Votre association organise un événement annuel, ponctuel, sur un ou plusieurs jours, en présentiel, distanciel, à la dernière minutes, de manière régulière, hebdomadaire ? Votre événement initial a été reporté et vous ne savez pas comment vous y prendre pour recueillir les nouvelles inscriptions ? Vous avez envie de proposer des alternatives d’inscription à vos participants et êtes pressé par le temps qui file ?
Utiliser un logiciel de billetterie avec une inscription en ligne est très certainement la réponse à vos questions.
Pourquoi proposer un formulaire d’inscription en ligne à mes participants ?
Proposer une inscription en ligne à un événement semble ne pas être chose facile si vous n’en avez pas l’habitude. Il se peut que certains ou certaines de vos participant(e)s trouvent des objections à cela et redoute en partie l’usage du numérique. Mais alors comment rassurer les personnes réfractaires à l’inscription en ligne à votre événement ?
Pas de panique ! Nous allons voir 6 bonnes façons de proposer l’inscription en ligne et de la présenter comme une alternative de qualité à votre communauté.
La meilleure façon est d’expliquer le pourquoi vous désirez passer par une solution d’inscription en ligne et d’étayer ce qu’elle vous permet de faire :
1. Optimiser l’organisation de votre événement
L’un des premiers avantages à récolter les inscriptions de votre événement en ligne est la centralisation des informations au même endroit. Vous pouvez suivre en direct les inscriptions et gagner du temps sur votre organisation générale. Lorsqu’une personne s’inscrit, elle reçoit un récapitulatif de son inscription ainsi qu’une confirmation de son paiement si l’événement est payant. Si votre événement peut accueillir qu’un certain nombre de participants, vous pouvez fixer une jauge qui limitera automatiquement le nombre de places disponibles. Vous retrouverez toutes les informations de vos participants immédiatement après leur inscription afin de vous organiser au mieux.
A savoir : Cela ne vous prive pas de proposer une inscription en présentiel papier et manuelle ! Le numérique est une possibilité supplémentaire de présenter vos événements à votre réseau voir une alternative en cas d’indisponibilité. Les deux options sont tout à fait cumulables.
2. Apporter plus de flexibilité aux participants
N’oubliez pas que pour rendre votre événement accessible, les participants doivent pouvoir accéder au formulaire facilement en quelques clics.
En plus d’être un outil performant, l’inscription en ligne est une solution plus flexible pour accéder à votre événement. Aujourd’hui, grand nombre de personnes est équipé en Smartphones, tablettes et ordinateurs, lui permettant de consulter leurs mails en tout temps et de surfer sur les réseaux sociaux en quelques secondes. Que vous choisissiez de communiquer votre formulaire d’inscription par le biais d’une newsletter, d’un site web, d’une publication sur les réseaux sociaux et /ou par un envoi d’e-mailing, le partage se réalise facilement par des liens d’inscription. Le numérique n’est pas synonyme de difficulté, c’est un outil permettant de gagner un temps précieux !
3. Accroître la visibilité de votre événement
Si avec Internet l’accès à votre événement est facilité, sa promotion l’est tout autant. Ce canal traverse toutes les frontières, à ce jour, un relai immanquable pour faire connaitre vos événements. L’inscription en ligne est hébergée par une plateforme permettant d’augmenter son référencement en ligne et donc d’apporter de la visibilité à l’organisateur. Avec le numérique vous pourriez toucher un public qui ignorerait jusqu’à la richesse de vos activités.
A savoir : Les réseaux sociaux sont aujourd’hui les canaux de communication gratuits par excellence, permettant de créer et fidéliser une communauté pour votre association. Partager vos événements en ligne est un moyen efficace de leur apporter une audience !
4. Donner un aperçu de votre événement
L’inscription en ligne est une occasion de fournir des détails essentiels sur votre événement. Son nom est par exemple le premier élément qui doit apparaitre. C’est donc un moyen de donner un aperçu de votre événement et de la qualité de son organisation. Un formulaire personnalisé aux couleurs de l’association sera davantage pertinent aux yeux de votre public et appuiera la réputation de votre association en ligne.
