Chaque année les associations préparent leur rentrée associative. C’est en septembre que tout se joue lors d’événements, rencontres… L’occasion peut être pour vous, responsable associatif, de revoir vos adhérents de l’année passée, vos bénévoles, vos cotisants et vos membres. Cette période est aussi propice pour vous faire connaître et solliciter de nouvelles personnes. Vous souhaitez présenter vos activités, valeurs, missions de bénévolat et événements prévus dans l’année par votre structure ? Ou encore montrer que vous êtes une asso créatrice de lien social, une asso citoyenne au coeur du tissu associatif local ? Vous avez alors tout intérêt à participer à un forum des associations ! Vous trouverez dans cet article une explication claire de ce qu’est un forum des associations et nous vous présenterons les manières d’y participer et pourquoi cela peut être très positif pour votre structure.
Qu’est-ce qu’un forum des associations classique ou digital ?
La collectivité, organisatrice du forum
Le forum des associations désigne un rassemblement de tous les acteurs associatifs locaux dans un même lieu (public) et à une date définie. Il est souvent organisé par la municipalité elle-même, juste après la rentrée des classes de septembre. Pour une collectivité, le forum a pour but de valoriser et étendre la connaissance du tissu associatif local. Pour les associations, c’est un bon moyen de faire connaître leurs valeurs, leurs activités, leurs événements, leurs services, mais aussi les missions de bénévolat qu’elles proposent et les modalités d’adhésion.
Le forum pourra prendre plusieurs formes :
- les Portes ouvertes : permettront de rencontrer de nouveaux adhérents ou encore bénévoles potentiellement intéressés pour vous apporter leur aide. Elles s’organisent sur le lieu où vous proposez la plupart de vos activités associatives. Les personnes peuvent ainsi venir vous rendre visite, découvrir vos espaces et échanger avec des membres de votre association.
- Réunion d’information : à la différence des portes ouvertes, la réunion d’information a un horaire précis et est plus court. Elle nécessite moins de bénévole pour l’organiser et l’animer. Cette réunion d’information peut ressembler à une assemblée générale sans pour autant revenir sur tous les chiffres de l’année passée.
- Atelier initiatique, cours d’essai et démonstration : avec ces types d’événements vous saurez ravir toutes les générations. Gratuitement, vos publics pourront s’initier à votre discipline en testant le matériel disponible, en se renseignant plus précisément sur les tarifs, et en discutant avec les membres de l’association.
Il va s’en dire que le forum devra respecter les règles sanitaires en vigueur.
L’association, l’actrice du forum
Sur place, cela peut être l’occasion de divertir les visiteurs présents. N’hésitez pas à organiser des animations : vous attirerez l’attention du plus grand nombre.
- Vous êtes une association sportive ? Faites une petite démonstration aux personnes intéressées ou présentez les équipements sportifs de votre discipline.
- Vous êtes un club de fitness ? Proposez une petite session de yoga aux participants.
- Vous êtes une association qui donne des cours de piano ? Montrez les bases de la discipline aux jeunes enfants qui seront ravis de tester un instrument si impressionnant.
- Vous êtes une association qui propose des ateliers dessins ? Faites des démonstrations et exposer le matériel utile lors des cours.
Le but de l’événement est d’initier gratuitement et de sensibiliser le public, alors tous les moyens sont bons pour se différencier des autres associations présentes lors du forum des associations. Avec ces démonstrations et animations pendant l’événement, vous aiderez les citoyens à passer le pas et à s’engager dans une association qui porte les mêmes valeurs qu’il défend. Proposez-leur de devenir adhérent directement sur place, ou encore présentez les missions de bénévolat, distribuez des brochures explicatives sur votre association,… Et surtout, n’hésitez pas à prendre leurs coordonnées lorsque les curieux passent sur votre stand : nom, prénom, adresse email, sujet discuté. Une fois l’événement terminé, attendez quelques jours puis recontactez-les pour leur apporter un complément d’information et les solliciter à devenir adhérent.
Quel intérêt pour vous, associations, d’y participer ?
Présenter votre asso, vos valeurs et missions, sensibiliser les citoyens à votre cause
La crise a fragilisé vos activités associatives ? Vous vous questionnez sur votre reprise ? Ce qui est sûr c’est que vous souhaitez re-dynamiser votre association et proposer quelque chose coûte que coûte à vos publics à la rentrée ! Et vous avez raison : re-mobiliser vos membres, vos adhérents et vos bénévoles est nécessaire après une saison écourtée par la crise sanitaire.
Votre présence sur le forum le plus proche géographiquement de votre association sera une vitrine pour elle. Matérialisé par un stand vous aurez l’occasion de vous faire connaître auprès de ceux qui ne savent peut être pas encore qui vous êtes. Vous venez de démarrer votre activité ? Votre présence y est encore plus recommandée !
Présentez l’association et son historique, énumérez vos valeurs communes, développez votre explication sur les missions associatives menées par vos salariés, membres, bénévoles,… N’hésitez pas à faire une distribution de documents présentant votre assos (prospectus, flyer,…), cela permettra de marquer les esprits des visiteurs qui sont venus à votre stand.
Recruter des adhérents, bénévoles, volontaires en service civique
Le forum des associations est aussi l’occasion pour votre asso de recruter de nouveaux membres : adhérents, bénévoles, jeunes volontaires en service civique. Cet objectif se réalise également à la suite d’une présentation de l’association. Il faut que la personne en face de vous ait toutes les informations dont-elle a besoin pour vous rejoindre sereinement : contacts, adresse, projets… Répondez aux interrogations, et si vous n’avez pas la réponse, prenez ses coordonnées, renseignez vous et faites lui une réponse par email.
Ne venez pas les mains vides, apportez de la documentation et de quoi habiller votre stand (affiche, poster, kakemono). Car il est possible que la concurrence soit rude : un forum des associations peut compter qu’une seule association humanitaire et sociale mais 4 clubs de basket et 10 associations de cours de guitare qui cherchent de nouveaux adhérents. Les citoyens doivent se souvenir de vous, mettez-en leur plein la vue, que ce soit dans l’habillage de votre stand ou dans son animation.
Présenter la programmation des événements de l’année
Vous êtes une association qui agit dans la culture ou dans l’animation locale ? C’est peut-être le moment pour vous de teaser l’année à venir. Présentez la programmation culturelle que vous avez prévu d’organiser, les événements à venir dans la ville, les modalités de participation… Pour remplir chaque objectif, ayez l’habitude de prendre les coordonnées des visiteurs venus sur votre stand. Vous pourrez les recontacter par mail pour les solliciter de nouveau à venir rejoindre votre asso.
Comment s’inscrire à un forum dans ma commune ?
Vous souhaitez participer au forum des associations proche de votre structure ? N’hésitez pas à contacter la maison des associations ou la collectivité territoriale en charge de la vie associative. Il y a aura probablement un bulletin de préinscription à remplir signalant votre présence le jour-J et à retourner par courriel. Préparez quelques informations que vous devrez probablement transmettre : civilité, prénom, nom, email, nom de l’association, adresse du siège…Attention aux dates butoires, les places peuvent être “très chères” selon les villes. 😉
Le forum des association n’aura pas lieu cette année dans votre ville ?
Mince ! Votre commune a annulé le forum des associations initialement prévue pour la rentrée associative en septembre ? Pas de panique, nous avons une solution pour vous !
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