Prévente : Pourquoi et comment gérer les inscriptions en prévente et sur places ?

Organiser une vente de billets pour un événement signifie souvent la mise en place d’une billetterie. En ligne ou sur place, il existe différentes manières de procéder pour anticiper les inscriptions à un concert, une conférences, un spectacle, des ateliers, etc. Nous allons voir comment proposer la prévente de vos billets en ligne et/ou sur place pour gérer sereinement les inscriptions de vos participants.

A quoi sert la prévente d’un événement ?

Dans sa globalité, la prévente permet de vendre vos billets en avant première à votre communauté. C’est aussi un moyen d’attirer des participants car elle propose en général des tarifs préférentiels et progressifs.

Nous distinguons plusieurs types de billets basés sur des tarifs progressifs :

• Les billets vendus en prévente : ce sont souvent les billets proposés à un prix d’appel et donc à un tarif réduit. Ils peuvent se matérialiser sous forme de code promotionnel ou d’options supplémentaires (repas, boissons, activités, goodies) !
• Les billets offerts à votre réseaux : ce sont les billets dits « VIP », offerts à des membres de votre réseau tels que des mécènes, parrains, marraines, partenaires de l’événement et fidèles adhérents, ou le gagnant d’une tombola par exemple ! Cette démarche permet d’entretenir vos relations.
• Les billets vendus au tarif habituel : ce sont les billets vendus après la prévente. Généralement, ils n’ont pas de tarif réduit et sont accessibles jusqu’à une date butoir. Ces billets sont préférablement vendus en ligne via un formulaire pour faciliter la gestion des inscriptions.
• Les billets vendus sur place le jour J : ce sont les billets vendus après la date limite en ligne ou si la jauge maximale de participants n’est pas atteinte par exemple. Vous pouvez combiner la vente d’achat en ligne et la vente d’achat sur place. Ces billets sont généralement vendus plus chers, cela incite les participants à s’inscrire plus tôt vous permettant de mieux anticiper l’organisation de votre événement.

Libre à vous de ne proposer qu’un seul type de billet avec un seul prix ! Le tarif peut aussi varié selon le profil des participants : ayants droit (chômeurs, étudiants…), adhérents-licenciés, non adhérents-licenciés, enfants, famille, etc.

Quels sont les avantages de la prévente ?

Plusieurs avantages financiers et réputationnels découlent d’une opération de prévente

L’apport de trésorerie

La prévente permet d’apporter une trésorerie à l’association avant l’événement et d’anticiper les paiements auprès de vos créanciers. Même si les billets sont vendus à prix réduits, la prévente garantie valablement une part de votre budget. Sur HelloAsso, les fonds collectés sont reversés en continu. Vous n’avez pas besoin d’attendre la date limite de votre billetterie pour régulariser vos premières dépenses.

Du contenu pour vos relances

Ouvrir une ou plusieurs phases de prévente vous permet d’exposer publiquement des chiffres clés dans vos communications. Vous pouvez relancer votre réseau en partageant le nombre d’inscrits ou le nombre de places restantes à pourvoir par exemple. Les personnes ciblées seront davantage ravies si l’événement populaire auquel elles ont été conviées n’attend plus qu’elles !

Un appui pour vos partenariats

D’autres part, comme entreprendre une phase de prévente assure des inscriptions anticipées, vous gagnerez en crédibilité si vous cherchez toujours des sponsors pour votre événement. Annoncer que vous avez déjà X participants dès le lancement de la billetterie, illustre un fort attrait pour votre événement. De potentiels partenaires pourraient être séduits par cet engouement.

Quel est le fonctionnement d’une prévente en ligne ?

La prévente en ligne peut se formaliser sous forme de billetterie, accessible sur tous vos canaux de communication. Le principe est de vendre des billets le plus tôt possible pour permettre aux organisateurs de gérer l’événement sereinement.

Une solution de billetterie en ligne héberge plusieurs tarifs en générant rapidement vos billets. Vous pouvez suivre toutes les phases de la vente grâce aux informations sur les transactions remontées en temps réel. Vous pouvez donc proposer un tarif réduit en prévente, disponible jusqu’à une date précise avant de soumettre les billets au tarif habituel.

