Le mois de septembre est très chargé pour les associations : rentrée associative, nouvelles adhésions, nouveaux bénévoles, nouveaux cotisants… C’est aussi la période pour faire connaître son association, ses valeurs, ses activités, ses événements associatifs, etc. Participer à des événements locaux est le bon moyen pour se faire connaître et solliciter de nouvelles personnes à s’engager dans votre association et ses activités pour une nouvelle année. Un forum des associations s’organise peut-être près de chez vous en septembre ? C’est l’occasion pour vous d’y participer ! Vous ignorez pourquoi et comment participer à un forum des associations ? Consultez cet article. Nous vous y donnons des explications claires de ce qu’est un forum des associations et présentons les manières et pourquoi il est important d’y participer. 😄
Vous vous êtes engagés à participer à un forum associatif ? Dans les prochaines lignes, retrouvez nos conseils sur les outils et astuces qui peuvent être mis en place lorsque vous participez au forum des associations de votre ville : visuels, contenus, animations… Vous aurez toutes les clés pour vous démarquer des autres stands ! Et oui, la concurrence est rude lors d’un forum des associations, tous les moyens sont bons pour toucher un maximum de citoyens.
Des visuels et une campagne qui attirent l’oeil
Le forum des associations est un événement incontournable dans la vie associative locale. Il rassemble l’ensemble des associations d’une ville ou d’une commune. Il permet la rencontre entre entre les citoyens et le tissu associatif, l’événement est en quelque sorte un annuaire des associations en présentiel. Si vous y participez, plusieurs objectifs sur votre présence s’offrent à vous :
- Présenter l’association dans sa globalité, ses missions, ses valeurs, sensibiliser la population autour de votre cause
- Recruter de futurs adhérents, bénévoles, membres
- Présenter le programme de l’année, événements à venir dans la ville
Lors du forum des associations, la concurrence est parfois rude, il se peut qu’il y ait de nombreux clubs de sport pour une même discipline, ou plusieurs profs de musique pour un même instrument. Il faut donc se démarquer pour que les citoyens s’intéressant à vos activités, se souviennent de vous et de ce que vous proposez.
Préparez des visuels avant votre participation au forum des assos
Pour marquer le coup et attirer l’attention, rien de mieux que d’afficher de l’information tout autour de votre stand. Préparez des visuels pour l’occasion. Vous avez un objectif particulier ? Préparez-les avec un message simple, des phrases d’accroches et des éléments à mettre en avant.
Vous êtes à la recherche de bénévoles pour assurer les tournois sportifs toute l’année ou pour votre festival de musique latine ? Créez un visuel qui mentionne votre demande. Cela informera les visiteurs qui passent devant votre stand. N’hésitez pas à imprimer votre affiche dans un format plus petit (A5) avec la même information, accompagné de l’adresse mail de la personne à contacter lorsque l’on est intéressé : vous pourrez ainsi les distribuer.Vous montez une équipe féminine de rugby et il vous manque des coéquipières ? Faites le savoir par une affiche et des flyers à disposer sur votre stand. Mettez en valeur l’information avec une belle photo. Voici un article qui peut vous aiguiller sur la création d’éléments graphiques pour votre communication : Comment créer des éléments graphiques pour une association ? 😉
Informez vos communautés sur les réseaux sociaux
De nombreuses manières et de multiples outils s’offrent à vous pour communiquer sur votre présence au forum des associations de la rentrée : site internet, blog, emailing, presses, radios locales et bien sûr les réseaux sociaux. En effet, si vos publics (bénévoles, adhérents, licenciés) sont probablement abonnés à vos pages sur les réseaux sociaux, c’est peut être aussi le cas des personnes connaissant votre asso de loin sans en faire partie (de nouveaux publics). De plus ce sont des outils incontournables pour toucher un jeune public. Utiliser ce canal de communication serait l’occasion pour vous de faire connaître votre / vos événement(s) de rentrée qui pourraient les intéresser. Voici quelques conseils pour vous accompagner.
