Organisation d’un tournoi sportif ou d’une compétition : Comment faire ?

Depuis toujours, le sport est un véritable événement fédérateur. Il met petits et grands au diapason, et il n’y a qu’à regarder l’engouement que rencontrent les tournois sportifs (de grand chelem ou en petit comité) pour s’en convaincre. Pour les associations sportives, organiser un tournoi sportif ou une compétition permet non seulement de favoriser la cohésion des membres, mais cela a également pour effet de faire connaitre la structure ou de récolter des fonds. Pour vous aider dans cet énorme travail qui demande du temps et de l’énergie, nous vous donnons tous les conseils nécessaires pour organiser un tournoi sportif ou une compétition.

Quelles sont les étapes pour organiser un tournoi ou événement sportif ?

Vous l’aurez compris, vous devez procéder par étape pour organiser efficacement votre tournoi sportif. C’est la garantie qu’aucun détail n’aura été oublié.

Définir les objectifs du tournoi sportif

Qu’il soit amical ou partie intégrante d’une compétition officielle, les objectifs doivent être réfléchis en amont. Ils vont définir certains axes organisationnels.

• Le tournoi est-il payant ou gratuit ? (financement de votre association)
• Avez-vous besoin de bénévoles ?
• Le nombre de participants et le maximum de public pouvant être accueilli…

Penser au budget prévisionnel de votre événement sportif

Anticiper vos dépenses (le lieu, les prestataires, les boissons et nourriture, le matériel nécessaire, les affichages…) en prévoyant un budget prévisionnel. Mettez-y également les recettes envisagées. Si vous prétendez à une subvention, ce budget prévisionnel vous sera automatiquement demandé.

Définir le site du tournoi en fonction de la discipline

Du choix de la discipline va dépendre le lieu, qui lui va définir les autorisations à demander. En effet, organiser un tournoi de volley-ball ne demandera pas les mêmes contraintes qu’organiser une compétition sportive qui inclut des véhicules motorisés.

À titre d’exemple, vous allez organiser un tournoi de pétanque. Cette discipline se passe généralement en plein air, dans un lieu public. Quand c’est le cas, outre la demande d’autorisation d’organiser un événement sportif dans un espace public, il faut également soumettre aux autorités compétentes un dossier de demande d’occupation temporaire de l’espace public.

Quel que soit le lieu choisi (en plein air ou dans un espace fermé tel qu’une salle de spectacle, un amphithéâtre, un local universitaire, un local de la mairie…), la sécurité doit être le maitre-mot, autant pour les participants que les spectateurs, mais également pour tous les membres de l’association. Si l’événement sportif se déroule en plein air, il sera soumis à une réglementation spécifique et des conditions de circulation et d’évacuation proportionnelles au public attendu. Par ailleurs, vous devez vous assurer que tous les équipements nécessaires sont disponibles et qu’ils sont en bon état, et ce peu importe le lieu.

Seules les associations loi 1901 déclarées qui ont au moins 6 années d’existence et sont affiliées à la fédération sportive délégataire du sport concerné peuvent organiser un tournoi sportif ou une compétition dans un lieu public. Si ce n’est pas votre cas, vous devez demander une autorisation du chef du service départemental de la jeunesse, des sports et de la vie associative.

Trouver un sponsor

C’est un fait, organiser un tournoi sportif ou une compétition n’est pas une mince affaire, tant sur le plan administratif que financier. Heureusement, il y a des aides et des sponsors auxquels vous pouvez prétendre en fonction du lieu que vous avez choisi.

Si par exemple, vous organisez votre tournoi sportif dans un local universitaire. Le FAVE ou Fonds d’Aide à la Vie Étudiante, ou bien le FSDIE ou Fonds de solidarité et de développement des initiatives étudiantes peut vous financer si l’événement participe à l’amélioration de la vie étudiante. Par ailleurs, le ministère de la Jeunesse et des Sports ainsi que le Fonds Culture/Action des CROUS sont également susceptibles de vous financer, à condition que la manifestation soit en rapport avec les compétitions universitaires.

Si le tournoi sportif que vous envisagez d’organiser se déroule dans un local de la mairie, cette dernière peut prêter le matériel nécessaire.

Pour finir, il y a également les marques de sport et de boissons qui sont toujours partantes pour sponsoriser les compétitions sportives. Elles peuvent par exemple prendre en charge la production de tshirts ou l’achat des récompenses tel que les coupes et les médailles.

Sans oublier la vente de boissons et de sandwiches le jour J. À noter tout de même que conformément à la loi EVIN, il est interdit de vendre des boissons alcoolisées à proximité des manifestations sportives.

Communiquer autour de l’événement

Maintenant que vous avez validé les dates et le lieu, vous devez communiquer autour de l’événement pour générer du public, vendre plus de billets et attirer un bon nombre de participants. Médias sociaux, internet, distribution de prospectus et de flyers, affichage, publicité dans la presse écrite et audiovisuelle… vous avez mille et une façons de faire connaitre votre événement. Mais dans tous les cas, vous devez vous renseigner auprès des autorités pour connaitre les règles qui s’appliquent à la communication d’un événement d’association.

Les obligations légales pour organiser un tournoi sportif ou une compétition

L’organisation d’un tournoi sportif ou une compétition notamment s’il se déroule sur la voie publique ouverte à la circulation est soumise à des exigences réglementaires strictes. Entre autres, la déclaration de l’événement à l’autorité administrative compétente et la demande d’un certain nombre d’autorisations.

La déclaration du tournoi sportif

Cette déclaration doit être adressée à la sous-préfecture dans un délai de 6 semaines à 1 mois avant la date prévue. Si la manifestation sportive est à but lucratif et regroupe au minimum 1500 personnes, une déclaration auprès du maire est également requise. Après enquête, l’autorité préfectorale délivrera ensuite un récépissé de déclaration à l’association.