Il s’agit de programmer plusieurs phases de vente en fonction de votre capacité d’accueil le jour J. Nous vous conseillons de définir une quantité maximale de places disponibles puis de la répartir selon les types de billets destinés à la prévente en ligne et sur place. Vous pouvez fixer et partager les conditions générales de ventes en précisant la date et chaque durée des phases de prévente.

Qu’est-ce que la prévente pour un concert ? Exemple

Le concert est limité à 500 participants maximum et la prévente débute 5 mois avant la date de l’événement. L’association garde une marge de 50 places à vendre sur place.

• Phase 1 : 5 mois avant l’événement : Le billet est 30% moins cher pour les 100 premiers participants avec le code promotionnel « 100PREMIERS » via la billetterie en ligne de l’association.
• Phase 2 : Pallier des 100 premiers atteint : Le billet est 20% moins cher pendant 1 mois avec une limite de 150 places disponibles via la billetterie en ligne de l’association. Une fois le mois écoulé, le tarif habituel est proposé (environ 200 places restantes).
• Phase 3 : 10 jours avant l’événement : Le billet est 10% moins cher dans la limite des places disponibles via la billetterie en ligne de l’association.
• Phase 4 :Le jour J : Le billet est vendu au prix habituel sans tarif réduit dans la limite des places disponibles en ligne + les 50 places réservées hors ligne.

Plus les places seront vendues tôt et plus vous garantissez un mouvement d’influence sur les inscriptions !

A savoir : Les solutions de billetterie en ligne vous permettent de personnaliser un formulaire d’inscription et de diffuser son lien de partage facilement à votre réseau. L’avantage est que cette billetterie sera accessible sur tous les dispositifs : Smartphone, tablette, et ordinateur !

Consultez notre article sur la création d’un formulaire d’inscription

Exemple de prévente de billets pour un spectacle

Le spectacle comprend un tarif préférentiel pour les adhérents à l’association seulement. Ces billets sont accessibles en prévente 3 mois avant le spectacle durant 1 mois. L’association compte 50 adhérents. Il y a une limitation d’achat de 3 billets maximum par adhérent. Autrement dit, l’adhérent peut acheter au tarif réduit 3 billets maximum pendant 1 mois. Si les 50 adhérents achètent 3 billets, il y a donc un total maximal de 150 billets vendus au tarif réduit. La salle de spectacle peut accueillir 300 personnes.

• Phase 1 : 3 mois avant l’événement : Le billet est 30% moins cher pour les 50 adhérents et deux personnes de leur entourage pendant un mois via la billetterie en ligne de l’association. (Limite de 150 participants maximum)
• Phase 2 : 2 mois avant l’événement : Le billet est vendu au prix habituel sans tarif réduit dans la limite des places disponibles en ligne.
• Phase 3 : Le jour J : S’il reste des places disponibles à la vente sur place, le prix fixé est celui habituel.

Astuce : Pensez à décompter de la jauge maximum les billets que vous désirez offrir à vos VIP !

Comment proposer des préventes en ligne ?

Lorsque le budget de votre événement est concrétisé et que votre grille tarifaire est fixée, il vous sera plus facile de personnaliser votre formulaire d’inscription.

Concrètement, pour proposer une prévente il est nécessaire d’avoir recours à une solution de billetterie en ligne pouvant s’intégrer sur vos canaux de communication : site internet, réseaux sociaux, blog, presse en ligne…

N’hésitez pas à rafraichir visuellement votre site internet et médias sociaux avant de communiquer sur votre événement. En remettant à jour vos actualités, vous rassurerez votre public. Vous pourrez ensuite intégrer votre billetterie par le biais de liens de partage ou de bouton de redirection permettant l’inscription instantanée sur votre site.

Une fois lancée, s’ils sont volontaires inviter les premiers inscrits à communiquer sur leurs propres réseaux pour vous donner de la visibilité. Si votre événement est privé, récompensez chaque inscription avec un tarif préférentiel ou des avantages le jour J !

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