Comment organiser une soirée ? Les étapes

L’organisation d’une soirée associative se prépare tôt et doit répondre à certains impératifs. En tout cas, la préparation dépend du thème de la soirée, du lieu, de la date et du nombre de personnes. Mais avant tout, il faut communiquer autour de l’événement pour rassembler le plus grand nombre. Car après tout, la soirée associative comme tous les autres événements de l’association a pour but de faire connaitre la structure et/ou de récolter des fonds. Alors, comment organiser une soirée ? Les réponses.

Organiser une soirée : les étapes à suivre

En effet, pour assurer la réussite d’un événement associatif, entre autres une soirée, il faut une bonne organisation en plusieurs étapes.

Choisir le lieu

Différentes options se présentent à vous.

Toutefois, le lieu est le premier paramètre à voir, car il déterminera le budget et les autorisations à demander.

Sur la voie publique

En effet, une soirée en plein air nécessitera plusieurs autorisations ainsi que la mise en place d’un système de sécurité beaucoup plus strict. Qui plus est si la soirée se déroule sur la voie publique.

Dans une salle communale

Ainsi, une soirée associative peut être organisée dans la salle de spectacle ou la salle de concert de la mairie, d’ailleurs c’est la solution la plus simple et la moins onéreuse. Mais auparavant, il faudra vérifier la disponibilité. Avec un peu de chance, vous pouvez l’avoir à titre gracieux. Par ailleurs, ces salles ont été conçues pour accueillir du public et sont aux normes de sécurité.

Les autres lieux possibles

Les gymnases et les cantines d’écoles peuvent également accueillir une soirée associative. L’avantage est que le prix de location est également abordable. Dernière alternative : dans un lieu public, tel qu’un parc ou tout autre espace vert.

La date, un élément à considérer bien en amont

Plus tôt vous définirez la date de votre soirée associative, plus tôt vous pourrez commencer à organiser votre événement. Effectivement, c’est en vous y prenant suffisamment tôt que vous garantirez la réussite de votre événement. Ainsi, vous serez à temps pour les demandes d’autorisations, la souscription à une assurance, la location de matériels (chaises et tables, couverts, sonorisation…), etc.

Par ailleurs, le choix de la date vous permettra d’optimiser vos recettes. Pendant les weekends prolongés par exemple, et si aucun autre événement n’est programmé, vous serez sur de rassembler du monde et de récolter plus de fonds. Bien entendu, il faudra également penser à l’heure.

Choisir le thème de la soirée

Le thème joue un rôle fédérateur et influence la réussite de la soirée. En effet, un thème accrocheur et dans le temps incitera plus de monde à venir et restera dans la mémoire de tous les participants.

Parmi les thèmes que vous pourrez choisir : soirée masquée, soirée orientale avec des animations, soirée cabaret, etc. Quel que soit le thème choisi, l’important est de faire plaisir à vos invités et à vos membres/bénévoles.

Prévenir les invités et gérer les inscriptions

L’envoi des invitations doit se faire au moins 3 semaines avant le jour J, et non la veille au soir. En effet, certaines personnes peuvent avoir des emplois du temps surchargés, et les prévenir suffisamment tôt vous évitera les nombreuses places vides. Les mails sont les moyens les plus efficaces pour prévenir vos invités de la tenue de la soirée. Bien évidemment, vous pouvez faire un rappel par téléphone une semaine avant la date prévue. À noter que pour les personnes que vous souhaiterez voir présentes à votre soirée (partenaires, sponsors, membres bienfaiteurs ou membres d’honneur, etc.), il est conseillé de leur envoyer une invitation personnalisée.

Pour les inscriptions à la soirée, la mise en place d’un lien d’inscription vous permettra d’optimiser leur suivi et de connaitre exactement le nombre de participants.

Le choix d’une billetterie en ligne

Selon la billetterie en ligne que vous choisirez vous pourrez paramétrer le nombre de places, les tarifs spécifiques (étudiants, abonnés, adhérents, chômeurs, séniors etc… ), éditer des billets avec votre logo et les informations pour venir le jour J ainsi que des éléments mettant en avant vos partenaires ou certaines informations.

Vous pourrez aussi profiter selon la plateforme d’un application mobile pour scanner les billets à l’entrée de votre soirée, diminuer la file d’attente et éviter les incrustes.

Vérifiez également les frais de transactions et les commissions prélevées par la plateforme s’il y en a et comparez attentivement toutes les solutions de billetteries en ligne.

Le choix des prestataires

Certaines plateformes offrent des services de prestataires parfois abordables. Par exemple, le site Yoojo propose de vous mettre en relation directement avec des prestataires indépendants. Il faut compter en moyenne 62€ pour une prestation de serveuse ou serveur pour quelques heures. Ainsi, lors de la soirée, vous pourrez vous focaliser sur ce qui est réellement important : rencontrer les participants, les remercier pour leur venue, avoir quelques mots personnalisés à chacun et chacune. C’est une charge mentale en moins qui vous permet de garder un œil sur l’organisation générale, sans avoir à vous focaliser sur les détails.

Les demandes d’autorisations : condition sine qua non pour organiser une soirée associative

Organiser une soirée pour faire connaitre son association ou récolter des fonds demande en effet de se conformer à des obligations légales. Notamment si l’événement se déroule sur la voie publique. Autrement, une déclaration auprès de la mairie suffit amplement.

Demande d’autorisation auprès de la mairie

Selon le Code général des Collectivités territoriales (articles L2211, L2212 et suivants) ainsi que le décret n° 97 646 du 31 mai 1997, une autorisation du maire est obligatoire pour l’organisation d’un tel événement.

