Une association loi 1901 peut organiser des stages et des ateliers, ces types d’évènements associatifs permettant notamment de faire connaitre l’organisme au grand public. Ils constituent en plus un argument imparable pour augmenter le nombre d’adhérents au sein de la structure et développer ses partenariats. Alors, pourquoi hésiter à se lancer dans l’organisation de stages et ateliers ? Osez sauter le pas ! D’autant plus que nous vous disons tout ce qu’il faut savoir pour la réussite de ces évènements. Étapes et obligations légales à observer, communication autour de l’évènement, inscription et billetterie, gestion des participants et des membres, tout de suite les détails.
Organiser des stages et des ateliers : les étapes à suivre
Quelle que soit la raison qui pousse une association loi 1901 à organiser des stages et des ateliers, elle se doit de ne pas négliger les préparatifs de ces évènements. Aussi, pour assurer leur succès, il convient de ne pas opérer au hasard. Il est en effet primordial de suivre certaines étapes essentielles.
Définir les objectifs et le thème des stages et des ateliers
Organiser des stages et des ateliers n’est pas une sinécure. Ainsi, pour ne rien rater de ses préparatifs, la structure associative doit avant toute chose fixer le ou les objectifs de ces évènements. De fait, cela permet de ne pas s’éparpiller au moment de l’organisation. Mais également d’éviter de perdre du temps et de l’énergie. Alors, est-ce pour promouvoir et améliorer la visibilité de votre association que vous planifiez ces stages et ateliers ? Ou bien s’agit-il d’une occasion pour attirer de nouveaux membres, volontaires et partenaires ? Ces évènements ont-ils pour objectif de consolider les relations entre les adhérents ?
Une fois les objectifs des stages et ateliers définis, il importe ensuite de déterminer le thème central dans lequel ils vont s’inscrire. Dans ce cas, il faut prendre en compte l’objet social de l’organisme associatif. La thématique doit effectivement cadrer avec cet élément figurant dans les statuts de l’association. Il est alors judicieux de se référer aux dispositions statutaires qui ne manqueront pas aussi de donner des précisions sur les modalités de préparatifs.
Concrètement, le thème abordé lors de ces stages et ateliers associatifs ne doit pas s’éloigner de l’objet social. Dès lors, pour une association sportive, un stage sportif est l’idéal. Stage de perfectionnement technique, journée de remise en forme, séjour à l’étranger…, les idées sont d’ailleurs légion. Pour une association à caractère culturel, social, éducatif ou artistique, par contre, il est recommandé de miser sur une sortie, un atelier découverte ou un atelier créatif. Atelier de bricolage, musique, théâtre, langues vivantes, peinture, sculpture, projection cinématographique…, il y en a pour tous les gouts.
Bref, choisissez le thème de votre stage ou atelier suivant l’objet pour lequel votre association a été créée et en fonction de vos objectifs.
Identifier les besoins matériels et humains
Il va sans dire que l’organisation de stages et d’ateliers implique l’utilisation de différents matériels. Disposer d’une bonne logistique est en effet une condition sine qua non pour la réussite de tels évènements associatifs. Pour cela, il faut tenir compte du nombre de personnes qui vont y participer, de la durée et du lieu de déroulement de l’évènement. Les organisateurs doivent tout aussi bien prendre en considération l’ampleur de l’évènement. Ces éléments permettent par ailleurs de déterminer les besoins humains nécessaires pour garantir le bon déroulement des stages et ateliers.
Déterminer le cadre où auront lieu ces évènements
Peu importe le thème et l’objectif de l’atelier ou du stage à organiser, le lieu joue un rôle crucial dans son succès. Aussi, pour avoir le meilleur impact possible sur les participants, rien ne vaut un cadre convivial propice à une ambiance décontractée. En outre, il est vivement conseillé d’opter pour un endroit qui sait refléter une bonne image de l’association. Cela jouera à coup sûr en sa faveur, notamment si le but du stage et de l’atelier est de lui permettre de gagner en visibilité et d’avoir plus de membres.
