Evénement en présentiel, distanciel, hybride comment organiser un événement ?

Evénement en présentiel ou en distanciel ? Ou les 2 ?? Plutôt fermé ou public ? Vous voulez organiser un événement avec votre association mais vous ne savez pas par quoi commencer ? Nous vous donnons une vue d’ensemble sur la différence et les avantages des formats d’événements. Avant de prendre du temps pour les moindres détails de votre événement associatif, veillez à choisir le format qui correspondra tant à votre association qu’à vos objectifs et vos publics ! Car si la création d’un événement demande du travail, il demande aussi de la rigueur, de l’imagination et un travail d’équipe efficace !

Evénement en présentiel : présentation et création

Un événement en présentiel est le rassemblement physique de personnes dans un objectif défini. Les événements n’ont pas de limite de grandeur, de thématique, de lieu ou encore de typologie. Tout comme les événements personnels fermés sont courants (anniversaire, mariage, repas de famille), les événements organisés par des structures le sont également : salon, forum, festival, kermesse, tombola, rencontre sportive, vernissage, conférence, etc. Les associations sont des acteurs qui programment et montent une grande quantité d’événements, se faisant accompagner par des professionnels ou non.

Vous avez certainement déjà organisé un événement avec votre association, comme une Assemblée Générale ou un Conseil d’Administration par exemple. Si cet événement est régulier et avec des objectifs bien précis, quel est l’intérêt d’organiser d’autres événements en présentiel pour votre association ?

Pourquoi organiser un événement en présentiel ?

Une multitude de typologie d’événement existe, alors peu importe la taille de votre association et sa catégorie d’activité, vous pouvez tout à fait prévoir un événement en présentiel qui correspondra à votre budget et vos attentes.

Pourquoi choisir de programmer un événement en présentiel plutôt qu’en distanciel ?

Lorsque la nature de votre événement nécessite / a plus de valeur ajoutée avec une présence physique : rencontres sportives, concerts de musique, maraudes, repas, découverte d’un lieu, etc.
Pour profiter d’un cadre, défini par le lieu de l’événement, qui fera partie intégrante de l’expérience voulant être véhiculée par l’organisation de l’événement (théâtre, stade, espace en plein air, scénographie particulière, etc.). En quelque sorte, pour apporter une « expérience utilisateur » basée sur ses 5 sens.
Afin d’apporter une expérience humaine et une certaine convivialité entre les participants qui se retrouvent dans un même lieu.
Dans le but de donner la possibilité aux invités d’utiliser les espaces disponibles pour créer des échanges au-delà de l’organisation générale (lors d’une pause café ou d’un repas par exemple)

Comment organiser un événement associatif en présentiel ?

Qui dit présentiel, dit logistique traditionnelle : trouver un lieu adéquat et le réserver, envoyer les invitations en précisant l’adresse et mettre en place un plan la communication, s’assurer que tout soit près le jour J, que ce soit pour le cœur de votre événement (intervenants, discours, accueil, etc.) ou tous les à-côtés (traiteur, sécurité, buvette, mise en place et rangement de la salle, etc.).

Afin de vous aider dans l’organisation de votre événement en présentiel, nous avons fait une liste de tâche à effectuer dans la partie « événement hybride » : notez les conseils qui sont en lien avec les événements physiques ! De plus, nous avons déjà sous le coude plusieurs articles traitant de ce sujet.

Evénement en distanciel : présentation et création

Les événements en distanciel sont des rendez-vous simultanés, ou non, où les participants ne se retrouvent pas dans un même lieu physique pour pouvoir y participer. Ils peuvent se dérouler par le biais de la visioconférence. Les événements en distanciel ont vu augmenter leur nombre lors de la crise sanitaire de 2020 empêchant les individus de se rassembler. Ils peuvent avoir plusieurs forme et ne sont limités que par votre imagination : webinaire de monter en compétence, atelier manuel en ligne, challenge sportif, visioconférence pour des événements bien précis, live vidéo d’une séance de sport, etc. Vous aussi, en tant qu’association, vous pouvez organiser des événement en distanciel ! C’est d’ailleurs une belle opportunité pour créer de nouvelles actions associatives et proposer un nouveau format à vos membres.

Mais, vous qui êtes des convaincus de l’événement en présentiel, quel est l’intérêt de programmer des événements en distanciel pour votre asso ?

Pourquoi organiser un événement en distanciel ?

Vous pensez que l’événement en distanciel se cantonne à la simple visioconférence ennuyeuse ? Pas du tout ! Une grande quantité de typologie existe pour les événements à distance et ils peuvent être organisés par toutes les associations, les fons pour un projet à distance est un frein bien moins impactant que pour l’organisation d’un événement physique.

