Comptabilité dans une association : Tout savoir

En règle générale, une association loi 1901 n’est pas obligée de tenir une comptabilité. Toutefois, pour une gestion saine et transparente, elle s’avère être nécessaire. Par ailleurs, certaines associations sont soumises à une obligation comptable dès lors qu’elles remplissent certaines conditions. Qui sont-elles et quels sont ces critères ? Comment tenir une comptabilité associative ? Tout ce qu’il faut savoir sur la comptabilité des associations.

Comptabilité dans une association : comment ça marche ?

Bien que non obligatoire, les associations doivent tenir une comptabilité, allant de la simple comptabilité de trésorerie à la comptabilité d’engagements. Ainsi, la taille et les statuts de l’association, les sources de ses financements (subvention, prêt bancaire, don), les activités et enfin la présence ou non sont les critères qui permettront de définir quel type de comptabilité est applicable à l’association.

La comptabilité obligatoire ?

Des dispositions, des origines et des finalités peuvent l’imposer. Ainsi, les statuts de l’association peuvent contenir des règles et clauses spécifiques sur l’obligation de tenir une comptabilité, soit à la demande de l’assemblée générale, soit à la demande d’une autorité administrative, notamment en ce qui concerne les associations reconnues d’utilité publique.

Certains organismes peuvent effectuer des contrôles : l’URSSAF ou l’administration fiscale peuvent manifester un contrôle et dans ce cas-ci, une bonne comptabilité à présenter évitera toute pénalité ou sanction. De plus, tenir une comptabilité permet de comparer une année de fonctionnement à une autre, de suivre l’évolution de l’association, d’atteindre les objectifs et d’assurer sa pérennité. Lors d’engagement de dépenses, la comptabilité sera un bon indicateur.

La comptabilité pour transparence

Adhérents, partenaires, investisseurs ont tout à fait le droit de demander d’accéder à la comptabilité de l’association. Les adhérents ont légalement le droit d’accéder aux comptes de comptabilité.

Quel type de comptabilité pour une association ?

Quoi qu’il en soit, selon la taille de l’association, les dirigeants peuvent choisir de tenir une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d’engagement.

La comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie, appelée également comptabilité en partie simple s’adresse aux associations qui paient leurs fournisseurs au comptant, et n’ont pas de dettes. Elle consiste à tenir un registre « recettes-dépenses » sur un simple cahier, sans ratures ni surcharges afin de distinguer les opérations de base (achats, cotisations, salaires, loyers…). Il permet de suivre chronologiquement les encaissements et les décaissements dans le but de vérifier le solde de trésorerie en fin d’année. En revanche, ce type de comptabilité ne permet pas de solliciter un prêt ou une subvention.

La comptabilité d’engagement

La comptabilité d’engagement est plus complexe que la comptabilité de trésorerie. Elle est obligatoire pour les associations qui paient leurs fournisseurs à crédit et qui doivent rendre des comptes aux sociétaires, aux partenaires, aux financeurs sur l’utilisation d’une cotisation ou d’une libéralité (subvention, apport, don, etc.).

Ce type de comptabilité oblige l’association à établir des états financiers et à contrôler régulièrement ses divers comptes

À noter que la tenue d’une comptabilité d’engagement requiert des connaissances approfondies en comptabilité si l’association n’utilise pas des logiciels comptables spécialisés.

Plan comptable général des associations

Selon le règlement n° 99-01 « relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations », adopté par le Comité de la réglementation comptable le 16 février 1999, et en application de l’arrêté du 8 avril 1999 paru au Journal officiel du 4 mai, certaines associations doivent tenir une comptabilité conforme au plan comptable général associatif et établir leurs comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe).

Pour quelles associations ?

Il s’agit des associations :

