Comment organiser un forum des associations en respectant les normes sanitaires ?
La période de rentrée est un temps fort pour la vie associative sur les territoires : les citoyens veulent découvrir les associations locales et leurs activités, afin de s’y engager pour l’année scolaire. C’est donc le meilleur moment pour les communes de rendre visible et mettre en valeur la multitudes d’associations présentes sur le territoire, avec l’organisation de forums des associations.
Dans cet article, nous vous donnons les clés pour une bonne organisation d’un forum des associations. Nous vous présenterons les manières de l’organiser, les animations possibles et la communication qui peut être mise en place.
Le Forum des associations
Qu’est-ce qu’un Forum des associations classique ou digital ?
Le forum des associations est souvent organisé par les municipalités en suivant la rentrée scolaire. C’est un rassemblement de tous les acteurs associatifs dans un même lieu ouvert au public à une date définie (souvent sur une journée ou un week-end).
Pour vous, les collectivités, le forum va vous permettre de valoriser le tissu associatif local.
Pour les associations, c’est l’occasion de faire connaître leurs valeurs, activités, événements, service, etc. Mais aussi de recruter de nouveaux bénévoles, de se rapprocher de nouveaux adhérents, d’échanger avec de nouveaux membres ! Ces forums sont donc très importants pour elles.
Organiser un événement comme celui-ci vous permet de toucher tous les habitants. Lors du forum des associations, les citoyens peuvent découvrir les associations de toutes typologies : clubs sportifs, loisirs, associations solidaires, environnementales, culturelles, d’animations “enfance-jeunesse”,… Dans de nombreuses communes, pas moins de 100 associations y sont présentes. C’est un événement pratique pour chaque habitant qui cherchent à adhérer ou devenir bénévole. Inutile de faire le tour de la ville pour rencontrer des associations et comparer leurs manières de fonctionner, les horaires de leurs séances ou leurs prix d’adhésion. Un lieu le permet : le forum des associations.
Pourquoi organiser un Forum
La crise a fragilisé les associations ayant une activité dans votre collectivité ? Vous vous questionnez sur leur reprise ? Ce qui est sûr c’est que vous souhaitez soutenir la vie associative de votre commune et la rendre visible auprès de vos concitoyens.
Alors pourquoi ne pas proposer aux associations présentes dans votre collectivité de participer à cette opération pour favoriser la reprise de votre commune !
Comment organiser un forum des associations
Le forum des associations a plusieurs objectifs pour une collectivité : valoriser les associations et présenter au grand public le réseau associatif local et engagé ainsi que les activités qu’il propose : clubs de sport, chorales, associations culturelles, sociales et solidaires, humanitaires, etc. Au sein d’un même lieu, des stands et animations sont mis en place par les associations et proposent des échanges avec les citoyens qui s’y rendent. Le but pour une collectivité est de montrer à la population des différentes actions, projets et engagements portés par les associations.
Comment organiser un forum des associations ?
Vous souhaitez faire connaître le tissu associatif local auprès des habitants ? N’hésitez pas à organiser un forum des associations dans votre commune.
Organisation en amont (3 à 4 mois avant le Jour-J) : nos conseils
- Une équipe organisatrice ? Oui ! Formez une équipe dédiée qui sera en charge d’organiser l’événement. Le nombre de personnes que doit composer ce groupe variera selon l’envergure de l’événement mais aussi les compétences requises. Vous pouvez d’ores et déjà réfléchir au nombre de personnes qui devront être mobilisées sur place le jour-j, prévoir et prévenir celles qui seront réquisitionnées pour installer le site, accueillir les associations pour les mener à leur stand, servir les repas, etc.
- Quelle date choisir ? Cela doit avoir lieu en septembre car les associations comptent sur cet événement pour leurs inscriptions de rentrée mais aussi parce que les citoyens veulent savoir où s’engager dès la rentrée scolaire. Vous pouvez organiser l’événement sur un week-end ou sur une journée.
- Où organiser votre forum des associations ? Nous vous conseillons d’organiser l’événement dans un espace qui peut accueillir de nombreux stands : hall, chapiteau, ou encore en plein air. Cela dépendra donc du nombre d’associations que vous voulez inviter et de la quantité de visiteurs que vous prévoyez.
- Contactez les associations : quelques mois avant, contactez les associations de votre ville ou collectivité. Envoyez-leur un formulaire d’inscription à l’événement et assurez-vous qu’elles seront bien présentes le jour-j. Contactez-les donc régulièrement pour faire un point sur les conditions de leur accueil (nombre de table et de chaise, repas, branchement électrique, nombre de personnes qui tiendront le stand, grilles d’exposition ou autres installations prévues, etc). Pour les différents matériels, il vous faudra peut-être en louer. Pensez à bien comptabiliser tous ces éléments ! Pour les repas (si vous en proposez), vous pouvez envoyer un formulaire demandant si les bénévoles tenant les stands ont un régime alimentaire spécial : allergies, végétarisme, etc. Ils vous remercieront de cette attention ! 🙂
- Réfléchissez à la disposition des stands associatifs avant le jour-j, vous pouvez le faire par thématique par exemple : sport, culture, humanitaire, social, environnemental, etc.
