L’organisation d’un événement revêt de multiples objectifs : financer une association, faire connaitre les activités de l’association loi 1901, recruter des volontaires, rassembler et fédérer autour d’idéaux… L’organisation d’un tel événement n’est néanmoins pas toujours simple. En effet, cette opération demande du temps, de l’énergie et une bonne planification. Etape par étape, rappelons les éléments clés pour une organisation sereine d’un événement.
En bonus, HelloAsso vous propose en fin d’article de télécharger des checklists selon la typologie de votre événement pour ne rien oublier ! Rdv en fin d’article.
Quelle manifestation pour une association ?
La typologie de votre association et son secteur d’activité vous donnent des indications sur le type d’événements à créer. Pour une association loi 1901 à caractère culturel, il est recommandé de programmer un spectacle de marionnettes, une représentation de danse … . Tandis que pour une association sportive, une manifestation sportive est l’idéal, comme un tournoi. De même, pour une association à caractère philanthropique, rien de tel qu’un événement caritatif. Une association environnementale pourra organiser des journées de ramassage de déchets par exemple.
En général, il suffit de se référer aux dispositions des statuts de l’association pour connaitre l’objectif d’un tel événement. A noter que l’objet de l’organisme inclut le plus souvent la mention d’organisation d’événements. Et les statuts contiennent généralement un article sur les modalités de préparatifs.
Toutefois, vous n’êtes pas limité à l’objet ni les statuts de votre association. Une association sportive peut organiser une tombola ou une conférence !
En matière fiscale, une association loi 1901 bénéficie en principe d’une exonération d’impôts commerciaux pour les recettes, subventions et salaires inhérents à l’organisation de six événements au cours d’une année.
Des idées d’événement associatif
Vide grenier, live streaming, tournoi sportif, fête associative, tombola, phygitale (événement mi-physique, mi-digital)… les idées pour organiser un événement sont nombreuses. Toutefois il convient de prendre en compte des éléments clés :
- le temps consacré
- les moyens humains
- les moyens financiers
- votre réseau et force de frappe de votre événement
- la typologie de votre événement (récurrent, ponctuel).
La typologie de votre événement détermine l’anticipation à avoir. Un festival de plein air demandant des autorisations et des besoins financiers ne s’appréhende pas de la même manière qu’une conférence de presse dans votre local associatif ni d’un événement caritatif en live streaming.
Définir les objectifs de l’événement associatif
L’objectif
Comme mentionné précédemment, l’organisation d’un événement associatif peut se révéler être une tâche particulièrement chronophage et stressante. C’est pourquoi il importe de bien fixer le ou les objectifs de votre manifestation. Effectivement, c’est une étape cruciale, la condition sine qua non pour sa réalisation et sa réussite.
Ainsi, votre événement d’association a-t-il pour but de présenter votre organisme et ses activités et lui faire gagner en visibilité ? Ou bien pour mobiliser des volontaires et enrôler de nouveaux membres ? Contribuer au financement de la structure ? Veillez à déterminer clairement en amont le but de votre rencontre.
La cible
Identifiez les personnes que vous souhaitez inviter à votre événement associatif. Il est important de cibler vos messages selon le public visé. Vous ne pouvez pas vous adresser de la même manière à des personnes retraités et à des moins de 15 ans, même si ces 2 cibles sont visés par votre événement.
Les éléments à ne pas négliger pour l’organisation de son événement d’association
Il est primordial de ne rien négliger :
- Lieu de l’événement associatif,
- nombre de participants,
- date,
- budget,
- communication sur la manifestation…
N’hésitez surtout pas à mettre au point un rétroplanning événementiel. Pour cela, il ne faut pas oublier d’évaluer les besoins humains et financiers que votre rencontre requiert. Il en va de même de la logistique, des supports de communication, etc.
L’organisation interne
Identifiez les priorités et répartissez correctement les tâches entre les bénévoles qui vont suivre le projet dès la création, les membres du bureau et les adhérents. Responsabilisation et cohésion, tels sont les mots d’ordre ! En outre, il est important d’anticiper les imprévus afin de mieux les gérer le moment venu. Pour garantir le succès de votre événement associatif, il convient de ne rien laisser au hasard, pas même les petits détails.
Utiliser les bons outils
En lien direct avec l’organisation de votre événement, l’utilisation d’outils de gestion projet est un indispensable. Vous avez une multitude d’outils dédiés à la gestion de projet : Asana, Azendoo, Basecamp… le choix est large et chacun a ses avantages. A vous de trouver le plus adapté à vos besoins et reflétant les méthodes utilisées jusqu’à présent en votre nom pour satisfaire l’ensemble des personnes présentes par la suite.
Inscription et billetterie
En ce qui concerne la billetterie, elle s’avère obligatoire pour tous les événements, et là encore le bon outil est essentiel.
Bien que facultatif pour les événements gratuits, disposer d’un logiciel de billetterie en ligne est recommandé pour assurer un suivi des inscrits. Avoir un listing des participants vous permet d’assurer une fidélisation post événement par exemple.
Avec la billetterie HelloAsso, vous pouvez Proposez autant de tarifs de billets que vous le souhaitez pour tous vos publics : adhérents, étudiants, jeunes, seniors, etc. Simple ou extrêmement complète, votre billetterie en ligne est à l’image de l’événement que vous organisez et vous pouvez paramétrer toutes les options nécessaires selon vos besoins depuis la plateforme. Couleurs, logo et quantité d’informations sont intégralement personnalisables et simples à mettre en place sur votre vente de billets.