Pourquoi choisir de programmer un événement en présentiel plutôt qu’en distanciel ?

Si vos invités et / ou vos intervenants ne peuvent pas se déplacer ou sont trop loin de votre association. Cette proposition est une bonne solution pour permettre à tous, sans distinction, de pouvoir participer à votre événement (personne à mobilité réduite, sans moyen de locomotion, vivant dans une autre région, etc.).
Pour proposer une activité associative qui ne risque pas d’être annulée pour cause de mesures sanitaires, mauvais temps, indisponibilité de lieux, etc.
Afin de créer du lien entre les membres du bureau, adhérents, licenciés, futurs adhérents : dans une association tout le monde se croise mais la via associative ne permet pas toujours de vraiment rencontrer tous les acteurs de l’asso.
Très pratique pour permettre à un maximum de personnes de participer à votre événement sans contrainte de capacité d’accueil d’un lieu.

Comment organiser un événement associatif en distanciel ?

L’événement en distanciel enlève tout un poids de logistique « traditionnelle » (location de salle et installation, sécurité sur le lieu, prestataires extérieurs pour différentes missions, etc.) mais il demande néanmoins une certaine organisation !

Si vous voulez organiser une visio, vous devez trouver l’outil qui correspondra le plus à votre événement, votre association et vos participants, connaitre ses fonctionnalités et la tester. Si votre événement à distance ne nécessite pas d’outil de visio, vous devez bien penser à votre plan de communication pour expliquer son déroulement et les activités proposées. Pour l’un comme pour l’autre, vous allez devoir informer et inviter les publics que vous voulez voir participer à cet événement.

Pour vous aider dans l’organisation de votre événement en distanciel, nous avons lister des points à penser dans la partie « événement hybride » : noter les bonnes pratiques et éléments clés qui sont en lien avec les événements à distance ! De plus, nous avons déjà rédigé des articles traitant de cette thématique.

Des idées d’événements pour votre association ! Présentée par Claudia

Evénement hybride : entre le présentiel et le distanciel

Vous adorez les événements en présentiel mais vous aimeriez bien tenter l’événement distanciel : tentez un événement hybride ! L’événement hybride est un juste mélange entre les deux, il peut être le prolongement d’un événement présentiel avec le partage de lives sur les réseaux sociaux (vidéos ou publications), l’augmentation de l’interactivité sur place grâce à des outils numériques, la diffusion d’un événement physique restreint à une large audience via le numérique,… En clair, c’est un événement physique avec une proposition en distanciel.

La encore les possibilités sont multiples et la forme de votre événement hybride dépendra de plusieurs critères :

l’objectif de votre événement associatif,
le budget que vous pouvez allouer,
les publics cibles que vous voulez inviter,
les activités que vous voulez proposer le jour J,
…

Bon à savoir : l’événement hybride peut rassembler les avantages des 2 formats d’événements mais il peut aussi augmenter ou diminuer la logistique qui y est liée.

Pourquoi organiser un événement en hybride ?

Pour optimiser votre événement associatif ! Selon le format que vous allez choisir, votre événement hybride peut concentrer les avantages des 2 typologies d’événement, physique et à distance. Mais il a aussi ses propres avantages :

Elargir (encore plus) votre audience : entre les personnes présentes physiquement et celles à distance
En plus de l’élargir, vous allez pouvoir rassembler un public hétéroclite : sensibles aux outils numériques ou non, de votre zone géographique ou plus éloigné, etc.
La possibilité d’effectuer des choix selon vos objectifs et contraintes : louer une petite salle avec peu de capacité d’accueil pour faire correspondre à votre budget, utiliser plusieurs canaux numériques selon les habitudes de vos communautés, etc.
Profiter des avantages d’un lieu (cadre, décos, installation) et de ceux du numériques (partage de ressources facilités, gamification avec des outils, enregistrement de l’événement simple)

Vous êtes décidé ? Super ! Nous allons vous donner des exemples et des idées d’événements hybrides ainsi que les tâches à accomplir lors de l’organisation de ce type d’événement.

Evénement associatif sportif, culturel, culinaire, humanitaire : est-ce possible avec un événement hybride ?