- N’hésitez pas à mettre en place des espaces spécifiques pour les associations : faites de cet événement un lieu convivial et animé. Préparez différents lieux pour qu’elles puissent montrer ce qu’elles proposent :
- Une scène pour des démonstrations musicales : concert, chant, instruments de musique
- Un espace extérieur pour des démonstrations sportives : parcours d’entraînement, installation de paniers de basket, de but de handball et de foot, etc.
- Un lieu pour organiser des débats ou un programme de prise de parole : par exemple sur des questions environnementales, sociétales, humanitaire ou sociales.
- Préparez un programme spécifique autour de l’événement : horaires, installation des associations à leur stand, discours, animations, déjeuner, fermeture, etc. Ce programme devra être transmis aux associations quelques semaines avant votre forum des associations.
- Prévoyez un plan d’installation des associations au sein du lieu, et transmettez l’information aux associations présentes. Elles sauront où s’installer et aux côtés de quelles structures.
- Pour le repas du midi, vous pouvez installer un espace dédié pour les intervenants et les participants : café, thé, jus de fruit. Prévoyez aussi que quelques personnes de votre équipe puissent apporter une aide logistique sur tout le forum.
Derniers préparatifs – le jour-J : nos conseils
- Pensez à bien accueillir les associations participantes dès leur arrivé, aidez-les à s’installer à leur stand. Soyez au petit soin avec elles.
- Faites un rappel de l’organisation à votre équipe en charge du bon déroulement de votre événement associatif.
- Lorsque les participants arrivent, donnez-leur un dépliant ou mettez en avant une grande affiche à l’entrée principale avec le plan du forum et les associations présentes. Le programme de la journée ou du week-end, les interventions, les animations, et les activités proposées (sport, culture, etc) doivent également y être présentes.
Et les règles sanitaires dans tout cela ?
Le mois de septembre et sera marqué par la gestion du risque sanitaire. Bien sûr, lors de votre forum associatif, nous vous conseillons de continuer à respecter les règles sanitaires mises en place pour lutter contre le Covid-19 et les faire respecter par les participants (usez de signalétique à l’intérieur des locaux) :
- Port du masque obligatoire au sein de votre établissement (sauf lors d’activités physiques). À bien spécifier sur vos supports de communication !
- Gel hydroalcoolique à disposition des personnes présentes, associations, organisateurs, bénévoles, intervenants, participants, etc.
- Respect d’une distanciation physique d’au moins un mètre si votre événement est organisé dans une salle. Mettez en place des sens de circulation, panneaux, signalements au sol.
- Respect des gestes barrières (se laver les mains régulièrement, tousser et éternuer dans son coude ou dans un mouchoir, utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter, saluer sans se serrer la main, éviter de se toucher le visage,…) – Installez des affiches au sein du lieu pour les rappeler est une bonne idée.
Ces précautions et règles seront bien évidement amenées à évoluer en fonction de la situation sanitaire et des mesures prises par le gouvernement.
Comment animer un forum des associations ?
Il est important de penser à animer votre forum des associations ! Pourquoi ? Parce qu’il n’y a rien de pire qu’un événement ennuyeux. Si vous voulez que les participants (et les associations) restent, proposez des temps d’animations tout au long de la journée ou tout le week-end. Comment ? Voici quelques conseils :
Les associations au coeur de l’animation
Le forum des association est la période cruciale dans la vie d’une association. Son objectif va être de recruter de nouveaux adhérents, bénévoles, licenciés, etc. Il faut donc faire en sorte que cet événement attire l’oeil et l’attention des citoyens. Pour cela proposez aux associations présentes d’animer leurs stands : initiations, conférences, jeux,…
Les initiations et démonstrations vont permettre aux associations de rendre leur stand vivant et d’attirer les petits comme les grands visiteurs. Vos citoyens auront envie d’aller vers une association qui bouge, qui propose des activités ludiques et animées. Prévoyez assez d’espaces nécessaires voire un extérieur dédié aux démonstrations sportives ou musicales.
Pour les associations qui nécessitent du matériel pour leur discipline, demandez-leur d’apporter les leurs : instruments de musique, tenues de sport, outils d’arts plastiques, etc. Les citoyens seront ravis de pouvoir les découvrir ou encore de les manipuler et d’être informés sur les outils nécessaires pour pratiquer la discipline. Les visiteurs pourront tester le matériel et voir si cela leur correspond.
