Dans le respect de l’objet social de votre association et conformément à vos statuts, vous envisagez d’organiser des ateliers pour enfants ? Alors, sachez que l’organisation de ce type d’évènement ne se planifie pas à la légère. En effet, il convient de prendre en compte certains points essentiels, dont notamment la réglementation en vigueur sur l’accueil collectif des mineurs. Il en va de même pour le volet communication et la gestion des intervenants.
Pour vous aider dans votre démarche, déroulons étape par étape l’organisation et en bonus la checklist pour ne rien oublier en fin d’article !
Les étapes à suivre pour l’organisation d’un atelier pour enfants
Dans le cadre de leur objet, nombreuses sont les associations loi 1901 à caractère culturel, social, éducatif ou artistique qui organisent des ateliers pour enfants. Ces évènements peuvent d’ailleurs entrer dans les 6 manifestations exceptionnelles annuelles, dont les recettes font l’objet d’une exonération.
En tout cas, pour ne rien rater de l’organisation de ces ateliers, il importe de respecter plusieurs étapes. Ainsi, il faut d’abord penser au thème sur lequel va se reposer la manifestation. Atelier de bijoux, de bricolage, de théâtre, de peinture, d’écriture, de langues vivantes…, les idées d’événements ne manquent pas. Toutefois, il est impératif de choisir une thématique qui cadre avec l’objet pour lequel l’organisme associatif a été créé. Par exemple, si votre objet associatif est la promotion d’une forme d’art, vous devez centrer vos ateliers pour enfants sur ce sujet.
Une fois le thème défini, il convient ensuite de déterminer :
- Le nombre d’enfants que chaque atelier va accueillir
- Les tranches d’âge acceptées (cela dépend du projet proposé)
- Les horaires
- Le tarif
- Les matériels nécessaires à la réalisation des ateliers
Après cela, il est primordial de trouver l’endroit idéal où va se dérouler cet évènement. Les locaux de la structure associative peuvent bien évidemment recevoir ces ateliers s’ils disposent de salles adaptées. Sinon, d’autres options sont possibles :
- Prendre contact avec la mairie pour avoir une salle à disposition
- Recourir à un professionnel dans la location de salle
- Faire appel à un mécénat d’entreprise ou à une institution publique partenaire
En ce qui concerne les personnes qui animeront les ateliers, l’association a le choix entre faire intervenir ses membres et/ou ses bénévoles avec les qualifications requises ou bien solliciter les services d’un professionnel. Le cas échéant, elle devra également procéder à l’accomplissement de certaines formalités administratives préalables.
Organiser des ateliers pour enfants : les obligations légales
Comme l’organisation d’ateliers pour enfants est une activité qui implique l’accueil collectif de mineurs, l’association doit se conformer à plusieurs obligations légales. Découvrez lesquelles.
Obligation de moyens
Une association qui organise un évènement accueillant des enfants mineurs est soumise à une obligation de moyens. Autrement dit, elle se doit de tout mettre en œuvre avec les moyens nécessaires pour assurer la sécurité des enfants qui participent aux ateliers. Dans le cas contraire, elle engage sa responsabilité civile contractuelle.
Obligation de surveillance
Cette obligation légale s’impose dès le moment où les enfants entrent dans les locaux de l’association ou des salles dans lesquelles ont lieu les ateliers. Elle prend fin lorsque ceux-ci quittent les lieux. Si l’obligation de surveillance des jeunes enfants doit demeurer constante, celle des adolescents l’est moins. De fait, les adolescents sont beaucoup plus autonomes et ont un peu plus de marge de manœuvre. En revanche, cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas les surveiller. Il est ainsi vivement conseillé de leur donner les consignes de sécurité à respecter lors des ateliers et s’assurer de leur observance. L’organisme associatif, par l’intermédiaire du responsable d’atelier, est effectivement responsable en cas de préjudice.
Conformité des locaux et des équipements
En effet, il est crucial que la structure associative qui organise les ateliers pour enfants prête une attention particulière à la conformité des locaux aux normes d’hygiène, d’accessibilité et de sécurité. En d’autres termes, les locaux utilisés pour l’évènement doivent être conformes aux normes des établissements recevant du public (ERP). L’association soumise à la loi du 1er juillet 1901 devra également s’assurer que les équipements employés et les installations présentes sur place respectent les règles de sécurité.
