GUIDE – Pour une rentrée associative réussie

Comment dynamiser sa rentrée associative 2020
après la période complexe que nous avons traversé ? 

HelloAsso, entreprise solidaire d’utilité sociale, qui fournit des outils numériques gratuits aux associations, et Hacktiv, association dont l’objet est la création de plateformes au service des collectivités pour favoriser l’engagement citoyen, vous ont donné leurs conseils et vous ont proposé et présenté la Rentrée des Assos.

Voici le guide lié à l’opération de rentrée 2020

Sommaire

Une rentrée associative particulière…

Cette année, la crise sanitaire a bouleversé et impacté les événements associatifs du printemps et a une conséquence pour ceux à venir : précautions sanitaires mises en places par le gouvernement, limitations des flux de personnes dans certains espaces, sens de circulation préconisés,… Ces éléments sont à prendre en compte tout autant que les élections municipales tardives qui ont entraîné des changements de bureau fin juin. Si les mesures de sécurité liées au Covid-19 concernent l’ensemble des événements, la mise en place des nouvelles équipes municipales plus tard qu’habituellement engendre une reprise des sujets associatifs tardifs. C’est pourquoi, pour certaines municipalités, les événements de rentrée de septembre seront probablement moins riches et dynamiques, tout comme la programmation des forums associatifs. 

Pourtant, ces forums sont essentiels sur les territoires ! Pour les associations, ils permettent de leur donner une large visibilité auprès des citoyens, pour les collectivités, c’est l’occasion  de montrer l’ensemble de leur vivier d’association en un même lieu. Le grand public aussi se tourne vers les forums associatif : c’est le moment de découvrir les assos qui se situent près de chez eux. 

Ce constat a amené HelloAsso et Hacktiv* à proposer une digitalisation du forum des associations. Comment ? En mettant à disposition des collectivités et des associations une plateforme web répondant au contexte qui menace la rentrée associative : rentreedesassos.org

HelloAsso et  Hacktiv lancent la “Rentrée des Assos “ du 16 septembre au 14 octobre : les plus grandes portes-ouvertes associatives jamais réalisées ! Comment fonctionne la plateforme ? Toutes les associations ont la possibilité de booster leur visibilité gratuitement en référençant leurs événements de rentrée (se déroulant du 16 septembre au 14 octobre) sur la plateforme rentreedesassos.org. Les français et françaises pourront à leur tour retrouver les activités organisées près de chez eux en consultant cette même plateforme centralisant et géolocalisant l’ensemble des événements.

Dans ce guide, nous vous donnons des conseils et astuces pour organiser votre rentrée associative malgré les contraintes et restrictions. Vous y trouverez les bonnes pratiques à avoir et nous vous expliquerons comment profiter de l’opération la Rentrée des Assos. Mais avant de débuter votre lecture, il faut que vous sachiez que la visibilité donnée par la plateforme qui centralise les événements associatifs est entièrement gratuite pour les associations ! Pour référencer un événement, vous devez simplement utiliser votre compte HelloAsso, ou vous y inscrire, et avoir une billetterie en ligne. 

*Hacktiv est une association créatrice de plateformes web en marque blanche à destination des collectivités adaptées aux enjeux de leur territoire pour faciliter la mise en relation entre acteurs engagés, souhaitant agir pour donner un sens au vivre ensemble.

Comment redynamiser la rentrée de mon association ?

La crise a fragilisé vos activités associatives ? Vous vous questionnez sur votre reprise de septembre ? Ce qui est certain, c’est que vous souhaitez redynamiser vos activités et proposer quelque chose coûte que coûte à vos publics à la rentrée ! Et vous avez raison : re-mobiliser vos membres, vos bénévoles et vos adhérents est nécessaire après une saison écourtée par la crise sanitaire. Alors pourquoi ne pas organiser un événement de rentrée en septembre ? 😊

Pourquoi un événement de rentrée en septembre ?

En plus d’être un moment clé pour prendre vos bonnes résolutions associatives et organiser l’année à venir, septembre est aussi la bonne période pour rassembler tout le monde autour de vos projets, surtout après la période difficile que nous avons vécu. Organiser un événement va vous permettre de vous retrouver ensemble : membres du bureaux, bénévoles, adhérents et futurs adhérents ! Ce rendez-vous peut être l’occasion de faire un point sur la situation de l’association, expliquer comment se déroulera la saison prochaine, annoncer vos prochaines activités, faire un appel à bénévoles, etc. 