En tout cas, plusieurs possibilités s’offrent à la structure associative pour le choix du lieu idéal. D’une part, si ses locaux sont équipés de salles adaptées pour accueillir les stages et ateliers, il suffit de les aménager correctement afin qu’elles puissent faire bonne impression et marquer les esprits. D’autre part, rien n’empêche l’organisme à but non lucratif de faire appel à un professionnel en location de salle. Celui-ci saura assurément le diriger vers le lieu approprié à son évènement. Des salles les plus classiques aux lieux les plus atypiques, c’est selon les besoins et les attentes des organisateurs. Mais, ces derniers ont également la possibilité de recourir au mécénat d’entreprise ou à une institution publique pour trouver le lieu de déroulement des stages et ateliers. Effectivement, ces structures partenaires peuvent mettre à leur disposition un local ou un espace.
Penser au financement
Bien évidemment, l’association organisatrice ne doit surtout pas oublier le budget dans ses préparatifs. Pour le définir, il faut qu’elle prenne en compte toutes les dépenses que l’organisation des stages et des ateliers implique. Et ce, jusqu’aux plus petits détails afin d’éviter les mauvaises surprises et d’anticiper les imprévus qui peuvent survenir au moment de l’évènement.
Établir le budget alloué aux préparatifs d’un stage ou d’un atelier, c’est une chose. Toutefois, trouver le financement adéquat pour la réalisation d’un tel évènement, c’est une tout autre histoire. Dans tous les cas, une association loi 1901 a plusieurs options pour financer ce type d’évènement. En premier lieu, elle peut utiliser son budget général, le cas échéant dans la limite indiquée dans les statuts. Bien entendu, il lui est parfaitement bien possible d’imposer des tarifs pour la participation aux stages et ateliers qu’elle organise. Autre alternative : l’appel aux dons. Dans ce cas, elle doit respecter les dispositions légales qui régissent cette forme de financement et effectuer les obligations y afférentes. Sinon, elle a tout à fait la possibilité de demander une subvention auprès d’une administration ou d’un établissement public. De même, elle peut envoyer une demande de mécénat à une entreprise.
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Stage et ateliers classiques
Les stages sportifs
Les obligations légales à respecter
Comme tout évènement associatif, l’organisation de stages et ateliers est soumise à certaines obligations légales. Décryptage.
Obligations en matière de déclaration
Selon le cadre dans lequel se déroule l’évènement, il peut être nécessaire de procéder à une demande d’autorisation ou à l’accomplissement d’une formalité déclarative auprès de l’autorité compétente. L’association qui organise le stage ou l’atelier doit alors s’adresser à la préfecture ou à la mairie. En particulier si cet évènement se déroule sur la voie publique ou dans tout autre domaine public.
D’autres démarches administratives supplémentaires peuvent également s’y ajouter si :
- L’association prévoit la mise en place d’un bar ou d’une buvette (demande de licence de débit de boisson temporaire et respect de l’hygiène alimentaire)
- Elle diffuse de la musique pendant l’évènement (demande d’autorisation et paiement d’éventuels droits d’auteur auprès de la Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique ou SACEM)
- Elle doit s’atteler à la réalisation d’une démarche spécifique en cas d’hébergement de mineurs sans leurs parents (déclaration préalable en préfecture via le formulaire Cerfa n° 12751*01)
Obligations en termes de sécurité
Une association doit prêter une attention particulière à la sécurité de l’évènement qu’elle organise. Et cela, même s’il s’agit d’un simple atelier créatif ou d’un stage sportif. En effet, elle engage sa responsabilité civile et pénale. C’est pourquoi elle doit respecter et faire respecter les règles de sécurité en vigueur. Dans les faits, elle est soumise à une obligation de moyens et de surveillance. Dans la même optique, il faut qu’elle s’assure de la conformité des locaux où se déroulent les stages et les ateliers aux normes d’hygiène et d’accessibilité. Cela vaut également pour les équipements employés et les installations présentes sur les lieux. Il appartient en outre à la structure associative d’utiliser tous les moyens pour limiter au maximum les risques d’accident.