De plus, elle s’accompagne d’une application gratuite mobile pour scanner et fluidifier le jour J l’arrivée de vos participants !
Recruter des extras pour son événement associatif
Les bénévoles
En plus des bénévoles qui vont suivre le projet et vous accompagner dès le brainstorm, il sera peut-être nécessaire de recruter des bénévoles le jour J pour assurer la fluidité des arrivées, le bon déroulé des intervenants ou artistes… . Consultez notre checklist et suivez le processus pour optimiser votre recrutement de bénévoles.
Les intermittents
Certains événements demandent la présence d’intermittents de spectacle. Les intermittents peuvent être engagés par des associations qui sont enregistrées au GUSO. Les intermittents occupent des fonctions telles que : metteur en scène, artistes, chorégraphe…
Les salariés
Dans le cadre d’un événement ponctuel, une association peut employer des salariés pour encadrer les activités (les directeurs techniques lors de tournoi sportif par exemple) voire même gérer une compétence de communication ou de coordinateur. L’association employeur devra remplir des formalités à ne pas négliger.
Événement associatif : les obligations légales
Bien entendu, l’organisation d’un événement associatif doit respecter certaines règles. La responsabilité (civile et pénale) incombe dès lors à l’organisateur de la manifestation, en l’occurrence la structure associative.
Les demandes d’autorisations ou l’accomplissement d’une formalité déclarative doivent être prises en amont. En effet, certaines manifestations sont soumises à ces obligations. C’est notamment le cas si :
- L’événement associatif accueille du public
- Il occupe la voie publique ou un domaine public
- Il s’agit d’une manifestation sportive
- Vous mettez en place un bar ou une buvette lors de votre événement (licence débit de boisson temporaire, hygiène…)
Outre la déclaration de manifestation auprès de l’autorité compétente (mairie ou préfecture), il faut aussi s’atteler à la réalisation de démarches supplémentaires dans certains cas :
- Organisation d’un loto (loterie, tombola) ou d’une braderie (vide-grenier, foire à tout)
- Diffusion de musique : procédure auprès de la SACEM
- Mise en place de la sécurité des personnes
Ne négligez pas les assurances et les garanties multirisques pour palier à d’éventuels imprévus (annulation, intempéries, accidents…).
Les textes inhérents à l’organisation de votre événement associatif sont :
- Le Code Général des Collectivités Territoriales (articles L2211, L2212 et suivants)
- Le décret n° 97-646 du 31 mai 1997
Obligations liées à l’organisation d’un événement associatif : cas particuliers
Pour la mise en place de certains événements d’association, des dispositions particulières doivent s’appliquer. Il en est ainsi des manifestations grand public qui rassemblent plus de 1 500 personnes et plus de 5 000 personnes. Et ce, peu importe le caractère de la manifestation (sportif, culturel, philanthropique, etc.). Dans ces circonstances, un service d’ordre est de mise.
Par ailleurs, les démarches et obligations à observer dépendent du lieu de déroulement de l’événement. Effectivement, elles diffèrent suivant que votre manifestation a lieu dans une salle, un domaine public ou sur la voie publique. La nature de la rencontre et ses conditions de déroulement constituent aussi des points à considérer.
Communiquer sur votre événement associatif
Hormis si votre association organise un événement privé destiné qu’à un petit nombre restreint d’invités, la communication est le nerf de la guerre, peu importe la typologie de votre événement.
La communication d’un événement d’association s’articule autour d’une communication :
- digitale sur les réseaux sociaux
- physique via distribution de prospectus, l’affichage, les journaux locaux… (il faudra se renseigner auprès des autorités concernant ce point).
De plus, comme vu précédemment, le message devra être personnalisé selon votre cible visé.
Comptez également sur vos partenaires de l’événement associatif. Qu’ils soient des partenaires financiers, en nature ou historiques, pensez à mettre leur logo sur vos supports de communication et à leur fournir des kits pour qu’ils communiquent à leur tour !
Un événement éco-responsable
A l’heure des bouleversements climatiques, la notion d’éco-responsabilité est essentielle. Lors de l’organisation d’un événement associatif, réfléchissez à la meilleure manière d’optimiser votre événement et de réduire son impact environnementale :
- proposez des hébergements si votre événement a lieu plusieurs jours
- offrez des titres de transport ou mettez en place un système de co-voiturage pour vos participants et bénévoles
- rappelez les gestes simples pour réduire l’impact numérique en cas d’événement en ligne (éteindre l’ordinateur avant/après, brancher sur secteur ou sur batterie…)
- réutilisez le matériel signalétique
- achetez des coupes écoresponsables ou en chocolat par exemple 😉
Téléchargez les checklists pour organiser vos événements
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- L’événement éco-responsable
- Le concert / fête et spectacle
- La conférence et le débat
- Le stage et l’atelier
Attention : vous devez vous enregistrer pour chaque checklist souhaitée. Si vous remplissez qu’une seule case, vous ne recevrez que la checklist correspondante.
Retrouvez la fiche pratique et les checklists pour organiser votre événement associatif
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