La demande d’autorisation est à adresser au maire de la commune où la soirée a lieu au plus tard 1 mois avant la date prévue. Ce sera ensuite à ce dernier de prévenir le Préfet. La demande doit comporter les éléments suivants :

Le descriptif et la nature de la soirée ;
La date de l’événement ;
L’heure prévue ;
Le lieu où la soirée va se tenir.

Outre cette demande, vous devez également remplir une fiche de déclaration de manifestation auprès de la mairie laquelle mentionnera :

Le nom de l’association ;
Les noms et les coordonnées des personnes responsables de l’organisation de la soirée ;
L’occupation du domaine public :
Les structures prévues : chapiteau, estrade, etc.
Les matériels.

Une attestation d’assurance devra également jointe à la déclaration.

Demande d’autorisation ou déclaration de la manifestation à la gendarmerie ou au commissariat de police

Pour des raisons évidentes de sécurité et d’ordre, vous devez déclarer votre soirée auprès de la gendarmerie. Celle-ci avec la mairie peut interdire la manifestation si elle juge que cela peut nuire à l’ordre public. Dans une moindre mesure, elle peut imposer un service d’ordre et de sécurité.

En fonction de la taille de la soirée et du nombre d’invités, un dispositif de sécurité de différents niveaux peut être mis en place pour assurer la sécurité des personnes présentes :

Encadrement de la soirée par des bénévoles (3 ou 4) avec passage régulier de la commission de sécurité : il est nécessaire de désigner un responsable qui aura pour mission d’arrêter l’événement si nécessaire et de prévenir la police et les secours.
Mise en place d’un poste de secours fixe (tente) ou mobile (véhicule) avec les matériels nécessaires pour parer à toutes les éventualités.
Mise en place d’agents de sécurité et gardiennage : généralement, il s’agit de sociétés privées.
Mise en place d’un système d’évacuation en cas d’accident.

Demande d’autorisation auprès de la SACEM

La diffusion de musique, même sur support enregistré (CD, vinyle, fichiers numériques, radio, TV…), requiert l’autorisation de la SACEM dans le respect du droit d’auteur. Cette demande doit être envoyée 10 jours avant la date de la soirée et donne lieu au paiement des droits d’auteur et de droits complémentaires (si la soirée a lieu dans un lieu public) dont les montants dépendent du prix des couverts et du nombre de convives.

L’autorisation est délivrée après paiement des droits.

Demande d’ouverture de buvette temporaire

Sur ce point, la loi est stricte. Une association doit faire parvenir à la mairie — au moins 15 jours avant la date de la soirée — une demande d’autorisation pour ouvrir temporairement une buvette. Les boissons ne doivent comporter pas contenir d’alcool ou alors très peu (de catégories 1 et 3).

Bons à savoir :

Les autorisations sont autorisées par le maire dans la limite de 5 demandes par an.
En cas de calendrier annuel de manifestations festives, l’association peut faire une demande groupée pour toutes ses soirées. La demande doit alors être présentée au maire 3 mois avant la première manifestation.

L’assurance, une obligation légale

En effet, vous devez souscrire une assurance responsabilité civile organisateur temporaire pour assurer votre soirée. Cette assurance couvrira :

Les dommages corporels, matériels et immatériels ;
La pollution et l’atteinte de l’environnement ;
Les intoxications alimentaires.

Il est également possible de souscrire à une assurance accidents pour tous les invités. Toutefois, elle est relativement chère.

La communication : un élément-clé de la réussite de votre soirée d’association

Impossible de réussir une soirée d’association sans une bonne communication. Et sur ce point, les réseaux sociaux sont infaillibles. Si votre soirée est grand public, Facebook est votre meilleur allié. En revanche, pour sensibiliser les professionnels, Linkedin est incontournable. Twitter quant à lui est recommandé si vous voulez vous faire connaitre des influenceurs de votre secteur. Pour autant, ce n’est pas une raison de négliger les autres médias : presse écrite, publicité audiovisuelle, flyers, affiches, banderole… En un mot, soyez et restez visible.

Toutefois, la communication autour de votre soirée ne doit pas être uniquement externe. Autrement dit, pensez aussi à communiquer auprès de vos adhérents lesquels ne manqueront pas de partager l’information à leurs proches. Une publicité gratuite, mais efficace en somme !

Comment gérer la billetterie ?

La billetterie est obligatoire dès lors que votre soirée est à but lucratif. Sur ce point, vous avez deux choix : une billetterie manuelle ou une billetterie en ligne. Dans tous les cas, il est préférable d’utiliser des billets numérotés à trois volets. En effet, ils permettent de mieux gérer les entrées et d’optimiser le contrôle de la recette.

Les billets doivent mentionner les informations suivantes :

Le nom de l’association ;
La nature de la manifestation (en l’occurrence soirée) ;
La date et l’heure ;
Le lieu.

Vous pourrez également y mentionner le programme de la soirée, les partenaires et sponsors, etc.

Certains billets comme ceux édités par HelloAsso disposent d’un espace personnalisable pour y insérer des informations utiles, de personnalisation pour les mettre à vos couleurs, avec votre logo et enfin d’un QR code qui le rend unique et infalsifiable pour être scanné grâce à l’application mobile HelloAsso (Android et IOs) à l’entrée de votre soirée.

Bon à savoir :

Les souches et les coupons doivent être conservés pendant 1 an et le relevé de billets vendus pendant 6 ans.

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