Evénement digital : comment le proposer et l’animer ?

Les événements en ligne ont connu une grande augmentation en 2020 et 2021 avec la crise sanitaire : l’impossibilité de se rassembler à pousser les structures à proposer de nouveaux formats. Ce format en ligne est une très bonne idée pour les associations ! Et pas seulement lors de situation exceptionnelle : vous pouvez intégrer des activités en ligne dans votre programme associatif tout au long de l’année pour le plus grand bonheur de vos adhérents, membres et autres publics cibles. Pourquoi ? Comment ? Nous vous donnons nos conseils et bonnes pratiques dans cet article.

Qu’est ce que la digitalisation d’événements ?

La digitalisation d’événements peut se comprendre de 2 manières distinctes :

• apporter une approche numérique au sens large pour prolonger et / ou amplifier un événement en présentiel
• numériser totalement un événement sans se rapporter à un événement existant physiquement en simultanée ou non

Dans cet article nous allons nous pencher sur la seconde option : la création d’un événement en ligne pour remplacer un événement présentiel qui n’aura pas lieu ou tout simplement pour proposer un nouveau format à vos publics.

La numérisation d’événement peut se faire à toutes les échelles moyennant une certaine organisation. Si elle semble pleine de contrainte, elle permet aussi et surtout une ouverture et est créatrice de nouvelles opportunités ! Nous allons vous détailler pourquoi et comment mener à bien vos propres événements associatifs numériques.

Pourquoi créer un événement en ligne pour mon association

Compléter les actions associatives actuelles

Que vos activités associatives soient variées et régulières ou que certaines d’entre elles se voient annulées (comme lors de la crise sanitaire de 2020-2021), les événements en ligne ont une vraie plus-value pour votre association ! Une activité en ligne permet d’enrichir votre programme d’action tout en assurant une certaine continuité et en proposant un nouveau format.

• Enrichir les actions associatives Vous pouvez désormais organiser des conférences, cours ou ateliers en direct de chez vous ! Vous n’avez pas besoin de prévoir la location d’une salle ou de réserver un créneau dans un local, de prévoir le nombre de personnes présentes, d’arriver en avance pour installer et partir plus tard pour ranger et, le plus important, vos membres pourront bénéficier d’un nouveau format ! Vos membres pourront retrouver votre association depuis chez eux facilement et sans effort.
• Assurer une certaine continuité L’annulation d’un d’événement associatif peut venir de multiples raisons : événement en extérieur prévu un jour de pluie, un traiteur qui pose un lapin pour votre gouter d’échanges, un contre-temps de trésorerie ne permettant pas de louer la salle prévue, des conditions sanitaires imposant l’annulation,… Un événement en ligne vous permettra de proposer au moins une activité régulière, ou non, à vos membres.
• Proposer un nouveau format Vous adorez les formats que vous utilisez aujourd’hui : matchs en extérieur, repas mensuels avec vos bénévoles, ateliers réguliers dans votre local… Mais vous allez également chérir les activités originales qui peuvent être proposées en ligne ! Elles vont vous permettre de créer de nouvelles propositions comme des jeux collectifs en ligne, des instants créatifs collaboratifs, des conférences où vous pouvez partager des liens et vidéos (sans que le rétroprojecteur ne rétroprojecte mal ou que le son soit coupé ou de mauvaise qualité), des moments d’échanges courts n’induisant pas de se déplacer pour un point de 30min, … Un grand nombre de possibilités existe !

Toucher une plus grande audience et promouvoir ses actions associatives

Ce qui est magique avec le numérique, c’est qu’il n’y a plus de limite géographique. En fait non, ce n’est pas magique, c’est logique : en digitalisant un événement, vous permettez à quiconque de participer, peu importe où il habite ou ses contraintes personnelles. Avec le numérique, un bordelais peut très bien participer à un événement en ligne d’une association clermontoise par exemple. Une personne à mobilité réduite peut tout à fait se rendre à une conférence sans difficulté, comme elle n’a pas à se déplacer. Une personne qui n’a pas le permis et qui veut éviter de faire 1h30 de transport en commun va plus facilement s’inscrire à votre événement s’il sait qu’il n’aura pas à calculer son itinéraire entre les bus et tramways.