Avant votre participation au forum des associations
- Annoncez votre présence au forum des associations de votre commune ou ville, en indiquant la date et les horaires. Vous pouvez aussi expliquer ce que vous allez y présenter et qui sera là pour accueillir les participants.
- Invitez votre communauté à venir vous rencontrer et échanger à votre stand.
- N’hésitez pas à taguer les bénévoles, salariés ou adhérents avec le @ : pour multiplier la visibilité de votre présence à l’événement. Vous pouvez même interpeller d’autres associations que vous connaissez pour leur donner rendez-vous là bas !
- Usez et abusez de visuels, de photos et de vidéos prises lors d’événements associations des années précédentes. Mettez en valeur votre communauté : membres du bureau, bénévoles, licenciés, supporters, jeunes,… Ce sont eux qui représentent votre association !
- Privilégiez des messages courts sur Twitter (240 caractères max)
- Sur Instagram, postez des story en informant sur votre présence, le lieu du forum et les horaires.
Pendant votre présence au forum des associations
Les partages sur vos réseaux sociaux ne s’arrêtent pas le jour de l’événement. N’oubliez pas de rester en contact avec votre communauté.
Sur les réseaux sociaux, faites un rappel dès le matin du jour-j de votre présence au forum des associations de votre ville ou commune en la taguant. Certains internautes auraient pu manquer l’information dans vos publications précédentes.
Les réseaux sociaux vous permettent aujourd’hui de partager vos actions en temps réel. Postez des story sur Facebook et Instagram lorsque vous êtes sur place et que votre stand est installé pour accueillir les publics. Continuez à interagir avec votre communauté, postez des photos et vidéos des citoyens qui viennent vous voir. (En leur demandant leur approbation avant de poster bien sûr). 😉Vous n’avez pas encore de compte pour votre association sur les réseaux sociaux ? La rentrée de septembre est le bon moment pour vous lancer sur Facebook, Twitter, Instagram et même Linkedin. Ces pages vous servirons à mobiliser votre communauté, interagir en temps réel avec elle, créer du lien et de la proximité, et bien sûr attirer de nouveaux publics qui seraient potentiellement intéressés par votre activité, vos missions de bénévolat, vos actions, vos valeurs, etc. Voici un article qui peut vous aider à rédiger vos publications sur Facebook. À vous de jouer ! 😉
Après avoir participé au forum des associations
Une fois que vous avez participé à l’événement, n’hésitez pas à continuer à communiquer sur vos réseaux. Remerciez tout d’abord les organisateurs dans votre ville ou votre commune en les taguant avec le @, tout en utilisant des photos prises le jour-j. 📷
Vous pouvez aussi remercier toutes les personnes qui sont passées sur votre stand et avec qui vous avez pu partager et discuter autour de votre association.
Si vous avez encore des missions de bénévolat pour lesquelles il vous manque des volontaires, continuez à communiquer dessus sur vos réseaux. Des personnes n’ont peut-être pas eu l’information, ou ne se sont pas déplacés au forum des assos. Utilisez les même visuels que vous aviez créé pour l’occasion.
Vous avez échangé avec des citoyens intéressés par votre association et pris leurs coordonnées ? C’est l’occasion de rester en contact avec eux, ils ne sont peut-être pas encore convaincus de vous rejoindre. Envoyez-leur de la documentation par email, donnez-leur plus d’informations sur vos actions que vous auriez peut-être oublié de leur dire. Bien sûr, remerciez-les d’être venus vous voir et que vous espérez une nouvelle rencontre et pourquoi pas un engagement de leur part.
Contenus à distribuer sur votre offre associative
Pendant le forum des associations, n’oubliez pas que votre stand est une vitrine de votre association. Vous voulez toucher les citoyens qui passent et s’arrêtent à votre stand lors de votre participation au forum des associations de votre commune ? Alors ne venez pas les mains vides. Apportez différents documents qui peuvent les intéresser. Des supports peuvent être informatifs pour eux et ils garderont une trace de leur passage sur votre stand.
