassembler plusieurs personnes, vous devez intégrer les logiciels événementiels et une stratégie de communication. En fin de compte, vous en sortirez gagnants ! Bon courage