Votre événement associatif de rentrée peut prendre plusieurs formes : il n’y a pas de règles ni d’obligations. Le mieux est de choisir le type de rendez-vous qui correspondra le plus à votre association. On vous propose quelques exemples ci-dessous. 😊

Quel type d’événement pour mon association ?

• Portes-ouvertes 

Organiser des portes-ouvertes au sein de votre association vous permettra de partir à la rencontre de nouveaux adhérents ou encore de bénévoles potentiellement intéressés pour vous apporter leur aide. Les portes-ouvertes se déroulent généralement sur le lieu où vous proposez la plupart de vos activités associatives durant l’année. C’est un événement avec des tranches horaires larges où les personnes peuvent venir vous rendre visite pour découvrir vos espaces et échanger avec des membres de votre association. Vous pouvez organiser des portes-ouvertes sans programme, où vos publics viennent échanger avec vos adhérents et bénévoles, ou plus structurées, avec des horaires pour les visites commentées, les initiations ou la projection d’un court documentaire par exemple.

Au-delà de présenter votre association, les portes-ouvertes peuvent aussi servir à sensibiliser le grand public. Si ce type d’événement est une “découverte de l’association” pour ceux qui ne vous connaissent pas encore, il peut aussi être le prétexte pour faire découvrir plus largement la typologie d’activité associative que votre structure représente : la pratique d’un sport en particulier, l’exercice de plusieurs forme d’art, la lutte pour une cause environnementale,… En mettant en avant le domaine de votre association, vos visiteurs apprendront également à connaître votre asso, vos valeurs et vos approches. 

N’hésitez pas à préparer un stand au sein de votre espace pour pouvoir accueillir vos publics, prévoyez également des supports pour que l’on puisse se rappeler de vous : brochures, prospectus d’information, flyers,… Vous ne serez pas les seuls à organiser un événement de rentrée, alors essayez d’attirer l’attention des visiteurs. Vous êtes un club sportif ? Portez vos tenues officielles et sortez vos équipements, vous pouvez même proposer des initiations. Vous êtes une association qui défend une cause en particulier ? Présentez vos missions de bénévolat, expliquez-les. Peu importe le domaine de votre asso, n’hésitez pas à exposer vos albums photos ou à préparer un diaporama à diffuser sur un ordinateur : ces souvenirs sont la vitrine de votre association car en imageant vos activités, ils prouvent à vos publics que vous êtes actifs. 

• Réunion d’information 

Pour faire découvrir votre activité et votre association vous préférez peut-être organiser une réunion d’information. À la différence des portes-ouvertes, la réunion d’information à un horaire précis et a une durée plus courte. C’est pourquoi elle peut nécessiter moins de bénévole pour l’organiser et l’animer. 

Un ou plusieurs membres de votre asso peuvent prendre la parole à tour de rôle pour expliquer les valeurs, les actions et les activités que proposent votre association. Cette réunion d’information peut ressembler à une assemblée générale sans pour autant revenir sur tous les chiffres de l’année passée. Une rencontre comme celle-ci permet de sensibiliser directement les personnes intéressées et de répondre à leurs questions dans un temps privilégié. Alors n’oubliez de pas de prévoir un moment de questions-réponses à la fin de votre discours.

• Atelier initiatique, cours d’essai et démonstration 

Organiser un événement peut être aussi l’occasion pour vous de proposer des ateliers d’initiation, des cours d’essai et de faire de nombreuses démonstrations auprès de vos publics. Un format convivial et dynamique qui saura ravir toutes les générations :   

Vous êtes un club de sport ? Montrez les premiers gestes à maîtriser dans votre discipline. Club de basket ? Faites des démonstrations de panier. Club de tennis ? Apprenez les règles d’arbitrage aux enfants ou faites quelques échanges. Club de danse ? Préparez une séance d’entraînement pour adultes et enfants et faites-les tester. 

Vous représentez une association culturelle ?  De musique peut être ? Les initiations à vos disciplines pourraient être un bon moyen pour attirer de nouveaux adhérents !

Par exemple, si votre association donne des cours de piano, mettez-en un à disposition et apprenez quelques bases aux personnes présentes avant de demander à un de vos élèves de jouer un air qu’il a appris cette année. Les enfants comme les adultes seront ravis de pouvoir tester et écouter de la musique. Vous pouvez même organiser un quiz sur la lecture du solfège. 

Vous êtes une association avec des actions sociales ? Si votre activité est principalement d’être au contact de personnes fragiles, comme des personnes âgées par exemple, vous pouvez organiser une journée de rencontre. Celle-ci pourra rassembler les curieux qui cherchent à donner un sens à leur temps disponible mais aussi les personnes isolées n’ayant jamais osé demander vos services officiellement.