Prospectus / bulletins, offres d’inscriptions
Sur votre stand, placez des documents informatifs sur votre association. Mettez en avant vos activités par des bulletins trimestriels, annuels, etc. Vous pouvez y déposer votre rapport d’activité pour expliquer les actions que vous mettez en place chaque année. Placez différents prospectus de vos actions associatives passés ou à venir : flyers événementiels, brochets, dépliants,… En plus d’être informatifs et utiles pour les visiteurs, cela videra vos placards !
N’hésitez pas à y faire figurer également vos offres d’inscriptions / d’adhésions en mentionnant les tarifs que vous proposez. Cela peut être des bulletins à remplir directement sur place ou sur internet avec la possibilité de faire un virement en ligne.
Cours initiatiques de rentrée
Cette année vous souhaitez proposer des cours démo ou d’initiation pour faire connaître votre discipline avant tout engagement ? Bonne idée ! Avant qu’un citoyen s’engage pour une année, il faut qu’il soit sûr que c’est LA discipline pour laquelle il veut s’investir.
N’hésitez pas à proposer des créneaux initiatiques avec la création de supports explicatifs. Faites figurer les contacts adéquat pour inscription. Et si la personne en face de vous souhaite déjà y participer, prenez ses coordonnées et inscrivez-le à l’un de vos créneaux disponibles.
Et si on distribuait des goodies ?
Bonne idée ! 💡 Vous pouvez distribuer un petit souvenir matériel à l’effigie de votre association. Si votre association en a les moyens, vous pouvez créer des goodies à votre image.
- Vous êtes une association de protection de l’environnement et qui défend les hirondelles dans un milieu urbain ? Proposez des autocollants d’hirondelles avec une phrase d’engagement.
- Vous êtes un club de foot ? Proposez les porte-clés ballon qu’il vous reste du dernier tournoi que vous avez organisé.
- Vous êtes un festival de musique ? Distribuez vos affiches restantes des années passées.
- Vous êtes une association qui propose des ateliers peintures ? Proposez-leur de prendre une carte postale peinte par vos élèves.
Ces objets sont faciles à distribuer et les visiteurs de ce genre d’événement en sont friands. En emportant l’un des vôtres, ils pourront garder un souvenir de leur passage sur votre stand. N’hésitez pas à sortir du lot, faites leur plaisir ! Mais attention à ne pas être dans l’excès : pour ne pas avoir un impact négatif sur l’environnement, privilégiez la distribution de souvenirs que vous avez déjà (les restes d’un autres événement, des créations maison, etc.), qui sont le moins polluants possible (préférez les crayons de papier personnalisés plutôt que des stylos par exemple) ou qui sont vraiment utiles (un autocollant “stop pub” pour boîte aux lettre par exemple). La nature vous dira merci, et votre budget aussi !
Proposer aux visiteurs de s’engager dès votre rencontre
Le forum des association est aussi l’occasion pour un citoyen de s’engager directement sur place. Alors n’oubliez pas d’apporter tous les documents nécessaires à cela. Nous vous donnons une liste des possibilités pour vous faire penser à tout !
Pour certains citoyens, venir au forum des associations de leur ville ou commune, c’est le moment pour eux de se réengager auprès de l’association qu’ils soutiennent depuis quelques temps. Proposez-leur de remplir un formulaire d’adhésion ou de cotisation au nom de votre association. N’hésitez pas à leur expliquer les nouveautés que vous prévoyez de mettre en place dans l’année.
Pour les nouveaux ou futurs adhérents, n’hésitez pas à leur proposer de s’inscrire. Ils sont peut-être sûrs de vouloir s’engager pour votre cause environnementale, sociale, solidaire, humanitaire, ou de se lancer dans une nouvelle discipline artistique, culturelle, sportive, etc. Mettez à leur disposition vos bulletins d’adhésion en expliquant les modalités d’inscription. Si d’autres papiers sont nécessaires (médicaux) expliquez-leur les démarches à suivre. Soyez transparent et explicatif face aux citoyens qui souhaitent vous rejoindre. Si l’inscription peut se faire en ligne, donnez toutes les informations nécessaires : sur quel site faut-il se rendre ? Quelles informations faut-il renseigner ?… N’hésitez pas à leur donner un document récapitulatif qui explique le processus d’inscription ainsi que la liste des document qu’il faut fournir.