• Bénéficiant d’une aide publique annuelle supérieure à 153 000 euros ;
• Ayant une activité économique et remplissant au moins deux des trois conditions suivantes : bilan supérieur à 3 100 000 euros, bilan de plus de 1 550 000 euros, effectifs dépassant 50 salariés (des obligations comptables renforcées sont applicables aux associations dont l’effectif salarié est supérieur à 300 et dont le montant du chiffre d’affaires ou des ressources est supérieur à 18.000.000 euros) :
• Exerçant une activité commerciale et fiscalisée ;
• Financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 euros ;
• Percevant une aide publique supérieure à 23 000 euros et qui doivent à ce titre signer une convention et fournir un compte rendu financier normalisé tel que défini par l’arrêté du 11 octobre 2006 ;
• Reconnues d’utilité publique ;
• Qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique et qui, de ce fait, font l’objet d’une convention fixant les conditions de l’agrément (sauf si une loi précise ces conditions) ;
• Ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté ;
• Gérant des établissements du secteur sanitaire et social ;
• D’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais ;
• Exerçant une activité commerciale et fiscalisées aux impôts de droit commun ;
• Qui émettent des valeurs mobilières ;
• Les organismes paritaires agréés ;
• Les organismes faisant appel à la générosité publique ;
• Les groupements politiques et les associations de financement électoral ;
• Les groupements sportifs sous forme d’association à statut particulier, et les fédérations sportives.

Quelle présentation du plan comptable des associations ?

Les catégories appelées des classes sont répertoriées sous des numéros. Chaque classe a une sous classe et se divise ainsi de suite. Le numéro de la sous classe correspond ainsi au compte.

Ainsi, les classes se rangent comme suit :

• Classe 1 : Comptes de capitaux (Exemple = 10. fonds propres et réserves, 1021. première situation nette établie (…), 12. résultat de l’exercice, 120. Résultat de l’exercice (excédent), 129. Résultat de l’exercice (déficit)…)
• Classe 2 : Comptes d’immobilisations (20. immobilisations incorporelles, 201. Frais d’établissement, 21. immobilisations incorporelles, 211. Terrains…)
• Classe 3: Comptes de stocks et en-cours (31. matières premières et fournitures…)
• Classe 4 : Comptes de tiers (40. fournisseurs et comptes rattachés, 43.Sécurité sociale et autres organismes sociaux, 431. Sécurité sociale…)
• Classe 5 : Comptes financiers
• Classe 6 : Comptes de charges (achats, charges personnels…)
• Classe 7 : Comptes de produits (ventes produits finis, produits financiers…)
• Classe 8 : Comptes spéciaux

Quels sont les documents comptables obligatoires pour une association ?

Le bilan

Le bilan permet de décrire la situation patrimoniale de l’association à la fin de l’exercice N. Il comporte des comptes spéciaux, tels que les comptes de fonds associatifs (compte 10), le compte d’usager (compte 41), les fonds dédiés (compte 19)…

Le compte de résultat

Contrairement au compte de résultat dans les entreprises commerciales, le compte de résultat d’une association n’a pas de notion de « bénéfice » ou de « perte ». En effet, dans le monde associatif, on parle plutôt d’« excédent » ou de « déficit ». Par ailleurs, le compte de résultat fait apparaitre certains comptes propres aux associations. Il s’agit entre autres des comptes « Engagements à réaliser sur ressources affectées » (compte 689), « Cotisations » (compte 756) « Report des ressources non utilisées des exercices antérieurs » (compte 789).

Les sources de financement doivent être spécifiées dans ce compte de résultat, soit : dons, legs, donations, subventions, cotisations, financements de l’association catégorisés sous les produits d’une association.

L’annexe

L’annexe permet de comprendre facilement le bilan et le compte de résultat. De ce fait, elle comporte certaines informations dans ce sens. En outre, l’annexe associative doit mentionner des informations à caractère significatif. À titre d’exemple, si le bénévolat ne peut être évalué quantitativement, il convient d’indiquer sa nature et son importance dans l’annexe.

Bon à savoir:

Les associations sportives qui ont une mission d’intérêt général ont l’obligation de :

• Tenir une comptabilité de leurs recettes et de leurs dépenses ;
• Réaliser un budget annuel et le faire adopter par le conseil d’administration avant le début de l’exercice ;
• Faire approuver leurs comptes par l’assemblée générale dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice.

Par ailleurs, si elles dépassent l’un des deux seuils suivants, elles doivent constituer une société commerciale :

• 1 200 000 euros de recettes issues des manifestions sportives ;
• 800 000 euros de rémunérations versées aux sportifs employés.

En résumé et pour conclure, tenir une comptabilité est une obligation légale pour certaines associations et une obligation morale pour toutes. En effet, cela permet de :

• Présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux membres et aux adhérents qui ont un accès légal à la comptabilité de l’association ;
• Présenter des comptes clairs et vérifiables aux autorités administratives et juridiques ;
• Assurer le développement de l’association.

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