Vous l’avez compris, il n’y a pas de limite dans l’imagination et l’organisation d’un événement de rentrée, alors ce serait dommage de s’en priver ! Suivez les étapes et c’est parti !

Un événement qui doit cependant respecter quelques règles

Malgré le déconfinement et la reprise des activités au sens large, le mois de septembre reste incertain. Nous vous conseillons grandement de continuer à respecter les règles sanitaires mises en place pour lutter contre le Covid-19 : 

• Sensibilisez sur le port du masque au sein de votre établissement (sauf lors d’activités physiques par exemple)
• Mettez du gel hydroalcoolique à disposition des personnes présentes 
• Faites en sorte que vos participants puissent respecter une distanciation physique d’au moins un mètre entre eux si votre événement est organisé dans une salle
• Rappeler qu’il est important de respecter les gestes barrières (se laver les mains régulièrement, tousser et éternuer dans son coude ou dans un mouchoir, utiliser un mouchoir à usage unique et le jeter, saluer sans se serrer la main, éviter de se toucher le visage)

Dans le cadre des mesures sanitaires mises en œuvre pour lutter contre la Covid-19, dans certaines communes, tous les rassemblements de plus de 10 personnes sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public doivent faire l’objet d’une déclaration en préfecture ou sous-préfecture. Si vous organisez un événement accueillant plus de 10 personnes, renseignez-vous auprès de votre préfecture des démarches à suivre si vous devez déclarer votre événement.

Pour organiser au mieux votre événement, favoriser le respect de ces règles et ainsi garantir une certaine sécurité à vos participants, il est préférable de pouvoir gérer le nombre de personnes présentes. En effet ! Savoir combien de personnes vous attendez vous permet de réguler les passages le jour-J. Réaliser une billetterie en ligne vous permet ainsi de connaître le nombre de participants à l’avance selon les dates que vous proposez. La billetterie en ligne est aussi une solution pour récupérer des informations de contacts sur vos participants. Pensez-y ! Si une personne a profité d’un essai lors de votre événement vous aurez ses coordonnées pour le recontacter et le solliciter pour une adhésion annuelle ou lui proposer de participer à votre prochain événement. 😉
Vous êtes décidé ? Vous allez organiser un événement associatif à la rentrée ?! Super ! Cette initiative sera forcément positive pour votre association. Et comme chez HelloAsso nous cherchons toujours à simplifier la vie des associations, nous avons créer une opération rien que pour vous : la Rentrée des Assos ! On vous en dit plus en-dessous. 😉

La Rentrée des Assos – la plateforme qui donne de la visibilité aux  événements associatifs

La crise sanitaire n’a pas épargné les associations et a fragilisé leurs activités. Cependant la rentrée est pour elles un bon moyen de reprendre en main leurs activités, de revoir leurs adhérents et bénévoles mais aussi de recruter de nouvelles personnes. C’est pourquoi nous nous sommes associés à Hacktiv pour mettre en place une plateforme mettant en lumière les événements associatifs de la rentrée et ainsi leur faire gagner en visibilité et augmenter leur nombre de participants ! Grâce à ce site, une personne qui souhaite se renseigner sur des activités en particulier pourra s’y rendre et découvrira ce qu’il se passe près de chez elle avec à la géolocalisation des événements. 

Toutes les assos peuvent rendre visibles leurs activités associatives ! Totalement gratuit (pas de frais d’inscription, de commission ou de frais bancaires), il suffit d’avoir une billetterie HelloAsso publique proposant un événement entre le 16 septembre et le 14 octobre ! Si vous n’avez pas encore de billetterie en ligne, rendez-vous sur votre compte HelloAsso (ou créez-vous en un) et modifiez la billetterie existante de votre événement de rentrée ou mettez-en une en place et le tour est joué ! Pour que l’événement apparaisse, il est important de bien indiquer sa date (entre le 16 septembre et le 14 octobre) et de rendre cette billetterie “publique” en ligne.