D’ailleurs, avez-vous pensé à numériser votre formulaire d’adhésion ? On vous en parle ici !
Faites figurer en grand sur votre stand les documents à fournir pour que chaque citoyens puissent s’inscrire. N’oubliez pas, votre discipline a peut-être besoin de matériel pour être pratiquée : faites une liste de tout ce dont une personne inscrite devra apporter ou porter à chaque séance. D’ailleurs n’hésitez pas à donner des conseils sur quel type de matériel il faut se munir.
Vous proposez des cours d’essai avant de démarrer votre saison associative ? Faites connaître l’information avec des affiches. Informer les citoyens qui passent sur votre stand et avec qui vous discutez de s’y inscrire via des feuilles d’émargement. Donnez-leur toutes les informations dont-ils auraient besoin : matériel à apporter, horaires, lieu du cours, espaces pour se garer sur place, passages pour les personnes à mobilité réduite, etc. Donnez des informations sur le lieu : si c’est un cours en plein-air, dans une salle omnisport, stade,… N’hésitez pas à donner un plan de la ville, ce n’est peut-être pas la commune où vivent les citoyens qui s’intéressent à vos activités. Distribuez à l’occasion des prospectus associés aux cours d’essai que vous proposez ou écrivez-leur les horaires de celui qui leur correspondrait le mieux sur un papier vierge où vous pouvez ajouter vos contacts.
Vous recherchez peut-être de jeunes volontaires en service civique, pour assurer l’animation de vos différentes activités auprès de différents publics : enfance-jeunesse, personnes en situation de handicap, séniors, etc. ou tout autre mission ? C’est le moment pour les convaincre de vous rejoindre ! Expliquez-leur que vous recherchez quelqu’un et les missions qui seront à accomplir. Distribuez-leur une fiche de poste et invitez-leur à vous envoyer un CV et une lettre de motivation par email. Participer à un forum est aussi l’occasion de donner envie à un jeune de s’engager pour une cause qui lui tient à coeur. Donnez-lui envie de sauter le pas ! 🏃
Après cet événement de rentrée associative, il est possible que certaines personnes que vous avez croisé sur votre stand souhaitent vous revoir ! Anticipez cette possibilité, distribuez ou mettez en évidence sur votre stand, des cartes de visite avec toutes les informations pour vous contacter facilement : nom, prénom, adresse, email, numéro de téléphone. Si votre interlocuteur souhaite prendre rendez-vous avec un membre de l’association sur place, proposez lui par email un rendez-vous via Framadate ou Google Calendar avec la possibilité de faire des rappels par email. Donnez-lui en même temps toutes les informations pour convenir d’un entretien : date, lieu, heures.
Des démonstrations sur place ?
En participant au forum des associations organisé dans votre ville, vous pouvez proposer des ateliers d’initiation et faire de nombreuses démonstrations auprès de vos publics. Un format convivial qui saura ravir toutes les générations :
- Vous êtes une association qui propose des cours de trompette ? Faites une démonstration et montrez comment est conçu l’instrument. Faites écouter certains sons qui peuvent être réalisés. Ou encore, proposez un blind test musical aux participants devant votre stand.
- Vous êtes une association qui apprend à de jeunes enfants à dessiner ? Installez de petites tables à leur hauteur où ils pourront s’installer, et montrez-leur quelques techniques aux crayons de couleurs.
- Vous êtes une association qui fait le suivi des passereaux dans votre ville ? Faites deviner les espèces présentes en milieu urbain sur votre territoire avec de grands panneaux. Si vous êtes proche d’une fenêtre, n’hésitez pas à leur faire essayer des jumelles d’observation pour regarder par la fenêtre et chercher les espèces d’oiseaux qui se posent au sol ou virevoltent autour du bâtiment.