Au-delà de l’accessibilité, géographique et équitable, numériser certaines activités associatives va vous permettre de mettre en avant plus largement vos actions et, pourquoi pas, de trouver de nouveaux bénévoles qui voudront s’investir à distance.

Créer du lien avec ses membres et adhérents, intégrer les nouveaux et futurs membres

Nous le dirons jamais assez, le secteur associatif est un créateur inestimable de lien social. Avec votre association vous permettez la rencontre de personnes qui ont une même passion, de mêmes valeurs et vous leur donnez la possibilité de les partager ensemble. Avec le numérique, ce lien social prend encore plus son sens. Lorsque certains de vos membres ne peuvent pas se déplacer, un événement en ligne leur permet de rester en contact avec votre association et les autres adhérents. C’est primordial pour certaines personnes, mais ça l’est aussi pour un grand nombre lors de situations complexes. Par exemple, lors de la crise sanitaire de 2020, les activités associatives en ligne ont permis de faire perdurer les liens entre les individus malgré le confinement et ainsi de maintenir une certaine bonne humeur !

Comment proposer un événement associatif numérique ?

Salons, conférences, cours en ligne : des exemples d’événements à digitaliser

Proposez un événement associatif en ligne ? Oui pourquoi pas, mais vous ne savez pas vraiment quoi… Que votre association soit humanitaire ou sportive, dans le domaine artistique, culturel ou humanitaire, vous avez l’opportunité de programmer une activité en ligne. Alors voici quelques exemples :

• Conférence : un ou plusieurs intervenants développent une thématique à des participants grâce à une présentation diffusée avec un partage d’écran puis proposent une session de questions / réponses. Le petit plus avec la version en ligne : la conférence peut être enregistrée facilement et mise en ligne pour tous ceux l’ayant manqué (pas besoin de matériels professionnels de captation)
• Cours en ligne : un ou plusieurs intervenants partagent leurs connaissances sur un sujet à des participants. Le format est souvent ouvert aux questions tout le long de son déroulement. Les cours peuvent être également visuels grâce à la caméra et au partage d’écran. Les cours sur les techniques de dames chinoises ou de taekwondo sont tout à fait adaptés ! Le petit plus avec la version en ligne : la possibilité de partager des liens, médias et autres ressources dans le chat ou directement lors de la présentation
• Concert : une personne chante, joue de la musique ou mixe derrière son écran pour le pus grand bonheur des spectateurs en ligne. Un autre format, demandant plus de rigueur, est celui du concert commun ! Micros ouverts, les participants réalisent un concert à l’unisson. Le petit plus avec la version en ligne : souvent moins onéreux et plus accessible qu’un concert en présentiel, le public curieux sera potentiellement plus hétérogène
• Atelier manuel : chaque participant réalise une activité manuelle guidée par l’intervenant qui donne des instructions et conseils. Le petit plus avec la version en ligne : l’animateur peut partager des astuces avant le direct et les participants n’ont pas à transporter leurs matériels
• Salon / festival : des intervenants prennent la parole à tour de rôle pour donner des explications sur leurs sujets et / ou faire des démonstrations ou des performances laissant, ou non, les participants poser des questions, réagir aux présentations, participer aux performances par des réactions. Le petit plus avec la version en ligne : les participants peuvent choisir plus facilement les interventions qui les intéressent et les intervenants ne sont pas obligés de se déplacer sur un lieu pour une seule intervention.

Il y a un grand nombre d’activités originales à imaginer lors de la création d’un événement digital ! A vous de trouver la limite de votre association vis-à-vis de ce format et de prendre en compte les limites de vos publics.