Participer à la Rentrée des Assos en tant qu’association

Sur la plateforme rentreedesassos.org, vous pouvez donc référencer gratuitement vos événements associatifs rapidement et facilement. Le parcours est simple :

• Vous avez un compte HelloAsso et vous avez déjà créé une billetterie en ligne pour un événement de rentrée ?
  Si votre événement se déroule entre le 16 septembre et le 14 octobre et que vous avez coché les cases “publique” et “publiée” dans vos paramètres, votre événement est automatiquement référencé sur la plateforme rentreedesassos.org ! Si vous ne le trouvez pas, n’hésitez pas à vérifier que vous avez bien indiqué une date à votre événement, que vous avez coché les 2 cases et qu’une adresse postale complète est renseignée.
  J’accède à mon compte HelloAsso

• Vous avez un compte HelloAsso mais vous n’avez pas encore de billetterie qui correspond à l’opération ?
  N’attendez plus pour créer une billetterie en ligne ! Elle vous facilitera l’organisation de votre événement de rentrée tout en vous apportant de la visibilité. Votre billetterie peut être gratuite et votre formulaire mettra en avant l’événement que vous voulez. Les seules règles pour participer à la Rentrée des Assos et de renseigner une date le 16 septembre et le 14 octobre, que votre événement soit public et que vous l’ayez notifier de “publié” dans les paramètres de l’outil en ligne.
  J’accède à mon compte HelloAsso

• Vous n’avez pas de compte HelloAsso ?
  Plus une minute à perdre ! Créez le compte de votre association : c’est gratuit, sans frais d’inscription, commission ou frais bancaires (grâce à notre modèle économique alternatif). Une fois votre compte créé, mettez en ligne une billetterie numérique pour mettre en avant votre événement. S’il se déroule entre le 16 septembre et le 14 octobre, qu’il est public et que vous avez paramétré votre billetterie comme étant “publiée”, elle apparaîtra sur la Rentrée des Assos !
  Je crée mon compte HelloAsso

Lors de votre événement de rentrée, vous voudrez être vigilant vis-à-vis des règles de distanciation et des gestes barrières, et vous avez raison ! Pour l’être encore plus et plus facilement, la mise en place d’une billetterie en ligne est très  utile : pour gérer et réguler le nombre de personnes qui souhaitent venir.

Une meilleure organisation de vos événements avec une billetterie en ligne

Pour organiser vos événements, les billetteries en ligne sont une solution simple, rapide et efficace. La mise en place d’une billetterie vous permettra de gérer en toute sérénité votre événement associatif de rentrée. Celle de HelloAsso, en plus d’être totalement gratuite est entièrement personnalisable ! Elle va vous aider à garantir le bon déroulement de votre événement. Vous pourrez paramétrer et suivre chaque étape de son organisation : personnalisation de votre billetterie en ligne aux couleurs de votre association, customisation des billets pour y faire figurer votre logo, mais aussi choix libre des champs de votre formulaire, de la description de votre événement, et la possibilité de suivre les inscriptions de vos participants ! 

De nombreux avantages s’offrent à vous quant à la bonne réalisation de votre événement  si vous utilisez une billetterie en ligne en cette période particulière. Vous pourrez :

• Limiter le nombre de places disponibles
• Indiquer des plages horaires à différents créneaux
• Récupérer les données sur les participants afin de mieux les connaître et pouvoir les contacter à la suite de l’événement
• Intégrer sur votre billetterie en ligne les conditions générales d’accès à l’événement pour les informer d’ores et déjà de son déroulement le jour-J. (parking, entrées, sorties, sanitaires,…)
• Faire un rappel des gestes barrières à respecter sur place (port du masque, gel hydro-alcoolique, distance d’un mètre entre les participants, etc) 
• Partager votre billetterie en ligne en intégrant le formulaire directement sur votre site internet, vos réseaux sociaux, etc 
• Étendre la visibilité de votre événement avec son référencement sur la Rentrée des Assos et ainsi toucher encore plus de personnes

Une fois réservées, les places peuvent être envoyées par email à vos participants : vos invités n’auront alors pas besoin de se déplacer pour les récupérer au siège de votre association ! 

Communiquer sur votre rentrée associative et vos événements

De nombreuses manières et de multiples outils s’offrent à vous pour communiquer sur vos événements de rentrée : actualité sur votre site internet ou votre blog, emailing, publications sur vos réseaux sociaux, presses et radios locales,… 

Cette année, vous pouvez bénéficier de la visibilité de la Rentrée des Assos. Si votre ou vos événements associatifs y sont référencés, ils seront visibles par les internautes cherchant des activités associatives sur votre territoire. La plateforme nationale (qui est mise en avant sur l’ensemble du territoire français) permet d’effectuer des recherches géographiques et par thématique d’association. Ces recherches paramétrées rendent les internautes toujours plus qualifiés lorsqu’ils se rendent sur votre billetterie ! En ayant des événements visibles sur la plateforme, votre communication est alors décuplée : les internautes verront votre événement suite à vos messages mais pourront également les découvrir en parcourant la plateforme. La Rentrée des Assos fait le lien entre votre association et les potentiels intéressés qui ne vous connaissent pas et ne reçoivent pas vos messages !

