En règle générale, les associations loi 1901 sont dans l’obligation de tenir au moins une fois par an une assemblée générale (AGO, la plus courante des AG d’une association). En effet, c’est à cette occasion que se prennent les décisions qui ont trait à la gestion courante de la structure. Il en est ainsi de la définition des stratégies et actions à mettre en œuvre pour la nouvelle année ou encore de la communication des rapports annuels (rapport moral du président et rapport financier du trésorier). Concernant les modalités d’organisation de cette réunion (fréquence, convocation, etc.), il faut se référer aux dispositions statutaires de l’organisme associatif. Raison pour laquelle il est primordial de ne rien négliger lors de la rédaction de ses statuts constitutifs. Découvrez alors dans cette rubrique comment bien organiser l’AG de son association.
Les prérequis
En pratique, l’assemblée générale ordinaire d’une association est le plus souvent annuelle. Elle se déroule ainsi généralement au mois de mars, septembre ou décembre. Toutefois, ce sont les statuts qui fixent la date (et éventuellement le lieu) ainsi que la fréquence de la tenue d’une AG. Dans la même optique, ces documents constitutifs déterminent les personnes autorisées à y assister. Dès lors, ils peuvent restreindre valablement la participation à des membres avec des statuts particuliers ou qui remplissent certaines conditions. Autrement dit, ils peuvent parfaitement bien écarter les membres qui n’ont pas réglé leurs cotisations et ceux qui ne sont pas suffisamment actifs par exemple. Mais, en principe, tous les membres de la structure associative doivent pouvoir prendre part à cette réunion.
Une fois les participants à l’AG ordinaire connus, il convient d’identifier la personne ou l’organe responsable de son organisation. Ici encore, il est essentiel de consulter les statuts de l’association 1901 ou le cas échéant son règlement intérieur. Selon les stipulations statutaires ou règlementaires applicables, il peut alors s’agir d’un membre du bureau ou du conseil d’administration. En revanche, en l’absence de toute mention dans les statuts et le règlement intérieur, cette mission incombe au président de la structure.
Bon à savoir
Même s’il ne s’agit pas d’une obligation légale, il est vivement conseillé aux organismes associatifs concernés de faire participer leur commissaire aux comptes à l’assemblée générale ordinaire.
La convocation de l’assemblée générale ordinaire d’une association
Le responsable de l’organisation de l’assemblée générale ordinaire de l’association et les participants identifiés, il convient ensuite de préparer les convocations et de les envoyer.
Assemblée générale ordinaire d’une association : les modalités de convocation
Pour en savoir davantage sur les conditions de convocation à une AGO d’association 1901, il importe de se reporter aux statuts ou au règlement intérieur de la structure. Du délai au mode d’envoi, vous ne devez rien omettre.
Ainsi, en ce qui concerne le délai de transmission des convocations aux participants, l’idéal est de prévoir un délai de 15 jours à un mois. Cela permettra effectivement aux participants de prendre connaissance de l’ordre du jour et d’analyser les documents qui l’accompagnent. À l’instar du projet de budget, des rapports annuels ou bien de la présentation des nouvelles activités. Ce délai se révèle aussi nécessaire aux organisateurs de la réunion pour bien la préparer.
Pour ce qui est du mode d’envoi des convocations, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Envoi par courrier postal (lettre simple ou recommandée)
- Transmission par voie électronique (option la plus recommandée de par sa praticité et sa rapidité)
- Annonce dans la presse
- Publication sur le site internet de l’association ou via les réseaux sociaux
- Affichage dans les locaux de l’organisme et dans les lieux adaptés
Comment rédiger la convocation à l’AG ordinaire ?
Vous devez par ailleurs prêter une attention particulière à la forme et au contenu de la convocation à l’AG O. Celle-ci doit en effet mentionner d’importantes informations, à savoir :
- Le nom de l’association
- La date de la convocation
- La date, l’heure et le lieu de déroulement de l’AG annuelle
- L’ordre du jour
- L’organe ou la personne responsable de l’organisation de la réunion
- L’identité et la signature de l’auteur de la convocation
La planification du déroulement de l’AG ordinaire
Pour assurer le bon déroulement de l’assemblée générale ordinaire de l’association, il est crucial de bien la planifier étape par étape :
- Accueil des participants
- Mise en place de la feuille de présence (étape essentielle pour savoir si le quorum est atteint)
- Discours d’introduction
- Organisation et répartition du temps de prise de paroles en favorisant le plus possible les interactions entre les participants et les organisateurs
- Préparation du vote, notamment dans le cas d’un scrutin à bulletin secret (prévoir les matériels indispensables à sa tenue)
- Rédaction du procès-verbal et sa diffusion
À noter que pour les membres qui ne peuvent pas se déplacer le jour de l’AG ordinaire, vous pouvez leur permettre de voter par correspondance et même par internet. Sinon, pourquoi ne pas leur proposer de donner une procuration à un autre membre pour voter en leur nom ? Bref, anticipez !
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