Toutes les associations peuvent organiser un événement hybride : petites ou grandes, peu importe leur secteur et les activités associatives qu’elles proposent ! Voici quelques idées :

Sport : organisez un challenge sportif en présentiel avec des activités en distanciel. Par exemple : avant le jour J, chaque équipe aura déjà dû faire une sortie sportive ensemble et partager une photo le prouvant, lors de l’événement, présentez les équipes sur vos réseaux et faites un concours de like, créer un challenge commun entre les équipes présentes sur place et les personnes à distance (faire 10 000 squats ensemble),…
Culture : proposez une conférence avec un petit nombre d’invités physiques et une retransmission en direct avec un outil dédié. Les internautes peuvent suivre mais aussi poser des questions tout comme les participants sur place. Vous pouvez également créer un live tweet pour partager au grand public les informations les plus importantes de la table-ronde.
Humanitaire : programmez un concert payant et utilisez les bénéfices pour votre cause. Vous pouvez proposer un tarif en présentiel et un tarif moins onéreux en distanciel et partager un formulaire de don numérique pour récolter des fonds pendant l’événement.
Formation : vous, 2 ou 3 de vos élèves et tous les autres depuis chez eux pour suivre votre cours. Chacun pourra vous montrer où il est est et vous poser des questions. Les personnes en présentiel pourront voir vos gestes de plus près et emprunter des outils pendant que ceux à distance auront leur propre matériel chez eux et pourront regarder les ressources supplémentaires que vous leur enverrez (vidéo, articles, etc.). Cours théoriques ou pratiques sont possibles ! Et puis, faire une tarte au citron de chez soi avec son prof de cuisine permet de la manger bien au chaud sur son canapé juste après.
Environnement : vous organisez des balades écoresponsables pour ramasser les déchets ? D’habitude vous choisissez un lieu, donnez rendez-vous à vos invités et c’est parti ! L’événement hybride vous permet d’aller encore plus loin. Conservez votre balade en présentiel et proposer à d’autres personnes de participer à cet événement à distance en faisant leur propre parcours : ce seront encore plus d’espaces naturels qui seront nettoyés de la pollution !

Ces événements hybrides ne sont que des exemples et vous pouvez tout à fait inventer le vôtre qui sera complètement modulé pour votre association et vos publics. Pour chacun de ces événements, créez une billetterie en ligne : gratuite ou payante, avec des tarifs différents pour les billets « présent » et « à distance », elle vous permettra de suivre les inscriptions mais aussi de récolter des informations sur vos participants afin de les remercier et / ou de les recontacter plus tard. La billetterie HelloAsso est totalement gratuite pour les associations et vous pouvez la personnaliser comme vous le souhaitez !

Vendre des billets en ligne avec la billetterie HelloAsso

Comment faire pour organiser un événement professionnel ?

Evénement associatif public ou privé ?

La première question à vous poser lorsque vous vous lancez dans la préparation d’un événement est : quelles sont les personnes que j’aimerais inviter à mon événement ?

Un événement privé ne compte parmi ses participants que des personnes sélectionnées par votre association alors qu’un événement public reste ouvert au plus grand nombre. Avec un événement hybride, vous pouvez jouer avec ses limites et filtrer les inscriptions. Par exemple : ne peuvent venir sur place que les adhérents actuels de l’association, ne peuvent s’inscrire à l’événement en ligne ou hors ligne que les personnes ayant une licence dans une certaine fédération, etc.

Si vous voulez laisser votre événement ouvert au public, nous vous conseillons néanmoins de créer une billetterie pour suivre les inscriptions, connaitre les inscrits et préciser la thématique de votre événement : s’il s’adresse à des personnes ayant déjà suivi vos actions ou si la thématique est assez complexe, certaines personnes pourraient s’inscrire mais ne pas trouver de plus value à votre événement.

Liste des tâches pour créer un événement hybride

Ces listes sont non-exhaustives et ont pour but de vous donner un aperçu des choses à penser lors de la préparation d’un événement hybride.

Pour tous les événements

Activités : quelles sont les activités que vous voulez prévoir ? Faites une liste des ressources humaines et matérielles dont vous avez besoin avant de vous lancer.
Equipe : une fois que vous avez les grandes lignes de votre événement, rassemblez une équipe de bénévoles pour vous aider dans l’organisation. Dispatchez les missions et coordonnez-vous.
Matériel : si vous avez besoin de matériel, vérifiez si votre association a tout ce qu’il faut. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez l’emprunter, l’acheter, le louer, avoir recours à un prestataire ou demander à un partenaire.
Partenaires : selon l’échelle de votre événement, vous avez peut-être tout intérêt à trouver des partenaires : partenaires médias pour mettre en avant votre événement, financiers pour gonfler l’enveloppe de votre budget, technique pour améliorer la qualité de votre événement,…
Créez une billetterie en ligne : personnalisez les billets, les champs à remplir, décrivez votre événement,… Le but est de donner envie !
Définissez votre plan de communication complet : identité visuelle de l’événement avec son nom et le message clé, emailing, presse, réseaux sociaux, articles de blog, etc. Planifiez tout cela en amont de l’événement pour drainer la curiosité et pousser les inscriptions. N’oubliez pas d’indiquer le lien de votre billetterie dans tous vos messages !
Envoyez vos invitations et effectuez des relances avec des informations supplémentaires (dévoilez le programme au fur et à mesure, partagez un article de presse en lien avec la thématique de votre événement ou une vidéo teaser, etc.). Vous pouvez également prévoir une réponse pour les personnes s’étant inscrites, afin de leur donner des éléments pour les faire patienter jusqu’au jour J. N’oubliez pas de placer le lien de votre billetterie dans tous vos emails !
Le jour J : si la logistique est bien détaillée, vous pouvez vous préoccuper essentiellement de l’événement en lui-même. Assurez-vous que tout se déroule comme prévu et soyez réactif en cas de contretemps !

