Comment organiser un événement culturel

La culture est depuis toujours une véritable source de bonheur et de plaisir en tout genre. En famille, entre amis ou tout simplement en autonomie, la culture nous rassemble autour d’événements ou de festivals. Ainsi, la création d’une association culturelle vous permettra d’organiser des manifestations culturelles et artistiques de différents types. Cette organisation demande implication et logistique mais aussi du relationnel et de la débrouillardise !

Lors d’un webinaire pour tout connaître de l’organisation d’un événement culturel, Julien Demengel,

Consultant marketing culturel et directeur de la communication du festival Rock en Seine, nous a dévoilé tous ses secrets !

Quelles sont les manifestations culturelles ?

Par définition, une manifestation culturelle est une représentation artistique de tout genre, pour le public. Il y a différentes échelles de manifestations culturelles.

Les manifestations culturelles nationales comme la « Fête de la musique » ou les « Journées du patrimoine ». Ce sont des manifestations initiées par le ministère de la Culture et qui sont relayées à l’échelle régionale. Les associations locales peuvent se greffer et surfer sur ces manifestations pour organiser leurs propres événements.

Les événements locaux et régionaux organisés à l’initiative des collectivités. Certaines villes ont réussi d’ailleurs à donner une ampleur nationale à certains de leurs événements (Avignon, Angoulême…). Ce sont des événements riches en découverte et un vecteur de lien social. Certains événements font vivre des zones plus reculées et rurales.

Qui organise les manifestations ?

Différents acteurs ont le droit d’organiser des événements : les agences événementielles mandatées par des clients privés, des acteurs publics et des associations.

Dans le cadre d’une association, l’organisateur d’événements culturels et artistiques pourra être un membre de l’association (salarié ou bénévole) ou un organisateur externe indépendant qui a été embauché par l’association le temps de la mission.

Les missions de l’organisateur d’événement seront :

• de collecter des fonds,
• imaginer le projet
• assurer la conception,
• et gérer le suivi logistique. (en amont, le jour J et lors du démontage).

D’autres missions viennent compléter cette charge comme le respect du budget, le recrutement, la communication.

Pourquoi organiser un événement culturel ou artistique par votre association ?

Il existe différentes raisons pour votre association qui vous animent dans la création d’un événement. Organiser un événement peut vous servir à :

• Acquérir de la notoriété (mécène, sponsors, grand public)
• Sensibiliser à une cause
• Augmenter vos ressources financières
• Créer du lien social dans votre commune, entre vos adhérents, autour d’une communauté
• Recruter des bénévoles

Qu’est-ce qu’un événement culturel ?

Un événement culturel qu’il soit public ou non est la possibilité pour tous de découvrir ou redécouvrir de nouvelles sensations. Quel que soit le type d’évènement culturel (concert, danse, théâtre, littérature, cinéma, arts plastiques…), votre dossier de présentation ainsi que la manière dont vous allez choisir de communiquer dessus seront primordiaux.

Les affaires culturelles rassemblent de plus en plus de novices et professionnels en tout genre, que ce soit votre site internet ou la promotion de votre événement, tout compte.

Maintenant nous allons voir dans cet article les étapes qui vous permettront de réaliser votre événement culturel de la meilleure des manières en suivant cette feuille de route ou fil conducteur tout prêt. Au sommaire, location de stand, mise en place, obligations légales, programmation réseaux sociaux, partenaires financiers ou avec les médias on vous dit tout !

Se fixer un objectif pour votre manifestation culturelle

Avant toute chose, avant même de commencer à contacter les acteurs et actrices de votre événement, le premier de vos objectifs doit être de vous fixer des objectifs ! Que ce soit des objectifs qualitatifs ou quantitatifs, c’est de votre organisation que découle toutes vos préparations à venir.

Il faudra définir vos priorités et établir un plan d’actions. L’audience, vos moyens, le lieu…sont des facteurs impactants sur l’organisation. Ainsi, les questions à vous poser sont :

• Pourquoi cet événement ?
• Pour qui ?
• Où ?
• Comment y parvenir
• Pour combien ?
• Quelles ressources (humaines, financières, techniques)

Une fois que vous aurez la réponse à tout cela, passez à l’étape supérieure. Si votre événement à déjà été fait par le passé, renseignez vous sur leur organisation. Comment ont ils été organisés, pensés ou même conçus ? Tout comme le vôtre, pensez digital, n’hésitez pas à vous renseignez sur leur site Internet.

C’est fait ? Allez on avance, entourez vous des bonnes personnes. Formez votre équipe à vos ambitions !

Comment bien organiser une manifestation ?

Etablissez une stratégie

Julien Demengel, Consultant marketing culturel et directeur de la communication de Rock en Seine, nous confie d’utiliser une méthode simple et efficace : SMART.

• Spécifique : la cible, quel objectif…
• Mesurable : nombre de participants, budget…
• Acceptable / atteignable : selon vos moyens (humains et financiers) et votre temps
• Réaliste : la pertinence de vos objectifs et s’ils sont réalistes
• Temporel : défini dans le temps.

pour définir les objectifs de communication de ses événements.

