Quel événement associatif créer ?

La création et l’organisation d’événements pour une association s’avère être un moyen efficace pour récolter des fonds pour son association. Toutefois, organiser un événement associatif demande un peu d’originalité, de nouvelles idées pour « attirer » vos participants, et une bonne logistique comme une billetterie en ligne pour vous faciliter l’administratif. Les typologies et les formats d’événements sont nombreux. Faisons preuve d’imagination à travers cet article.

Pourquoi organiser une manifestation avec mon association ?

Si beaucoup d’associations organisent une multitude d’événements dans le cadre de leurs activités, les raisons sont nombreuses :

• Récolter des fonds
• Gagner de la notoriété : auprès de mécènes, sponsors et du grand public
• Soutenir et sensibiliser à une cause
• Soulever des fonds pour un projet associatif (café, constructions de centres d’aides…)
• Proposer une activité collective à vos bénévoles
• Animer le quotidien de la vie associative de vos membres
• Proposer un moment convivial à vos membres
• Être moteur d’animation dans votre collectivité territoriale
• Recruter des bénévoles
• Rencontrer et créer des liens avec d’autres associations
• Augmenter votre nombre d’adhérents

Les raisons peuvent même être multiples, avec des objectifs très précis. Les événements peuvent être ponctuels ou au contraire récurrents.

Comment créer un événement associatif : sportif, soirée caritative… ?

Chaque association peut organiser un événement ponctuel. Il ne s’agit pas de monter la prochaine tournée des Enfoirés ou d’organiser le lancement d’une fusée : votre événement doit correspondre à votre association, vos publics, vos ressources et vos besoins.

Peu importe la taille, la typologie, le lieu géographique ou le nombre d’adhérents de votre association, vous pouvez tout à fait organiser un événement associatif. Avant de vous lancer, une règle primordiale : n’oubliez pas de définir certains éléments clés et principes de base de votre événement !

• Objectif(s)
• Evénement ouvert ou sur invitation ? Public ou privé ?
• Cible(s) : les personnes que vous souhaitez voir à votre événement, les destinataires de vos invitations
• Besoins humains, financiers et matériels
• Date

Ces éléments guideront vos choix quant à la typologie de l’événement que vous allez organiser.

Quelle activité pour une association ?

Exemples d’événements associatifs : sportifs, culturels, humanitaires,…

Peu importe la typologie de votre association, vous pouvez prendre de la distance lorsqu’il s’agit de créer un événement ponctuel. Si votre association organise des cours de chant, effectue de la sensibilisation à la pollution de l’environnement ou vient en aide aux personnes les plus démunies, rien ne vous empêche de créer un événement hors de votre périmètre habituel. Vous voulez quelques exemples ?

• Un tournoi sportif organisé par une association humanitaire : les fonds récoltés permettront de financer les actions de solidarité de l’association
• Un concert de musique proposé par une asso environnementale : la buvette sera zéro déchet, les food truck locaux et les animations manuelles proposées avec des matériaux naturels
• Un vide-grenier ou une brocante géré par une asso de quartier : l’idéal pour permettre la rencontre des personnes du voisinage et motiver de nouveaux bénévoles
• Une soirée de gala mise en place par un club de sports : de quoi renforcer les liens entre les membres, créer des synergies pendant un moment convivial et en profiter pour mettre en avant les réussites de l’association

Vous êtes convaincus ? Il ne s’agit bien évidemment pas de se lancer dans l’organisation d’un événement au hasard pour rassembler un grand nombre d’invités : monter un événement associatif demande de l’anticipation et de la rigueur, c’est d’ailleurs le nerf de la guerre ! Votre événement associatif sera réussi si les objectifs que vous vous étiez fixés sont en adéquation avec vos valeurs et vos missions et que ces derniers sont atteints.

