Comment créer un formulaire d’inscription ?

Comptabiliser les inscriptions à un événement est un bon moyen de le planifier et d’en mesurer ses retombées. En grand ou en petit comité, avoir une trace de ces inscriptions peut se révéler d’une grande nécessité dans le suivi de vos participants. Que vous souhaitiez organiser un atelier, une conférence, une exposition ou un concert, nous allons voir pourquoi et comment créer un formulaire d’inscription en ligne.

Pourquoi créer un formulaire d’inscription en ligne ?

L’accessibilité d’un formulaire d’inscription en ligne est l’un de ses avantages majeurs. Comme il peut être diffusé par mail et être hébergé sur un site web ou sur des pages de réseaux sociaux, il permet à un internaute de s’inscrire facilement depuis chez lui avec un Smartphone, une tablette ou un ordinateur sans contrainte d’horaire. Il suffit de transmettre le lien d’inscription à votre communauté !

Les objectifs d’un formulaire d’inscription

Lorsqu’on organise un événement, nous fixons au préalable le nombre de participants potentiels afin de prévoir soit l’organisation du site s’il a lieu en présentiel soit le support web s’il a lieu en distanciel. Là, où le formulaire d’inscription à un rôle essentiel, est qu’il peut rapidement vous permettre de suivre la jauge des participants et d’avertir le public si la limite a été atteinte.

Objectif 1 : Gérer le nombre de participants

En permettant aux participants de s’inscrire en ligne à votre événement, vous allez pouvoir suivre les inscriptions de sorte à bloquer les inscriptions si la jauge que vous vous êtes fixée est atteinte. Une fois la limite atteinte vous pourrez potentiellement créer une liste d’attente dans le cas où des participants se désisteraient.

Vous pourrez diffuser le formulaire d’inscription à votre liste de contacts ou le diffuser publiquement sur vos canaux de communication (Site web, réseaux sociaux, blogs, pop-up sur des sites partenaires, presse en ligne…). En comptabilisant les réponses en temps réels, vous pourrez facilement répartir les participants à des horaires différentes s’il est question d’ateliers par exemple.

Objectif 2 : Planifier votre événement

Le formulaire d’inscription vous offre de nombreuses options dans la planification de l’événement. Si vous organisez un repas, vous pourrez proposer différents menus à vos participants de sorte à recueillir leur choix favoris. Autre exemple, si vous organiser une course ou un tournoi, vous pourrez intégrer des questions relatives au numéro du maillot ou au kilométrage à parcourir. Il vous sera donc possible d’aménager votre événement selon le type d’informations récoltées.

Objectif 3 : Récolter des informations sur les participants

Afin d’en savoir plus sur vos participants, un événement peut être une bonne occasion pour compléter votre base de données. Par exemple, vous souhaitez connaitre l’âge moyen de vos participants, comment ils ont eu connaissance de l’événement, s’ils sont adhérents à votre association ou même s’ils désireraient être bénévoles pour vous aider le jour J !

N’hésitez pas à préciser le pourquoi vous cherchez à récolter des informations : enquête de satisfaction, volonté de personnaliser les contenus à proposer aux adhérents, études sur votre liste de contacts, etc. Soyez transparents !

Comment créer un formulaire d’inscription en ligne ? 

Il existe de nombreux types de formulaires d’inscription personnalisables en ligne vous permettant de planifier un événement. Nous allons voir comment en créer un facilement.

Les outils en ligne

Avant de faire appel à des générateurs de formulaires en ligne ou à une solution de billetterie événementielle, il faut se demander : qu’est ce que je souhaite demander à mes participants et quel est le parcours d’inscription le plus simple ?

Le formulaire classique

Des sites vous proposent des modèles d’enregistrement prédéfinis à personnaliser selon vos besoins. Vous pouvez télécharger directement un modèle pour le compléter ou partir de zéro en inscrivant vos propres questions.

Il vous permet de recueillir facilement des informations mais vous demande en revanche une attention particulière sur la jauge des participants, car celle-ci sera manuelle. En d’autres termes, il vous faudra communiquer sur la fin des inscriptions à votre réseau et retirer le formulaire de vos supports si votre jauge est atteinte autrement, les participants pourront continuer de s’inscrire et votre refus pourrait être déceptif.

Astuce : Préférez un formulaire avec un remplissage automatiquement en ligne plutôt qu’un formulaire à télécharger et à vous renvoyer une fois complété.

Si votre événement est payant, il sera également plus contraignant d’ajouter un moyen de paiement si votre formulaire n’a pas de passerelle de paiement intégré.

La billetterie en ligne

Il existe plusieurs solutions de billetterie en ligne. L’avantage d’une billetterie en ligne est quelle vous permet une gestion plus complète et plus spécifique de votre événement. Vous pouvez recueillir des informations sur vos participants et leur transmettre à l’issue de leur inscription les éléments essentiel comme un billet électronique ou une attestation de paiement si votre événement est payant.

Par exemple, la billetterie HelloAsso permet de limiter le nombre d’inscriptions à un événement par une jauge totale ou par options de tarifs. Les participants verront le nombre de places restantes et pourront s’inscrire librement. De votre côté, vous aurez le détail des inscriptions en temps réel pour planifier votre événement. Inutile donc d’anticiper la fermeture de la billetterie lorsque votre dernier billet est vendu, celle-ci se coupera automatiquement et précisera à votre liste de contacts que la billetterie est fermée.

Dans l’éventualité où de nouvelles places sont disponibles à la vente, vous pourrez la rouvrir et la partager à votre réseau. Si vous préférez laisser la possibilité aux participants de continuer à s’inscrire, libre à vous de proposer une liste d’attente.

La billetterie en ligne est une formule complète qui vous fera gagner un temps précieux. Elle vous permet d’être un appui sur le net en générant un trafic sur votre site par exemple. En disposer d’une, peu donc également vous aider à gagner de la visibilité. Vous pouvez l’intégrer facilement via un widget bouton sur votre site.

Exemple / modèle de formulaires d’inscription

Voici un exemple de formulaire d’inscription classique réalisé sur Google Form :

Voici un exemple de demande d’inscription via une billetterie en ligne HelloAsso :

Etape 1 : La présentation de l’atelier en ligne et le choix du tarif

Etape 2 : Le remplissage des informations du participant

Etape 3 : Le récapitulatif et la validation de l’inscription

Voici une exemple de billetterie HelloAsso clôturée :

Comment faire un formulaire d’inscription via une billetterie en ligne ?

Voici un tutoriel complet sur la création de votre billetterie HelloAsso.