Assurance
Bien entendu, en tant qu’organisateur, la structure associative doit souscrire à des garanties utiles afin de se prémunir contre les éventuels risques. En particulier, si elle utilise des locaux, dont elle n’est pas la propriétaire. Il va sans dire qu’elle doit souscrire à une police d’assurances garantissant sur le plan de la responsabilité civile tous les risques liés à la manifestation projetée.
Et la communication ?
Pour ce qui est de la communication autour de votre évènement associatif, il existe plusieurs possibilités.
Les flyers
Vous pouvez parfaitement bien réaliser de petits flyers à distribuer dans les écoles, commerces de proximité … Ces supports de communication doivent bien sûr indiquer :
- les dates des ateliers pour enfants,
- leurs horaires,
- leur description,
- l’adresse et le contact de l’association (téléphone et mail).
Il est préférable d’indiquer directement sur le flyer les modalités d’inscription. Si vous avez un site web, n’hésitez pas à y afficher votre annonce et à la mettre en valeur.
Les supports de communication de votre ville et commune
Rien ne vous empêche de vous rendre auprès de la mairie et de l’office de tourisme de la ville du siège de votre organisme associatif. Effectivement, ils pourront très bien ajouter votre évènement sur leur site internet. Et pourquoi ne pas intégrer vos ateliers dans leur prochaine newsletter ? Les journaux locaux et les réseaux sociaux constituent aussi des moyens efficaces pour faire parler de votre manifestation auprès du grand public.
Les supports digitaux
Pensez à mettre une publication sur Facebook en créant « un événement ». Vous pouvez également le maintenir en tête de votre page.
Si vous possédez un site internet, vous pouvez créer un onglet « Actualités » ou « Evènements » (si vous en créez régulièrement) et afficher les informations avec une photo.
Vous pouvez également faire une story sur Instagram. Cette option doit être exploitée en dernière minute car les stories ont une durée de vie de 24h.
Comment gérer les inscriptions ?
Il est important de gérer les inscriptions des enfants et d’éviter les annulations ou les absences, notamment en cas de places limitées. C’est pourquoi il est recommandé d’utiliser un outil en ligne tel que celui d’HelloAsso afin :
- de créer un formulaire d’inscription permettant de recueillir toutes les informations nécessaires (Prénom, âge, …) sur les participants
- d’accepter les paiements et/ou les acomptes par carte bancaire
- de maîtriser vos plannings d’atelier et d’anticiper
- de préciser et gérer les modalités en cas d’annulation et de remboursement.
Un outil 100% gratuit en ligne
HelloAsso met à disposition de toutes les associations un outil 100% gratuit pour gérer les inscriptions, suivre les paiements si votre événement est payant et centraliser toutes les coordonnées des participants pour les remercier.
Comment gérer les participants ?
Pour la gestion des participants, elle repose sur les personnels encadrant (animateurs et responsables d’atelier) composé de bénévoles et de membres de l’association. Cette dernière doit par contre tenir compte des points ci-après concernant l’encadrement des enfants qui participent aux ateliers. De fait, l’encadrement a une importance capitale pour le bon déroulement des activités et pour assurer la participation effective des enfants, peu importe leur âge.
Combien d’enfants un animateur peut-il encadrer ?
Cela varie en fonction de l’âge des enfants présents à un atelier. Ainsi, un animateur peut s’occuper de l’encadrement de 8 enfants de moins de 6 ans et de 12 enfants de plus de 6 ans. L’équipe encadrante doit en outre comporter au minimum 50 % de diplômés du BAFA (ou équivalent) ou disposant d’une qualification certifiée par leur statut d’agent public relevant de l’animation. Les membres du personnel encadrant doivent aussi être âgés d’au moins 17 ans.
Par ailleurs, il ne faut en aucune façon qu’ils aient fait l’objet d’une mesure administrative d’interdiction ou d’une condamnation définitive pour crime ou pour certains délits à une peine d’au moins deux mois d’emprisonnement sans sursis.
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