Les différents types d’événements associatifs

Vous êtes convaincus, vous voulez organiser un événement associatif, super ! Un large panel d’événements s’offre à vous, des plus classiques aux plus originaux. Mais attention : même si vous avez une appétence pour certains formats plutôt que d’autres, veillez à ce que celui que vous choisissez corresponde bien à votre objectif, vos invités, et à votre association pour éviter une déception quant au résultat de votre événement. Si l’originalité est un bon vecteur d’intérêt, votre événement ne sera réussi que s’il correspond à votre asso et à vos invités.

Des idées de création d’événements pour votre association :

• Concert, événement artistique avec des intermittents du spectacle
• Gala, bal, moment convivial
• Les lives caritatifs (hybride ou 100% en ligne)
• Festival de musique, d’art, de cuisine,…
• Tournoi de sport, course, marche solidaire, rencontre sportive, karts
• Loto, tombola, kermesse avec les parents d’élèves
• Vide-grenier, brocante, vente
• Repas, pique-nique, buffet
• Conférence, table-ronde, hackathon, congrès
• Événement en ligne
• Résidence, journée d’étude
• Salon, exposition, vernissage, événement culturel
• Événements saisonniers : portes ouvertes de rentrée, repas de fin d’année, événement d’été, marché de Noël,…

Vous pouvez aussi mixer des typologies et des formats : il n’y a pas de règles ni de limites à votre imagination !

La création d’un événement

L’organisation de votre événement associatif sera un vrai challenge et travail en équipe. Voici nos conseils quant aux étapes à suivre :

• Rassemblez une équipe « projet » pour travailler avec vous sur l’organisation de votre événement.
• Montez un planning ou retro-planning pour définir les actions clés dans l’organisation et attribuer chaque mission à une personne spécifique qui sera garante de sa réussite.
• Prévoyez votre plan de communication à l’avance : il doit concentrer les invitations et relances mais aussi la communication grand public vers la presse, vos réseaux sociaux, etc. Afin d’attirer l’attention et de faire patienter les inscrits, vous pouvez prévoir la création de différents contenus (collage d’affiches, distribution de prospectus, partage de photos sur votre page Facebook, diffusion de vidéos sur votre site internet,…).
• Utilisez des outils pour vous aider dans l’organisation avec une billetterie en ligne
• Assurez-vous d’être en règle : déclaration de manifestation sur la voie publique, demande d‘autorisation pour la vente d’alcool, la diffusion de musique ou autres, sécurité sur le lieu de votre événement,… Selon la manifestation que vous organisez, certaines dispositions particulières sont obligatoires et doivent être prises en compte : il en est de votre responsabilité.
• Retrouvez toutes les démarches à suivre sur service-public.fr et invite.contacts-demarches.interieur.gouv.fr.

Que vendre pour une association ?

Il est tout à fait possible de vendre différents produits en tant qu’association. Lors d’un événement, vous pouvez augmenter les ressources de financement du projet en vendant des produits à l’effigie de l’événement ou réalisés par les membres de l’association.

L’aide extérieure : l’agence événementielle

Si votre événement a pour vocation d’être d’une grande ampleur vous pouvez faire appel à une association ou une agence événementielle. Ces habitués de l’organisation d’événements sauront vous guider et vous accompagner dans la création de votre événement. Choisissez seulement d’obtenir leurs conseils ou demander un réel suivi de A à Z selon vos besoins et votre budget : ces structures pourront vous proposer l’offre qui correspond le mieux à votre événement et votre besoin.

Quel outil de gestion pour votre événement ?

La billetterie en ligne est un outil indispensable pour vous aider à gérer votre événement. La billetterie en ligne vous permettra de définir qui peut prendre des places pour votre événement, de personnaliser les tarifs et de suivre les inscriptions de vos participants. La billetterie en ligne de HelloAsso est 100% gratuite pour les associations pour la gestion en amont de votre événement et le scan des billets à télécharger vous accompagne pour la gestion des flux de participants le jour J.