Formez votre équipe à l’analyse et la planification de votre projet

Qu’ils soient dans vos rangs ou non, entourez vous de professionnels compétents qui réussiront à œuvrer et progresser dans votre voix. Un véritable contrat d’engagement doit se sentir entre vous et vos collaborateurs. L’exemple le plus parlant lors des manifestations culturelles est que vos collaborateurs sont véritablement ceux qui feront parler votre événement et qui vous représenteront durant ce dernier. La communication avec votre équipe est primordiale. Vous devez, en lien avec vos objectifs précédemment fixés, établir un véritable planning, une feuille de route pour vos collaborateurs. Budget prévisionnel, charges de travail par collaborateur, autorité compétente à prévenir en cas de pépin ou d’ordre administratif, tout doit être prévu.

Etablissez votre budget

Contrôler vos dépenses, vos gains, votre organisation financière, tout cela passe par la budgétisation ! Vous devez préciser les différents postes de dépenses que vous vous autorisez ou non, une fois planifié, s’il vous reste des pertes à couvrir, direction la recherche de financement. Afin d’impressionner votre auditoire, vous vous devez d’être convaincant, tant dans votre présentation de l’événement que dans les preuves que vous en apporterez.

Veillez donc à constituer un dossier solide qui vous servira d’appuie lors de vos différentes présentations face à de potentiels financeurs pour votre festival ou événement culturel en tout genre. Pour la constitution de ce véritable dossier de communication, faites vous aider par vos collaborateurs afin d’avoir un regard neuf sur vos ambitions et vos différents axes stratégiques.

Le budget prévisionnel

Établir un budget prévisionnel est une étape cruciale. Il vous permettra de contrôler les recettes et les dépenses. Une fois que vous avez défini de manière précise les budgets à consacrer à la manifestation, vous devez procéder à la recherche de financements. Pour ce faire, il faut préparer un dossier de présentation qui sera adressé à vos futurs financeurs. Le dossier doit mentionner toutes les informations vous concernant ainsi que le genre de projet que vous envisagez de réaliser. Déterminez les apports de chaque partenaire dans votre projet.

La partie administrative

Avant votre événement vous devez avoir en tête que tout doit se déclarer. Pour cela, renseignez vous bien sur quels sont les autorités compétentes à contacter afin que votre événement se passe dans les meilleures conditions possibles. Autorisations, taxes, SACEM, préparez tout cela dans votre organisation et veillez à contacter les personnes qualifiées pour la validation de votre événement. Il en va de même pour les autorisations d’une manifestation sur voie publique.

La programmation artistique

Votre programmation artistique constitue le cœur de votre événement, il doit préciser les artistes, les personnels qui s’occuperont ou seront à l’affiche de votre festival ou de toutes vos organisations culturelles. Privilégiez, dans votre budget, des artistes populaires mais surtout correspondant à votre vision et à l’image que vous souhaitez donner pour votre événement culturel. Prévoyez donc, les profils recherchés, la fourchette de salaire espéré, ainsi que les dates de début et de fin de contrats voulu, payer un salariés trop en avance vous coûterez mais avoir besoin de quelqu’un alors que son contrat de travail serait terminé serait un handicap pour vous.

Les prestations extérieures

Certaines tâches ne devront être occupées par des bénévoles. Ainsi, le service traiteur et la préparation en amont, le service de sécurité, le débarrassage et le ménage global en fin d’événements devront être l’objet de prestations payantes avec factures.

Comment faire connaitre votre événement ?

Avant de communiquer, assurez vous d’avoir une véritable harmonie visuelle, textuelle et graphique dans vos communications. Pour cela, veillez à respecter votre propre charte graphique et à utiliser des polices et des pictogrammes qui font penser à votre événement, à votre association ou organisation. Une fois cela fait, concentrez vous sur les médias.

Plusieurs solutions s’offrent à vous. En effet, vous pouvez concevoir le support de votre message ou bien déléguer la tâche et le faire faire. Une fois votre stratégie trouvée, optez donc pour un communiqué de presse, un dossier de presse, une annonce via un spot radio ou même à la télévision locale. Assurez vous d’avoir fait une déclaration préalable à chacun de vos collaborateurs afin de les informer des actions en cours.

Julien Demengel, Consultant marketing culturel et directeur de la communication du festival Rock en Seine, nous a dévoilé tous ses secrets !

« Quand c’est jour J de votre événement, vous commencez déjà à communiquer pour les suivants ». Capturez en image l’ambiance et les réussites de votre événement pour les communiquer sur vos canaux de communication. De cette façon, vous fidélisez les participants pour les réengager, vous donnez envie à ceux qui ne sont pas venu de venir aux prochains et vous renforcer la visibilité de votre projet. « Gérer l’Après événement : N’oubliez aucun canal que vous avez investi« . Remerciez les participants sur chaque réseau social où vous avez choisi de communiquer, envoyez les photos de l’événements aux participants, collaborez avec la presse pour parler de ce qu’il s’est passé durant l’événement, allez jusqu’au bout de votre plan de communication !

Comment vendre des billets pour votre manifestation culturelle et artistique ?

Enfin, pour votre vente de billet privilégiez la facilité et la sécurité, afin de tirer le meilleur parti de votre événement n’hésitez pas à privilégiez les solutions de billetterie en ligne. D’autres outils dans l’organisation d’événements doivent venir compléter votre artillerie afin d’assurer une bonne communication, des emailings pour vos participants.