Tout d’abord, avant de communiquer sur votre événement, pensez à définir votre public cible. Posez-vous les bonnes questions : À quelle catégorie de personnes l’événement est-il destiné : grand public ou seulement vos adhérents et / ou vos  bénévoles ? Les étudiants, les familles, les personnes âgées ? Les personnes voulant faire du bénévolat, celles qui cherchent une activité pour l’année qui arrive, les 2 ? En répondant à ces questions, il vous sera plus facile de définir les supports de communication et les médias adéquats au public visé. La communication est primordiale pour faire connaitre votre événement et lui permettre de gagner en visibilité ! 

C’est pourquoi nous vous avons concocté un kit de communication (à retrouver dans le dossier) où vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour mettre en avant votre participation à la Rentrée des Assos et montrer à vos publics que vous leur proposez une rentrée dynamique en septembre ! On vous donne nos bonnes pratiques :

Nous vous conseillons de communiquer auprès de vos publics proches en premier lieu : membres, bénévoles, adhérents. 

• Vous avez déjà leurs adresses emails ? N’hésitez pas à leur envoyer un email avec toutes les informations sur votre événement, accompagné du lien de votre billetterie en ligne pour qu’ils puissent s’inscrire. Pour vous aider, nous avons rassemblé des bonnes pratiques et concocté un email type qui peut vous servir pour les solliciter à participer à votre événement de rentrée (vous le trouverez dans votre kit de communication). Avant d’envoyer vos emails, n’hésitez pas à y insérer la signature email également présente dans le kit de communication. 

• Vous avez un site internet ? Il peut être d’une grande aide dans la mise en avant  de votre événement de rentrée. Vous avez différentes manières d’informer rapidement vos bénévoles et adhérents de votre événement via votre site. Vous pouvez faire un article sur votre événement et insérez des visuels ou alors choisir de modifier une bannière aux couleurs de l’opération rendant directement sur votre billetterie. Vous trouverez des visuels aux bonnes dimensions dans le kit de communication. 

La rentrée veut dire aussi : toucher de nouvelles personnes, avoir de nouveaux adhérents ou bénévoles, sensibiliser et rendre visibles les actions de votre association,… C’est donc le grand public qu’il faut solliciter ! Ils ne connaissent pas votre association, ou vous suivent sur les réseaux sociaux sans en être adhérent. 

• N’hésitez pas à faire connaître votre participation à l’événement digital national à la presse locale. Envoyez-leur un communiqué de presse en précisant la ou les dates de votre / vos événement(s) qui figurent sur la Rentrée des Assos avec le lien de votre / vos billetterie(s) en ligne. Pour vous aider à le rédiger et à en parler, vous pouvez utiliser les messages clés qui se trouvent dans le kit de communication

• Votre public est présent sur les réseaux sociaux, Facebook, Twitter et Instagram ? C’est aussi ici qu’il faut communiquer car ce sont des outils incontournables, d’autant plus si vous voulez cibler un public jeune. Pour vous aider vous trouverez dans le kit de communication des exemples de posts génériques, des bonnes pratiques et des visuels associés pour chaque réseau social où vous êtes présent. Prévoyez plusieurs messages à poster sur plusieurs semaines : animez une véritable campagne de communication ! N’oubliez pas de toujours communiquer le lien de votre billetterie en ligne et d’utiliser le #RentréedesAssos. 

• Vous avez des panneaux d’affichage au sein de votre structure ? La nouvelle technologie est utile pour communiquer efficacement sur votre événement mais ne négligez pas les outils traditionnels qui ont fait leurs preuves. 😉 Sur vos panneaux, placez-y une affiche dédiée à l’événement, qui est aussi présente dans le kit de communication. Vous attirerez l’attention des personnes de passage et susciterez leur intérêt ! 

Retrouvez tous nos conseils, exemples et visuels dans le kit de communication dédié à la Rentrée des Assos. En le consultant, vous aurez toutes les clés en main pour communiquer efficacement sur votre événement de rentrée et accueillir dans les meilleures conditions vos publics pour une nouvelle année associative. 

Voici quelques articles de blog qui peuvent vous aider : 

• Pourquoi et comment participer à un forum des associations ?
• Comment préparer sa participation à un forum des associations ?
• Laissez-nous vous présenter votre outil de billetterie en ligne
• 10 raisons de gérer les inscriptions aux événements de son association en ligne
• La Billetterie : Gérez Vos Événements de notre Centre d’aide 
• Atelier en ligne | Comment réussir sa rentrée associative ?