Vous pouvez aussi organiser des temps de conférence / présentation des associations, par exemple celles qui se sont créées cette année. Une visibilité leur sera offerte et les citoyens pourront les rencontrer plus facilement.
Des animations ludiques peuvent être aussi proposées par vos associations : blind tests par les assos culturelles et musicales, des jeux par les assos environnementales, etc. Les participants à l’événement se prendront au jeu et seront attirés par les activités proposées.
Une présentation des associations grâce à un Speaker
Pour rendre votre événement vivant, convivial et animé vous pouvez aussi demander à un speaker, muni d’un micro, de passer entre les stands des associations dans le but de les présenter aux citoyens. Il leur posera différentes questions et animera également les moments d’activités organisées par les assos : blind tests, concours, conférences, etc.
Voici un article qui peut vous aider dans votre recherche de speaker pour l’occasion : Comment trouver un speaker intéressant pour une conférence ?
Comment communiquer sur son forum des associations ?
Vous pouvez communiquer sur votre forum des associations avec vos supports habituels. Mais n’oubliez pas que cette communication peut être portées ou relayées par les associations qui y participent. Envoyez-leur les visuels créés pour l’occasion afin qu’elles puissent les utiliser sur leurs réseaux sociaux. Voici quelques conseils pour communiquer sur le forum des associations organisé dans votre collectivité ou encore sur votre participation à un forum associatif digital.
À la Presse
Pour faire connaître votre événement, il est primordial d’informer vos usagers dans vos supports papier (bulletin municipal, magazine de la ville,..) et de contacter la presse locale. En plus de faire connaître l’organisation de votre manifestation, un article de presse pourra drainer la visibilité des associations qui y seront présentes.
Envoyez à la presse locale un communiqué de presse avec différents éléments et des messages clairs : date(s), lieu, horaires, programme, événement ouvert au grand public et gratuit pour tous, etc.
Exemples de messages à faire passer :
- “Venez rencontrer les associations proches de chez vous”
- “Inscrivez-vous et vos enfants pour de nouvelles activités tout au long de l’année”
- “Participez à de nombreuses activités prévues par les associations lors de la manifestation”
- “Découvrez les nouvelles associations de votre commune”
Si vous le souhaitez, n’hésitez pas à inviter des journalistes à venir au forum des associations. Ils pourraient interviewer des associations mais aussi des participants. De nombreuses articles pourraient apparaître dans votre presse locale la semaine suivante.
Voici un article de blog pour vous aider : Pourquoi et comment contacter la presse pour son événement
À la radio
La radio locale est aussi un bon moyen de faire connaître votre événement. N’hésitez pas à leur écrire pour qu’il puisse interviewer l’organisateur ou des membres de l’organisation de votre manifestation. Vous pourrez indiquer la ou les dates et donner quelques exemples d’associations qui y seront présentes. Apportez quelques exclusivités si vous comptez organiser des animations le jour-j. Vous pouvez aussi transmettre votre site internet pour que les auditeurs se renseignent au sujet de votre forum des associations.
Une campagne d’affichage pour attirer l’oeil des citoyens
Avant votre forum associatif, communiquez auprès de vos citoyens en préparant une affiche mentionnant les informations importantes : date(s), lieu, horaires. Faites un visuel qui va attirer l’oeil : gros titres, couleurs, photos, etc. Une affiche réussie doit susciter l’intérêt du public dès le premier abord et surtout le renseigner sur les informations à retenir.
Voici un article de blog qui peut vous aider pour la conception de cette dernière : Comment créer des éléments graphiques pour une association ? Dans la rubrique : Comment créer une affiche ?
Une fois créée vous pourrez mettre votre affiche sur des panneaux d’affichage de votre commune, à la mairie et dans les commerces avoisinants. N’hésitez pas à éditer votre affiche au format flyer pour en déposer quelqu’un également dans vos commerces de quartier.
Les réseaux sociaux
Vos citoyens vous suivent peut être sur vos réseaux sociaux ? C’est aussi ici qu’il faut les solliciter à participer au forum des associations que vous organisez. Faites des publications régulières en mentionnant les associations présentes grâce au @. À chacunes des publications informez sur le lieu, les horaires, et la ou les dates de votre manifestation.
Attention, ne vous contentez pas de communiquer simplement en amont. Pensez à le faire aussi le jour-j. Postez des story sur Facebook et Instagram, des photos d’installation, de votre équipe organisatrice, des assos présentes, des animations proposées, des stands. Pensez aussi à remercier les assos d’y avoir participé et que vous espérez que cela leur aura été bénéfique. N’hésitez pas à user de photos et de vidéos, les internautes sont intéressés par ce type de contenu.
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