Nom, format, intervenants, durée, outils : les inratables pour proposer un événement en ligne

Vous êtes décidé, vous allez proposer votre tout premier événement en ligne. Formidable ! Mais par ou commencer ? Voici nos conseils pour sa l’organisation d’un événement digital :

• Nom : donner un nom à votre événement afin qu’il puisse être reconnaissable. Le plus efficace est de le rendre explicite tant sur son sujet que sur son format comme par exemple « Atelier en ligne – Recette de la tarte au citron », « Cours de yoga en visio », « Webinaire – Organisation de la prochaine maraude », « *NomAsso* – Tombola en ligne de fin d’année », …
• Format : vous savez que votre événement sera en ligne, mais quel format voulez-vous privilégier ? Un webinaire ou l’animateur donne des informations aux participants puis propose une séance de questions / réponses, un atelier en ligne avec de réels échanges entre les participants, une conférence en plénière avec un grand nombre d’invités,… Définissez le format de votre événement selon sa thématique et son objectif.
• Intervenants : qui sera l’animateur ou l’animatrice ? Vous ? Plusieurs membres du bureau ? Pourquoi ne pas faire un mixte et créer une équipe d’animation avec un bénévole et un adhérent ? Vous pouvez également inviter une personne extérieure à l’association pour intervenir. N’oubliez pas que si vous utilisez un chat, il faudra probablement prévoir une personne pour faire de la modération.
• Durée : combien de temps dure un bon événement en ligne ? 30min ? 1h ? 2h ? Il n’y a pas de bonne réponse ! Cela dépend de votre événement et de son objectif. Un point de suivi des actions de votre association peut très bien durer 45min pendant qu’un concert en ligne peut prendre 1h30 ! Le Zevent, un projet caritatif en ligne, a proposé un live de 50h en 2020 pour soutenir Amnesty international !
• Outils : quel outil allez-vous utiliser pour faire votre visio ? Il en existe de nombreux avec différentes options et possibilités. Framatalk, Zoom, Teams, Google Hang Out, Discord, Skype,… Définissez vos besoins (nombre de participants, gratuit ou payant, chat ou non, etc.), faites vos recherches sur Internet puis testez ! Vous trouverez quelques conseils dans notre article PANA – Animer des temps collectifs à distance

Invitation, mise en place d’une plateforme ou relai sur un site web : comment communiquer et fédérer autour de mon événement digital ?

Vous avez votre thématique, le format, les animateurs sont d’accord, il ne vous reste plus qu’à envoyer vos invitations ! Avant de donner rendez-vous à vos membres, partenaires et à la Terre entière que vous lancez vos invitations, questionnez-vous sur le public :

• Est-ce que votre événement en ligne est ouvert à tous, ou non ?
• S’il n’est pas ouvert à tous, quels sont les critères pour pouvoir participer ?
• Quelles sont les personnes que vous aimeriez voir à cet événement en ligne ?

En répondant à ces questions vous saurez quel type de billetterie créer et quelle stratégie de communication mener à bien. Une fois des critères définis, utilisez vos réseaux sociaux, site web, emailing,… Bref, tous les canaux que vous auriez utilisé et / ou créé pour un événement physique.

Pourquoi utiliser une billetterie en ligne en tant qu’organisateur d’événement digital ? Vous pourrez ainsi suivre le nombre d’inscriptions, placer des filtres (« ne peuvent participer que les adhérents » par exemple), demander des informations complémentaires et surtout récupérer les adresses emails des participants afin de leur envoyer, si vous le désirez, le support de présentation, le compte rendu ou d’autres ressources à l’issue de votre activité en ligne. La billetterie HelloAsso est parfaite pour ça et en plus, elle est totalement gratuite pour les associations !

Nous vous recommandons aussi :

• PANA – Animer des temps collectifs à distance
• Comment organiser un forum des associations en respectant les normes sanitaires
• Prévente : Pourquoi et comment gérer les inscriptions en prévente et sur places ?