La lettre de demande d’occupation temporaire du domaine public doit comporter certaines informations relatives à l’événement : sa nature et son nom, la date et les horaires, le(s) lieu(x) concerné(s) (rue, jardin, abords d’un bâtiment), et une estimation du nombre de personnes présentes.

La lettre est obligatoirement signée par le président de l’association (ou son mandataire) et trois responsables de l’organisation habitant dans le département où la manifestation commence. Elle est accompagnée :

• de la liste précisant le nom et le domicile des personnes mandatées pour l’organisation de l’événement
• de l’itinéraire si un déplacement est prévu
• le cas échéant, de l’accord écrit des propriétaires de terrains privés traversés lors de la manifestation.

En outre, vous devez également déclarer l’organisation d’un tournoi sportif ou une compétition auprès de la fédération délégataire s’il est ouvert aux licenciés d’une discipline qui fait l’objet d’une délégation de pouvoir et donne lieu à la remise de prix en argent ou en nature dont le montant est supérieur à 3 000 euros. Cette déclaration se matérialise par la rédaction d’un contrat entre vous et cette dernière.

Remarque : la délivrance illégale de titres est une infraction pénale.

La demande d’autorisation d’organiser un événement sportif

En réalité, il y a plusieurs demandes d’autorisation à faire pour l’organisation d’une compétition sportive dépendamment de la discipline et du lieu.

Dans les faits, si le tournoi sportif se déroule sur la voie publique, les articles R. 331-7 à R. 331-10 et A. 331-2 à A. 331-7 du Code du sport stipulent que vous devez faire une demande d’autorisation auprès du Préfet du département dans lequel le départ de l’épreuve a lieu. Si le tournoi ne nécessite pas la participation de véhicules motorisés, la demande est à adresser auprès de la sous-préfecture s’il se déroule dans l’arrondissement. Par contre, si la compétition inclut des voies situées dans plus de 20 départements différents, une autorisation du ministre de l’Intérieur est requise.

La demande d’autorisation doit être adressée à l’autorité administrative au moins 3 mois avant la date prévue du tournoi sportif ou de la compétition. Mais ce délai est réduit à 6 semaines si l’événement se déroule dans un seul département. En cas d’annulation, vous devez prévenir l’autorité qui a délivré l’autorisation au plus tard six jours francs avant la date prévue.

En vertu de l’article A. 331-3 du Code du sport, le dossier de demande d’autorisation doit comporter les éléments suivants :

• Une demande d’autorisation en double exemplaire mentionnant la nature et la date de la discipline, le nombre approximatif des concurrents, le nom et l’adresse du siège de l’association ainsi que de la fédération à laquelle elle est affiliée, le calendrier sur lequel a été inscrite la discipline, et les nom, adresse et qualité de celui qui fait la demande. Dans le cas où vous êtes une association non affiliée à une fédération agréée, votre demande d’autorisation doit avoir été visée par le chef de service de la jeunesse et des sports du département où est établi le siège de l’association, avec avis favorable.
• Le règlement de l’épreuve.
• Un exemplaire signé de la police d’assurance ou à défaut l’engagement de souscrire un contrat conforme au modèle type prévu à l’annexe III-21-1. Si tel est le cas, l’exemplaire signé de la police d’assurance devra être présenté à l’autorité ayant délivré l’autorisation au plus tard six jours francs avant la date de l’épreuve.
• Une lettre d’engagement spécifiant que vous allez prendre en charge les frais du service d’ordre exceptionnel mis en place à l’occasion du tournoi sportif ou de la compétition, et assurer la répartition des dommages, dégradations, modifications de la voie publique ou de ses dépendances.
• Les documents incluant les notes, les cartes et les plans de l’itinéraire et l’horaire de l’épreuve établis conformément aux dispositions fixées pour chaque catégorie d’épreuve.

Par ailleurs, si vous décidez d’ouvrir temporairement un débit de boisson pendant le tournoi sportif, vous devez adresser une demande auprès de la mairie au moins 3 mois avant la date prévue et 15 jours en cas d’événement sportif exceptionnel. Attention, seulement 10 autorisations de débit de boisson par an peuvent être demandées par association.

La souscription à une assurance

Vous devez souscrire une assurance couvrant la responsabilité civile de l’association, des participants, et des membres (salariés et bénévoles) qui prennent part à l’organisation du tournoi sportif. Par ailleurs, ces garanties doivent également couvrir les arbitres et les juges ainsi que le personnel de service d’ordre ou de sécurité mobilisé. Auquel cas vous encourez une peine d’emprisonnement et une amende.

Les autres obligations à l’organisation d’un tournoi sportif ou une compétition

• Procéder à un contrôle médical des participants.
• Prévoir un service d’ordre,
• Respecter les règlements et les règles techniques édictées par la fédération délégataire ;
• Mettre en place une signalisation adaptée si le tournoi se déroule sur les voies ouvertes à la circulation ;
• Prévoir une sortie de secours si la compétition se déroule en intérieur ;
• Prévenir la commission consultative départementale de sécurité et d’accessibilité si la compétition reçoit plus de 1 500 personnes dans un établissement recevant du public ou ERP. Et la commission communale ou intercommunale de sécurité et d’accessibilité si la manifestation a lieu sur la voie publique ;
• Mettre en place une billetterie (manuelle ou en ligne) même si le tournoi sportif n’est pas à but lucratif. En principe, seuls les événements payants nécessitent une billetterie, toutefois cela reste conseillé pour connaitre la recette, entre autres choses. Les billets doivent être numérotés et comporter 3 volets précisant la date, l’heure et le titre. Les coupons et les souches seront archivés.

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