Pour l’aspect « événement en présentiel » ou hybride

Invitations : précisez le lieu, l’heure et les moyens de se rendre à votre événement. Suivez le nombre d’inscrits et prévoyez de clôturer la billetterie si le nombre maximum d’invités est atteint.
Prestataires : avez-vous besoin de prestataires externes ? Traiteur, régie son, animateur,… Vous devez le définir rapidement pour pouvoir contacter les professionnels et réserver leurs prestations.
Buvette associative : voulez-vous mettre en place une buvette ? Avec ou sans alcool ? Sans alcool (la fête est plus folle) vous pouvez l’ouvrir sans soucis, avec alcool, vous devez obtenir une autorisation.
Espace public : si votre événement se déroule dans un espace public, demandez une autorisation à votre mairie ou préfecture et veillez à respecter les règles en vigueur en matière de sécurité.
Sécurité : veillez à respecter les normes de sécurité en vigueur. Limitation des accès, contrôle des entrées, vérification de la présence d’issues de secours conformes, souscription à une assurance adaptée, etc.
Préparez le jour J : préparez un déroulé de la logistique du jour J en amont afin que l’événement se déroule sans encombres. Attribuer des missions à chacun avec des plages horaires précises. Par exemple : Martine et Fabien seront à l’accueil pendant que Jules réceptionnera les plats du traiteur et que Maëlie s’assurera que tout le matériel est ok pour le début de l’événement. Identifiez une personne qui sera celle à solliciter en cas d’urgence.

Bon à savoir : Si votre événement met en place une buvette, une animation musicale ou la diffusion de musique dans un lieu public, une autorisation est requise. Concernant les loteries, tombola ou loto, une autorisation est également nécessaire. Toutes les informations ici.

Pour l’aspect « événement en distanciel » ou hybride

Invitations : précisez l’outil numérique si vous en utilisez un, l’heure et les comptes sociaux ou codes accès pour suivre votre événement
Outils : si votre événement est en ligne, choisissez les outils numériques que vous voulez utiliser, testez-les et proposez un temps pour le faire le essayer aux intervenants. Vous pouvez d’ailleurs leur partager des bonnes pratiques : placer sa caméra face à son visage, s’assurer avoir une bonne connexion Internet, prévoir des liens à partager dans le chat appuyant le propos (contenus audio, vidéo, infographies, articles,…), etc.
Supports : pour un événement en ligne, vous aurez besoin de personnaliser l’image qui est transmise. Vous pouvez prévoir un panneau d’attente à afficher avant le début de l’événement, un habillage pendant (avec la date ou le nom de l’intervenant par exemple), pour un atelier, vous aurez besoin d’une présentation, alors assurez-vous que les animateurs la préparent, etc.
Prestataires : avez-vous besoin de prestataires externes ? Prise de vidéo, diffusion en live, création de contenu digital,… Vous devez le définir rapidement pour pouvoir contacter les professionnels et réserver leurs prestations.
Préparez le jour J : préparez un déroulé de la logistique du jour J en amont afin que l’événement se déroule sans encombres. Attribuer des missions à chacun avec des plages horaires précises en particulier sur l’organisation de la prise de parole si l’événement est en ligne, le lancement de l’événement, etc. Par exemple : Martine et Fabien seront à la modération du chat, masqueront les caméra si besoin, feront le filtre à l’entrée de la visio et couperont les micros si des bruits parasites polluent l’événement, pendant que Jules accueillera les premiers connectés et que Maëlie s’assurera que tout est ok avec la connexion Internet et la diffusion sur les autres canaux.

Bon à savoir : si votre événement est en ligne, assurez-vous d’avoir une bonne connexion Internet qui permettra une diffusion qualitative du son et de l’image à vos participants en ligne.

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