Encadrement des mineurs : règlementation
Il se peut que l’atelier ou le stage organisé par l’association voie la participation de mineurs. Dès lors, il est essentiel de penser à leur encadrement. Voici donc quelques obligations à observer si elle souhaite être en conformité avec les dispositions légales et règlementaires en vigueur :
- Il convient de prévoir un animateur pour encadrer 8 enfants de moins de 6 ans. Pour des enfants de plus de 6 ans, en revanche, il peut s’occuper de 12 enfants.
- Les membres de l’équipe encadrante doivent avoir au minimum 17 ans.
- La moitié (au moins) du personnel responsable de l’encadrement des mineurs doit disposer du BAFA (ou diplôme équivalent) ou d’une qualification qui témoigne de leur statut d’agent public relevant de l’animation.
- Aucun membre de l’équipe chargée d’encadrer les participants mineurs ne doit avoir fait l’objet d’une mesure administrative d’interdiction ou d’une condamnation définitive pour crime ou bien pour certains délits.
L’assurance, un point à ne surtout pas négliger dans l’organisation des stages et des ateliers
L’association qui souhaite organiser des stages et des ateliers doit également souscrire aux assurances nécessaires pour se prémunir de tous les risques. Ces garanties doivent couvrir tant les personnes que les biens (locaux, équipements…). Particulièrement, si l’organisme associatif ne fait que louer les salles dans lesquelles ont lieu les évènements.
Et le volet communication ?
Bien entendu, pour avoir le résultat escompté, il ne faut pas négliger la communication sur les stages et les ateliers que l’association loi 1901 prépare. Les supports pour promouvoir ces évènements sont en plus nombreux : prospectus, affichage, flyers, journaux électroniques, plaquettes, site internet et réseaux sociaux.
Néanmoins, il est essentiel de se renseigner sur les règles qui s’appliquent à certains supports de communication auprès des autorités.
Les réseaux sociaux et le site internet de l’organisme associatif constituent par ailleurs de bons canaux pour communiquer et faire connaitre l’évènement au grand public. Pour cela, il suffit d’y intégrer le lien de la billetterie ou le formulaire d’inscription.
Pour une communication efficace autour de votre évènement associatif, il convient de bien soigner le contenu de son message. Dates, horaires, description, logo, adresse et contact de l’association (numéro de téléphone et adresse électronique), modalités d’inscription, tarifs (s’il y en a), n’oubliez rien.
Comment s’inscrire aux stages et ateliers organisés par l’association ?
Concernant l’inscription aux stages et ateliers, la billetterie en ligne est un aout majeur. Que ce soit pour des événements gratuits ou payants, la billetterie en ligne vous permettra de suivre vos inscrits et paiements, remercier les participants présents et adresser un message particulier aux participants qui ne sont pas venus, offrir des codes promos et différents tarifs…
Opter pour une billetterie en ligne est en tout cas conseillée pour gagner du temps et pour gérer en un clin d’œil et sans stress son évènement associatif. De fait, elle permet de bénéficier de billets personnalisés à l’image de sa structure et adaptés à ses activités. Elle sert d’interface pour s’inscrire aux stages et ateliers organisés par l’organisme tout en offrant une sécurité optimale pour le paiement.
Gestion des participants et des membres : comment faire ?
Une bonne gestion des membres de son association est l’assurance de faire de son stage ou de son atelier un succès total. Les organisateurs, les animateurs, responsables d’atelier et de stage ainsi que les participants doivent ainsi travailler main dans la main pour assurer le bon déroulement des activités. Il est alors préconisé d’identifier en amont les priorités et de bien répartir les tâches entre les adhérents et les bénévoles de l’association.
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