- Vous êtes un association humanitaire ? Mettez à disposition des citoyens des photos d’actions réalisées les années précédentes et présentez-leur tous les projets que vous avez menés.
Qui pour animer votre stand ?
Vous participez au forum des associations organisé en septembre pour la rentrée ? Mais vous ne savez pas qui pourrait l’animer ?
Pas de panique ! Faites un appel à bénévole sur vos réseaux sociaux ou par email avant le dit événement associatif. Ils seront ravis de pouvoir participer et partager leurs connaissances. Ils sauront donner envie aux citoyens passant par votre stand de venir rejoindre la cause que vous défendez ou faire partie d’une équipe soudée.
Vous pouvez aussi faire appel à des salariés si vous en avez, ou encore des adhérents qui soutiennent l’association depuis longtemps. Si la réponse est positive organisez vous en interne : combien de personnes doivent être présentes, quels documents apporter et qui s’en charge, quelles animations à mettre en place et sur quels créneaux horaires, est-ce que vous voulez emmener des éléments à accrocher, etc.
Le forum des associations de votre ville est annulé cette année ?
Cette année, la crise sanitaire et les élections municipales tardives ont bouleversé et impacté les événements associatifs. Pour certaines municipalités, les événements de rentrée de septembre risquent d’être moins riches et dynamiques que les années précédentes, tout comme la programmation des forums associatifs.
Essentiels sur le territoires, les forums des associations permettent à ces dernières de donner une large visibilité de l’offre associative auprès des citoyens et au grand public de rencontrer l’ensemble des activités et des associations proches de chez eux.
Ce constat a mobilisé deux acteurs de l’ESS : HelloAsso et Hacktiv en lançant la “Rentrée des Assos” du 16 septembre au 14 octobre 2020.
Comment fonctionne la plateforme ? Toutes les associations ont la possibilité de booster leur visibilité gratuitement en référençant leurs événements de rentrée (se déroulant entre le 16 septembre et le 14 octobre) sur la plateforme rentreedesassos.org. Chaque citoyen peut alors retrouver les activités organisées près de chez lui en consultant la plateforme. Vous souhaitez redynamiser votre association et proposer quelque chose coûte que coûte à vos publics ? Alors pourquoi ne pas organiser un événement de rentrée en septembre ? Cette opération est faite pour vous !
En plus d’être un moment clé pour prendre vos bonnes résolutions associatives et organiser l’année à venir, septembre est aussi la bonne période pour rassembler tout le monde autour de vos projets, et toucher de nouvelles personnes. N’hésitez plus ! Lancez-vous en organisant un événement de rentrée. Il peut prendre plusieurs formes : portes-ouvertes, réunion d’information, atelier initiatique, etc.
Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme et les modalités d’inscription ? Consultez l’article : Pourquoi et comment participer à un forum des associations ? sur le blog.
Malgré le déconfinement et la reprise des activités au sens large, le mois de septembre reste incertain. Lors de vos événements de rentrée, nous vous conseillons de continuer à respecter les règles sanitaires mises en place pour lutter contre le Covid-19 :
- Instaurez le port du masque obligatoire au sein de votre établissement (sauf lors d’activités physique)
- Mettez à disposition des participants du gel hydroalcoolique
- Faites en sorte de respecter une distanciation physique d’au moins un mètre entre les visiteurs si votre événement est organisé dans une salle
- Rappelez, grâce à des affiches et des signalétiques, qu’il est important de respecter des gestes barrières (se laver les mains régulièrement, tousser et éternuer dans son coude ou dans un mouchoir, utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter, saluer sans se serrer la main, éviter de se toucher le visage,…)
Dans le cadre des mesures sanitaires mises en œuvre pour lutter contre la Covid-19, dans certaines communes, tous les rassemblements de plus de 10 personnes sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public doivent faire l’objet d’une déclaration en préfecture ou sous-préfecture. Si vous organisez un événement accueillant plus de 10 personnes, renseignez-vous auprès de votre préfecture des démarches à suivre si vous devez déclarer votre événement.