En ajoutant des identités visuelles à votre formulaires d’inscription, vous plongerez en pleine immersion vos futurs participants dans votre événement. Soyez créatif et attention à ne pas trop en dévoiler !
Astuce : Il ne faut pas oublier que l’inscription en ligne doit être une étape simple et rapide pour les participants. Trop d’informations brouilleraient le message initial, veillez à rester lisible dans la personnalisation de votre formulaire. Personnalisez la couleur d’un bouton « participez », ajouter une image épurée en arrière plan, mettez en avant votre logo, etc.
5. Suivre en temps réel vos participants
En utilisant une solution en ligne pour vos inscriptions, vous garantissez que la transmission en temps réel des informations sur vos participants. Que cela concerne leur identité, le type de billet acheté, leur profil (adhérent, sympathisant, accompagnateur, etc.) ou les autres détails sur les options que vous avez proposé, ces informations sont accessibles immédiatement. Vous pourrez anticiper les aménagements le jour J et réagir en fonction des places vendues.
N’oubliez pas que ces informations sont précieuses pour créer une relation avec vos participants (sont-ils adhérents ? quels contenus les intéressent ? Comment ont-ils eu connaissance de l’événement ?). C’est l’occasion idéale de personnaliser les fiches de contact de votre répertoire et de leur proposer plus tard un contenu adéquat.
6. Intégrer une solution web de paiement sécurisée
Dans le cas des événements avec une participation monétaire, l’inscription en ligne permet d’ouvrir une véritable billetterie très facilement. Le paiement est parfois une tâche complexe lorsqu’il n’est pas centralisé. Une billetterie répond donc au besoin de récolte des informations et des paiements pour l’inscription à un événement. Préférez une billetterie avec un service de paiement sécurisé pouvant reversé les fonds en amont de votre événement.
Organiser des événements associatifs simplement !
Sur HelloAsso, créez et personnalisez votre billetterie en quelques clics et gratuitement avec nos nombreux outils personnalisables et pensés pour le monde associatif !
La mise en place d’un formulaire d’inscription en ligne se fait principalement par le biais d’un logiciel d’inscription ou d’une solution web qui préconçoivent les formulaires pour vous. Alors comment procéder lorsqu’on souhaite sauter le pas ?
Comment proposer l’inscription en ligne ?
Voici quelques conseils pour choisir le procédé qui répond aux besoins de votre événement :
1. Choisir l’outil qui ressemble à votre association
Il est très important que la solution que vous choisissez pour vos inscriptions réponde en aux besoins et aux spécificités de votre événement. Préférez une solution protégeant toutes les informations que vous récoltez, la sécurité est de mise. Ces informations doivent vous permettre d’organiser votre événement et ne doivent enrichir et être communiquées à aucun tiers, sauf consentement des participants.
De même, assurez-vous que la création de votre formulaire d’inscription ne demande pas de compétences techniques poussées si vous n’en disposez pas au sein de l’association. L’intérêt de la démarche est de vous faire gagner un temps précieux. Un formulaire préconçu à personnaliser avec une passerelle de paiement intégrée est une option efficace.
Si la solution intègre l’envoi automatique des confirmations d’inscription dans leur parcours de commande, vous aurez tout gagné !
2. Fluidifier le parcours d’inscription : s’inscrire doit être à la portée de tous !
Pour maximiser vos chances de récolter vos inscriptions veillez à ce que votre formulaire demande seulement les informations nécessaires. Poser des questions sur vos participants est très tentant pour apprendre à les connaitre mais peut s’avérer fastidieux dans certains cas. N’hésitez pas à faciliter le remplissage du formulaire en ajoutant des menus déroulants, des cases à cocher ou des propositions de réponses prérédigées. La saisie manuelle peut parfois dissuader certaines personnes si elle est trop lourde. Toutefois, l’inscription en ligne reste l’option la plus rapide !
Astuce : N’hésitez pas à afficher le nombre de places restants afin de convaincre les participants retardataires de s’inscrire !
Suggestions :
Pour savoir comment créer son formulaire d’inscription en ligne, n’hésitez pas à consulter cet article complet.
